Elke dag zoeven er 269 miljard e-mails het internet over. Opvallen in die massa is dus lastiger dan ooit. We zetten een paar tips op een rij voor een sollicitatiemail.
De mail is meestal het eerste punt van contact tussen baanzoekers en HR-managers. De onderwerpregel kan al het verschil maken. Je wil tenslotte een goede eerste indruk maken.
Dus hoe zorg je ervoor dat je doelwit ook daadwerkelijk je bericht opent en begint met lezen?
Houd het kort
De typische mailbox toont ongeveer 60 karakters van een onderwerpregel. Maar een mobiele inbox toont vaak maar 25 tot 30 tekens, aldus Amanda Augustine van TopResume. Houd je onderwerpregel dus bondig en gebruik het liefst alleen kernwoorden.
Omdat kort beter is, moet je vooral een keuze maken uit de onderstaande tips. Je kunt ze nooit allemaal in één onderwerpregel zetten zonder dat die te lang wordt. Denk dus even rustig na over wat voor de vacature waarop je solliciteert het meest relevant is.
Voorbeeld: Sollicitatie Assistent personeelszaken
Zet belangrijke woorden vooraan
De helft van alle mails bereikt de geadresseerde op zijn of haar smartphone, een aandeel dat alleen maar omhoog zal gaan in de komende jaren. Dat meldt Dmitri Leonov een manager bij e-maildienst SaneBox.
Omdat je niet precies kunt weten hoeveel van je onderwerpregel zichtbaar is, doe je er goed aan om de belangrijkste woorden vooraan te zetten. Dit kan soms wat gekunsteld overkomen, maar dat is voor een bondige opening niet heel erg.
Voorbeeld: Marketing manager met 8 jaar ervaring
Wees helder en specifiek
Zes seconden is de tijd die recruiters gemiddeld spenderen aan je cv, zegt Augustine. Veel meer tijd zullen ze dus niet besteden aan de email waarmee je het geheel aan hen opstuurt. Zorg er dus ook hierom voor dat je onderwerpregel precies communiceert wie je bent en waarom je mailt. Ontwijk vage formuleringen zoals 'cv voor vacature' en specificeer welke baan je interesse heeft.
Voorbeeld: Sollicitatie sales-vacature n.a.v. netwerkborrel
Gebruik logische sleutelwoorden voor vindbaarheid
Het zal je niet verbazen dat personeelsmanagers bepaalde filters op hun mail hebben staan. Daarmee kunnen ze berichten met bepaalde sleutelwoorden meteen doorsluizen naar een map, zodat hun mailbox het sorteerwerk voor hen doet. Of ze later makkelijker mailtjes kunnen terugvinden op onderwerp.
Denk dus goed na over de woorden die je gebruikt in je onderwerpregel - maar ook in de rest van de tekst. Als je solliciteert zonder een vacature, zorg dan dat je altijd termen als 'open sollicitatie' in je onderwerpregel verwerkt.
Voorbeeld: Open sollicitatie: juridisch specialist
Vermeld je naam en de vacature
Een reguliere vacature heeft vaak een nummer als je met een groter bedrijf van doen hebt. Vermeld dit referentienummer in de onderwerpregel samen met de functie. Plak als laatste je naam erachter om te voorkomen dat die in de weg staat aan het begin.
Voorbeeld: Data-onderzoeker, nr 1234 - Marleen Maas sollicitatie
Gebruik nooit kapitalen
Kapitalen trekken aandacht, maar op een verkeerde manier. Je schreeuwt in plaats van dat je op een normale manier communiceert. Je mail heeft niet als doel om de ontvanger de zenuwen te geven of om hem of haar meteen uit irritatie je bericht weg te gooien. Gebruik dus liever dubbele punten en streepjes om verschillende delen van je onderwerpregel te scheiden.
Voorbeeld: Zoektocht: prijswinnende creatieveling in Amsterdam