Misschien is het in jouw organisatie aan de orde van de dag: werknemers die hun gewerkte uren slecht bijhouden. Zeker nu veel professionals thuiswerken, kan het lastig zijn om iedereen ‘aan boord’ te houden en hun tijdsbesteding te laten registreren.

Uit – al wat ouder – onderzoek uit 2016 van Tiq blijkt dat ongeveer 20 procent van de werknemers zijn uren meerdere keren per dag bijhoudt. Nog eens 18 procent doet dat dagelijks. Een indrukwekkende 62 procent geeft aan zijn uren onvoldoende bij te houden.

En dat is zonde, vooral voor de werkgever. In een ruime meerderheid van de gevallen worden uren pas achteraf ingevoerd, op basis van de afspraken in agenda’s, e-mails of notities. Niet echt betrouwbaar.

Een goede urenadministratie draagt niet alleen bij aan je boekhouding, het geeft ook inzicht in de kosten én zorgt voor succesvol projectmanagement. Door dit goed op orde te hebben, kun je zien wat je meest winstgevende activiteiten zijn. Ook kun je betere offertes maken, omdat je een goed beeld hebt van de arbeidskosten bij vergelijkbare projecten.

Onwetendheid bij werkgever en -nemer

Hoe het komt dat uren zo slecht worden bijgehouden? Een belangrijke reden: de taak wordt niet serieus genomen. Niet door de werknemer, maar ook niet door de werkgever.

De urenadministratie wordt vaak gezien als een bijkomstigheid, waardoor het in de dagelijkse gang van zaken al snel onder aan het prioriteitenlijstje bungelt. Vergaarde data wordt vervolgens door de werkgever ook niet gebruikt om inzichten op te doen over de impact op de financiën, projectmanagement en efficiënt werken.

Een andere veelgehoorde reden is dat het nauwkeurig bijhouden van de gewerkte uren als een last wordt gezien. Als werkgever wil je er dus alles aan doen om ervoor te zorgen dat het bijhouden van uren snel en eenvoudig gaat. Excel-bestanden en oude software nodigen niet uit om realtime alles vast te leggen.

Kijk dus nog eens kritisch naar je software. Heb je een urenregistratie-app die overal toegankelijk is? Kunnen gewerkte uren automatisch gefactureerd worden? En kun je zelf makkelijk analyses maken van het aantal gewerkte uren per klant, activiteit of project? Loop je qua projecturen nog op schema met wat je had begroot?

Onderstaande oplossingen kunnen je bij dit soort zaken helpen. Zo kunnen medewerkers in een handomdraai hun gewerkte uren op de juiste projecten boeken én krijg je als ondernemer duidelijke overzichten om je projecten te optimaliseren.