De 80-20 regel, onder economen bekend als het Pareto-principe, gaat vaak op. Ook voor bedrijven geldt dit: vaak kopen ze de meeste grondstoffen in bij een of enkele leveranciers. En het gros van hun afzet gaat naar hooguit een paar klanten. Dat is zéér risicovol, stelt risicodeskundige Raymond van der Heide van Interpolis. Wat te doen?

Hij lag er ’s nachts vaak wakker van. Dat zei een ondernemer me die zijn grondstoffen inkocht bij één leverancier en zijn halffabricaten vervolgens grotendeels verkocht aan één bedrijf. Wat als een van deze partijen zou wegvallen? Dat zou inderdaad desastreus voor hem kunnen uitpakken.

En deze bezorgde ondernemer is niet de enige. Als risicodeskundige spreek ik met bedrijven niet alleen over hun operationele risico’s, maar soms ook over anderssoortige risico’s. De laatste tijd valt me vaak op dat veel bedrijven inzien dat ze kampen met een groot inkoop- en/of afzetrisico.

Dat is soms dermate groot dat het de bedrijfsvoering plat kan leggen. Of zelfs de continuïteit van de onderneming kan bedreigen. En dat geldt in principe voor ieder bedrijf, van éénpitter tot multinational.

Te afhankelijk

Bij de inkoop zie ik vaak dat de bekende 80-20 regel opgaat: 80% van het inkoopvolume wordt ingekocht bij slechts 20% van het aantal leveranciers. Of erger nog, voor bepaalde grondstoffen is men afhankelijk van slechts één leverancier. Voor de afzet geldt hetzelfde.

Het behoeft weinig betoog dat zo’n situatie erg risicovol is. En een verzekering kan je er niet voor afsluiten… Toch kan je je tegen deze risico’s wapenen. Daarbij helpt het om te onderkennen wat de oorzaken kunnen zijn van het wegvallen van een cruciale leverancier of afnemer.

Interne oorzaken

Aan de ene kant is er een aantal interne oorzaken denkbaar. Zo zijn er puur economische motieven: een concurrent is bereid meer te betalen aan jouw leverancier; of jouw klant kan zijn spullen elders goedkoper inkopen dan bij jou.

Daarnaast kan je ruzie krijgen met een leverancier of afnemer. Om tal van redenen: de kwaliteit van het betreffende product deugt niet; de levering is later dan het afgesproken tijdstip; gemaakte afspraken zijn niet nagekomen, et cetera.

Oplossingen

  • Wed niet op één paard, maar zorg bij de inkoop minimaal voor dual sourcing, en aan de verkoopkant voor een betere spreiding in het klantenbestand, of uitbreiding van je markt.
  • Werk aan de relatie met leverancier of afnemer. Ga regelmatig langs en bouw een persoonlijke band op; niet alleen met de betreffende verkoper of inkoper, maar liefst ook met de directie van jouw leverancier of klant. Hoe groter de gunfactor, des te kleiner het risico!
  • Vraag advies aan anderen, zo kan de accountant een goede sparringpartner zijn.

Externe oorzaken

Daarnaast zijn er tal van externe factoren waardoor een leverancier of klant kan wegvallen. Bijvoorbeeld door politieke beslissingen. Dat kan uiteenlopen van subsidies of milieuregels tot een vergaande boycot, zoals de Russische importboycot van alle fruit en groenten uit de Europese Unie en de VS.

Daarnaast kan een grote leverancier of afnemer te maken krijgen met een calamiteit die veel geld kost, denk aan een brand waardoor de handelsrelatie met jou tijdelijk stilvalt. Of ze kiezen, om wat voor reden dan ook, voor een andere ketenpartner.

En dan kunnen ze natuurlijk ook nog failliet gaan: bij de projectmanagers van de Amsterdamse Noord-Zuidlijn brak paniek uit toen Imtech, een belangrijke toeleverancier van ondermeer ventilatoren, roltrappen, bekabeling en veiligheidsinstallaties, deze zomer failliet ging. Imtech leverde specialistisch werk, dat niet zomaar vervangen kan worden; daardoor wordt oplevering van de metrolijn mogelijk vertraagd.

Aan veel van dergelijke externe oorzaken kan je niet direct iets doen. Je kunt wel analyseren welke exportmarkten gevoelig kunnen zijn voor politieke boycots, en je vizier verschuiven naar andere landen.

Tips

Ik eindig met een aantal algemene tips om optimaal om te gaan met inkoop- en afzetrisico’s:

  • zorg voor een voorraad waar je een aantal weken mee vooruit kunt;
  • verplicht leveranciers bepaalde ISO-certificeringen of audits te laten doen, zodat een continu niveau van kwaliteit wordt gegarandeerd;
  • check tijdig de einddata van contracten;
  • professionaliseer, indien nodig, het risicomanagement; stel bijvoorbeeld een risicomanager of HSEQ-medewerker (Health, Safety, Environment & Quality) aan;
  • stel voor jezelf periodiek een bedrijfscontinuïteitsplan op, waarin je risico’s en scenario’s benoemt. Met als hoofdvraagstuk: WAT ALS…

Raymond van der Heide is risicodeskundige van Interpolis. In een reeks bijdragen laat hij bedrijven zien hoe ze doordacht kunnen omgaan met risico’s. Interpolis is partnerexpert van Z24.

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl