Een beoordelingsgesprek is niet de allerleukste bezigheid, ook niet als leidinggevende. Zeker niet wanneer een medewerker de neiging heeft om defensief te reageren of in tranen uit te barsten.
Topmanager Kim Castelda van het softwarebedrijf Bullfrog deelde enkele tips met de Harvard Business Review die je helpen om te gaan met lastige medewerkers:
Verlies je doel niet uit ogen
Richt je op de positieve redenen om het gesprek te voeren. De meeste medewerkers willen goed zijn in hun werk, en jouw feedback kan ze daarbij helpen.
Dit kun je ook duidelijk maken aan de medewerker waar je het gesprek mee voert. Zeg dingen als: “Ik wil je zien blijven groeien”, of “Ik vertel je dit omdat ik wil dat je het hier goed doet.”
Doe je huiswerk
Zorg dat je je huiswerk goed hebt gedaan en loop de kantjes er dus niet vanaf. Je voelt je beter op je gemak wanneer je je kritiekpunten kunt onderbouwen met statistieken of duidelijke voorbeelden.
Een goede voorbereiding zorgt er bovendien voor dat je beter kunt inspelen op het gesprek zelf: “Goede voorbereiding zal niet voorkomen dat je gesprekspartner negatief reageert, maar het kan je wel helpen kalm te reageren”, zegt Castelda.
Neem een doos tissues mee
Je voelt je al gauw ongemakkelijk wanneer iemand tijdens een gesprek begint te huilen. Zorg er in zo’n situatie voor dat je hem of haar laat weten dat je niet gemeen probeert te zijn, maar vergeet ondertussen niet je punt te maken. "Een harde boodschap hoeft niet met een harde stem overgebracht te worden", aldus Castelda.
Wanneer je van tevoren weet dat iemand snel huilt, zorg er dan voor dat je het gesprek aan het einde van de dag voert, zodat hij of zij daarna naar huis kan gaan. Houd ook een doos tissues bij de hand. Door een zakdoekje aan te bieden kun je je gesprekspartner even op adem laten komen.
Laat je niet uitschelden
Sommige medewerkers huilen, maar anderen schreeuwen. Het op zo'n moment eenvoudig om geïntimideerd te raken en terug te schreeuwen, maar de truc is juist om kalm te blijven.
Zeg met een neutrale stem iets als: "Ik wil dat je rustig blijft, anders moeten we dit gesprek verzetten. Hier schieten we niets mee op", raadt Castelda aan. Laat ze merken dat je goede bedoelingen hebt door op door te zeggen dat je graag hoort wat ze te zeggen hebben wanneer ze tot rust zijn gekomen.
Wijs op verantwoordelijkheid
Er zijn ook personen die in de verdediging schieten en de schuld direct afschuiven op een ander. "De defensieve persoon is als een anti-aanbaklaag; het is zijn of haar verantwoordelijkheid", zegt Castelda.
In zo’n geval raadt zij aan om die persoon erop te wijzen dat hij of zij niet luistert door iets te zeggen zoals: "Ik zie dit als jouw verantwoordelijkheid. Vertel me eens waarom jij dat anders ziet."