Eén van de meest voorkomende conflicten met de Belastingdienst draait om het aantal gereden privé-kilometers met de auto van de zaak. Als je meer dan 500 kilometer per jaar als privé-persoon in je zakelijke auto rijdt, geldt de bijtelling. Je moet dan maximaal 25 procent van de cataloguswaarde van je auto bij het inkomen in box 1 optellen.

Hier worden veel rechtszaken over gevoerd en meestal trekt de fiscus aan het langste eind. Zeker nu de Belastingdienst ook camerabeelden van de politie mag gebruiken om te controleren of de rittenregistratie wel deugt.

Toch is de Belastingdienst de beroerdste niet, en misschien heeft zij ook nuttiger dingen te doen dan rechtszaken uitvechten over privé-kilometers. Sinds donderdag staan op de website Forum Fiscaal Dienstverleners (alleen toegankelijk voor geregistreerde belastingconsulenten) enkele tips van het Landelijk Coördinatiecentrum Auto in Almelo voor het bijhouden van een deugdelijke rittenadministratie.

De belangrijkste zaken die je moet bijhouden zijn:

  • Het merk, het type en het kenteken van de auto
  • De periode waarin de auto beschikbaar is geweest
  • Per rit:
    1. de datum
    2. de begin- en eindstand van de kilometerteller
    3. het adres van vertrek en aankomst
    4. de gereden route als deze afwijkt van meest gebruikelijke route
    5. het karakter van de rit (privé of zakelijk)
    6. de privé-omrijkilometers bij een rit met zakelijke en privékilometers

Een goede administratie moet geen twijfel laten aan het doel van de gereden kilometers. Veel gebruikte argumenten van ‘zwartrijders’, zoals het feit dat er een privé-auto is of een agenda die laat zien dat bepaalde kilometers toch echt zakelijk waren, gooit de fiscus meteen de prullenbak in als er niet ook een deugdelijke rittenadministratie is.

De Belastingdienst brengt ook het bestaan van rittenregistratiesysteem onder de aandacht. In het bijzonder beveelt zij systemen die het Keurmerk RitRegistratieSystemen hebben, aan. Zo'n systeem 'biedt de zekerheid van een sluitende ritadministratie voor de gebruiker (werknemer, werkgever of ondernemer) en voorkomt discussies met de Belastingdienst over de juistheid en volledigheid van de rittenadministratie.'

Helemaal veilig ben je dan nog steeds niet, want al staat alles nog zo netjes geregistreerd, de Belastingdienst kan alsnog vragen of de zondagse geregistreerde kilometers naar bos en beemd inderdaad zakelijk waren. Je moet tenslotte zelf aan het begin van elke rit intoetsen of het om een zakelijke rit of om privégebruik gaat.