COLUMN – In Nederland stuur je een zakelijke brief aan het bedrijf, met zo mogelijk een naam (t.a.v…) erbij en eventueel de aanduiding ‘persoonlijk’. Dan zal niemand anders dan die persoon de brief in principe openen.
Hier in Duitsland, waar ik woon, niet. Het moet omgekeerd.
Adresseer je de brief als eerste met de bedrijfsnaam, dan mag iedereen ‘m openmaken. Alleen als je bijvoorbeeld schrijft: Frau. C. Brucker, Mercedes Benz usw. komt de brief ongeopend op haar bureau.
Wel handig om te weten als je enigszins vertrouwelijke informatie verstuurt.
Afzender (niet) vermelden
Wat men in Duitsland ook niet doet en wij Nederlanders wel gewend zijn: de afzender vermelden.
Als je geluk hebt, staat op een Duitse brief in heel kleine lettertjes in het venster de afzender wel genoemd. Boven de naam van de geadresseerde, maar meestal niet.
Officiële instanties doen het overigens wel, omdat de naam al op het briefpapier is gedrukt. Particulieren vrijwel nooit. Vaak krijg je brieven waarvan pas na opening blijkt wie 'm verstuurd heeft.
Men begint de eerste zin ook niet met een hoofdletter, maar gaat ervan uit dat die na de komma van de aanhef doorloopt. Plaatsnaam en datum staan ook anders.
Nou ja, niks dat een goede Duitse secretaresse niet voor je kan doen als je met Duitsers zakelijk wilt corresponderen. Een waardevolle investering.
Duitse sollicitatiebrief
Mocht je op zoek zijn naar Duits personeel, bereid je er dan op voor dat een sollicitatie meestal een heel dossier betreft. Alle opleidingen en Ausbildungen (“stages”) exact gedocumenteerd en met Zeugnis. Dat laatste ben je als werkgever in Duitsland ook verplicht om mee te geven aan elke werknemer die het bedrijf verlaat.
Alles wordt altijd positief geformuleerd, maar natuurlijk is daar een codering in ontstaan. Een voorbeeldje:
Note 1: …stets zur vollsten Zufriedenheit - We zullen hem echt missen.
Note 4: …zur Zufriedenheit - Pff, blij dat ie weg is.
En het kan nog erger. Deze vond ik in dat kader wel leuk:
Sie zeigte eine erfrischende Art im Umgang mit Kollegen und Vorgesetzten.
Lees: ze is brutaal en heeft geen manieren.
De moeite waard om je dat eigen te maken, als je Duits personeel in dienst hebt. Via Google zijn talloze sites te vinden met alle formuleringen. Of natuurlijk: een secretaresse die echt weet hoe het hoort in het Duits...
Frank de Munnik (1957) is Amsterdammer. Wilde ooit journalist worden, kwam in de reclame terecht. Hij werkte onder meer bij Prad (nu Publicis) en Reader's Digest. Voormalig mede-directeur Publex, pionier van de buitenreclame in Nederland. Sinds 4,5 jaar woonachtig in Zuid-Duitsland in de buurt van Stuttgart. Frank werkt als zelfstandige onder meer voor hotels en geeft les in 'Business Nederlands' aan managers bij Duitse bedrijven.