Langdurige procedures maken het in Japan noodzakelijk om ver vooruit te kijken bij het lanceren van nieuwe producten. Dat stelt Ard van der Maarel van Koppert, leverancier van biologische gewasbeschermingsmiddelen. Voor Z24 zet hij de vijf belangrijkste lessen op een rij van twintig jaar zaken doen in het land.
Les 1: nieuwe producten registreren kost veel tijd‘
“Wil je een product in Japan op de markt brengen, dan kost de registratie
er van al gauw zo’n twee tot drie jaar. Ontwikkel je iets nieuws voor de
Japanse markt, dan moet je dus ver vooruit kijken. Ook als je een al
bestaand en geregistreerd product aanpast.
Wij leveren insecten die worden gebruikt voor biologische
gewasbeschermingsmiddelen in kassen. Tot voor kort moesten we alleen al als
we de verpakking aanpasten – bijvoorbeeld een andere kleur of geen duizend
maar vijfduizend insecten per doos – de hele registratieprocedure opnieuw
doorlopen.
Gelukkig is er nu een ‘short cut’ gecreëerd in de regelgeving. Maar dan duurt
het toch nog altijd een half jaar voor alles is geregeld. Tijd nemen voor
veranderingen is trouwens niet alleen van belang als het om regelgeving
gaat. Ook klanten willen het ruim van te voren weten als er iets verandert.
Een groene dop gebruiken omdat de rode op zijn, dat kan dus niet. Dan gaan
ze daar helemaal flippen. Maar kondig je zoiets twee weken van te voren aan,
dan is het geen enkel probleem.”
Les 2: lever altijd kwaliteit
“Verrassingen, daar houden Japanners niet van. Je moet dus altijd volgens
afspraak de beste kwaliteit leveren. En Japanners gaan daar ver in. Zo
krijgen wij na iedere levering altijd een hele lijst terug met dingen die
niet in orde zijn en de vraag hoe wij die gaan verbeteren. Daar staan dan
dingen tussen als een sticker waarvan het hoekje los heeft gelaten of die
scheef op de verpakking is geplakt. Hier op kantoor levert dat soms wel eens
wat irritatie op. Maar ja, zo gaat dat in Japan. De treinen rijden er niet
voor niets op de seconde op tijd. Altijd.’
Les 3: waardeer het Japanse eten
"Japanners zijn erg trots op hun keuken. Het is daarom belangrijk om er
je waardering over uit te spreken. Nou is dat voor mij niet zo moeilijk,
want ik ben dol op rauwe vis. Maar houd je daar niet van, dan is het toch
wel belangrijk om het eten je goed te laten smaken. Want eten is belangrijk
voor Japanners.
Fugu, of kogelvis, is er bijvoorbeeld een bijzonder gerecht. Om de vis klaar
te maken heeft een kok een speciale vergunning nodig. Want doe je dat niet
goed, dan kan er gif van de vis in het eten terechtkomen. En daar kun je
ziek van worden of zelfs dood van gaan. De koks die ‘fugu’ maken staan
daarom in hoog aanzien. Het gerecht is heel exclusief, dus je zult het niet
voorgeschoteld krijgen zonder dat je het weet.
Naast het eten zijn Japanners ook erg trots op ‘Fuji Mountain’. Kom je er
langs met de ‘bullet train’, spreek er dan heel bewonderend over."
Les 4: hang niet de botte Hollander uit
"In de sociale omgang moet je in Japan rekening houden met de onderlinge
hiërarchie en gezichtsverlies. Kom je bij een bedrijf binnen, dan kun je aan
de indeling van het kantoor de organisatiestructuur aflezen.
De directeur heeft meestal een eigen ruimte en daaromheen zitten in een
kantoortuin de managers. De belangrijkste managers zitten het dichtst bij de
directeur. Let hier op en je weet in welke volgorde je de mensen moet
begroeten.
Gezichtsverlies lijden is in Japan heel vervelend. Daar moet je dus echt
rekening mee houden. Ik volg hierbij mijn gevoel en ben altijd open en
eerlijk. Quasi negatieve maar grappig bedoelde opmerkingen doen het heel
slecht in Japan. De botte Nederlander uithangen, dat is dus niet verstandig.
Om het ijs te breken is het beter om een paar woordjes Japans te leren. Dat
doet het altijd goed."
Les 5: ga voor de lange termijn
"In Japan zie je weinig ‘hit and run’ bedrijven. Japanners gaan in
zakelijke contacten bij voorkeur voor de lange termijn. Een goed voorbeeld
hiervan is onze agent. Hij kwam ons op het spoor via de flesjes waarin wij
roofmijten doen. Toen een van hun medewerkers in een aardbeienveld in
Californië deze flesjes zag liggen, heeft hij met ons gebeld. Het nummer
stond er geloof ik op.
Koppert was toen nog een relatief klein bedrijf. En onze agent in Japan is een
grote internationale leverancier van bestrijdingsmiddelen. Zij hebben ons
toen voorgesteld om onze producten exclusief op de markt te brengen en
wilden hier zelf ook veel geld in steken. Een landelijke agent die serieus
is over je product en in de relatie wil investeren heb je wel echt nodig in
Japan. Het is een groot land met zo’n 130 miljoen inwoners, dat doe je niet
zelf. En Japanners zijn vrij conservatief, tenminste in de land- en tuinbouw
waarin wij actief zijn. Je hebt dus een agent nodig die door kan zetten als
het tegenzit.’
UPDATE:
Z24 ontving van een leze nog een handige tip over het gebruik van
visitekaartjes ìn Japan: schrijf nooit iets op de visitekaartjes die je
krijgt. In Japan is het visitiekaartje hetzelfde als de persoon, je zou net
zo goed iets op het voorhoofd van die persoon kunnen schrijven.
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl