Voor sommigen is het kantoor dagelijks een jungle waarin geknokt moet worden om te overleven. En wie niet boven aan de pikorde staat, heeft skills nodig om zich staande te houden.
Geen plek waar die vaardigheden beter van pas komen dan tijdens de lijdensweg die we vergaderingen noemen. Ellenlange powerpointpresentaties, brainstormsessies waar iedereen lekker out of the box gaat denken, werkoverleg. Hoe houd je je daar staande met een minimum aan inspanningen?
Oud-ontwerper bij Yahoo en oud-manager bij Google Sarah Cooper heeft diverse tips op schrift gesteld. Business Insider behandelt er veertien.
1. Vergadering: roulerend voorzitterschap en quizzen
Lastig. Veel vergaderingen zijn niet alleen weinig productief, maar ook nog eens heel slaapverwekkend. Een kleine quiz aan het eind van de vergadering is natuurlijk een mooie lakmoesproef: wie heeft er opgelet en heeft zitten suffen? Wat ook helpt is verschillende mensen de vergadering laten voorzitten. In elk geval zijn de voorzitters dan bij de les.
2. Op het juist moment knikken
Knikken is heel belangrijk. Je laat zien dat je de spreker begrijpt, en dat wat er gezegd wordt een feest van herkenning voor je is. Simultaan denk je na, jij multitasker van het zuiverste water. En dus: de hand begripvol op de kin, af en toe een aantekening maken. Niemand die merkt dat je eigenlijk zit te slapen.
3. Echt luisteren
Goed naar andere luisteren wordt gewaardeerd. Doe dit dan ook en vat vervolgens kort samen wat er gezegd is. Ben je in staat om andermans visie te herhalen en bij te dragen aan een consensus, dan zullen andere vergadertijgers jou als waardevol voor de meeting percipiëren.
4. Strategische snacks uitdelen
Ook door listig gebruik te maken van voedsel kun je het beeld dat collega’s van je hebben manipuleren. Neem snacks mee die je kunt uitdelen. M&M’s, dropjes of, altijd handig, Smintjes.
5. Niet komen
Hoe je onder een vergadering uit kunt komen? Het is echt heel eenvoudig: gewoon niet gaan. Dat scenario heeft twee mogelijke uitkomsten. Positief is het wanneer je een berichtje krijgt – ‘waar ben je?’ Dit illustreert hoe belangrijk je bent: men wacht immers met vergaderen totdat jij er bent. Blijkbaar zijn jouw bijdragen waardevol!
Minder goed is het natuurlijk wanneer je afwezigheid niet eens wordt opgemerkt. Is dit het geval, dan bevinden jij en je baan zich in de gevarenzone.
6. Zeg iets!
Een moeilijk te slechten barrière is de zelfopgelegde. “Klinkt het stom wat ik ga zeggen?” Of: “Misschien heeft iemand dit al gezegd?” Typische uitspraken van dat stemmetje in je hoofd dat je vooral moet uitschakelen.
Lever altijd een bijdrage aan een vergadering. Is zestig procent van wat je zegt nonsens, je houdt altijd wel veertig procent over die werkbaar is en waar je collega’s mee uit de voeten kunnen.
Trouwens, de meeste mensen slikken vrijwel alles wat je ze tijdens een vergadering voor de voeten werpt.
7. Maak een intelligente indruk: Venn-diagram
Eén van de belangrijkste skills is intelligent lijken. Intelligenter dan je in werkelijkheid bent, in elk geval. Mensen zijn dan immers snel geïntimideerd en het voorkomt dat ze je allerlei vragen gaan stellen omdat ze bang zijn dom over te komen naast zo’n slimmerik.
Teken een Venn-diagram. Voor wie op school niet heeft opgelet: een Venn-diagram is een grafische voorstelling van de logische relaties tussen meerdere verzamelingen. Dus twee cirkels die deels overlappen.
Of je diagram nou klopt of niet is eigenlijk niet relevant. Sterker nog: hoe minder accuraat, hoe beter. Je collega’s zullen waarschijnlijk onmiddellijk de regie overnemen en gaan steggelen over welk label bij welke verzameling hoort, hoe groot de deelverzameling is, et cetera.
8. Geef een simpele rekensom
Kleine eenvoudige berekeningen maken is ook een goede techniek. Zegt een collega bijvoorbeeld dat in een enquête 25 procent van de respondenten een bepaald antwoord heeft gegeven, dan zeg je onmiddellijk: “Dat is één op vier.” Niet alleen ben je duidelijk bij de les, je bent in staat andermans input snel te vertalen.
9. Herhaal wat een collega-expert zegt
Herhaling suggereert intelligentie. Als een expert een complexe zin gebruikt - niet ongewoon bij deskundigen – zeg je: “Moment, dat herhaal ik even.” Vervolgens herhaal je de zin, langzaam en letterlijk. Nu is in andermans beleving de kennis van de expert deels op jou overgebracht. Gratis en voor niks.
10. Is dit schaalbaar?
Het maakt niet uit op wat deze vraag toepassing heeft, maar stel hem te pas en te onpas. Slechts een enkeling begrijpt wat je bedoelt, opnieuw lijk je slimmer dan je bent en het drijft de meeste deskundigen tot razernij.
11. Sta op en loop
Neem enkele passen, kijk bedachtzaam en zucht diep alsof je met een kolossaal existentieel probleem worstelt. De meeste deelnemers aan de vergadering zullen je respecteren en zich verwonderd afvragen welk deel van het complexe vraagstuk je probeert te kraken.
12. Een stapje terug
“Kunnen we even allemaal een stapje terug doen en ons focussen op wat ook alweer precies het probleem was?” Even resumeren. Dat is niet alleen altijd een heel goed plan, maar kan ook nauwelijks schade aanrichten. Bovendien heb je jezelf weer even weten te profileren en is iedereen weer bij de les.
13. Mag ik de vorige slide nog even zien?
Vraag bij PowerPoint presentaties of andersoortige presentaties met grafische voorstellingen of je nog even de vorige slide of dia mag zien. Weinig moeite, onschadelijk en het impliceert dat jij net iets beter aan het opletten bent dan de anderen.
14. Sorry, dit telefoontje kan niet wachten
De vergadering verlaten voor een belangrijk telefoongesprek zet je onmiddellijk op een voetstuk. Want wat kan nou belangrijker zijn dan deze belangrijke vergadering? Het eenvoudige antwoord: iets veel belangrijkers, iets dat op JOU betrekking heeft.