Hoe werkt de werkkostenregeling?

– Belastingvrije vergoedingen en belastingvrije verstrekkingen houden op te
bestaan
– De werkgever kiest of het loon belast wordt bij de werknemer of bij de
werkgever
– Bedrijven mogen 1,4 % van hun totale fiscale loonsom vrij besteden: de
vrije ruimte
-Voor bepaalde vergoedingen geldt een vrijstelling of nihilwaardering. Zij
tellen niet mee voor de vrije ruimte
– Over alles boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing

Vrije ruimte
Iedere werkgever mag voortaan 1,4% van zijn totale fiscale loonsom vrij
besteden aan zijn werknemers. Hoe de werkgever deze 1,4% besteedt is niet
van belang. Dat kan dus gunstig uitpakken. Je krijgt meer vrijheid.

Ben je als werkgever echter gebonden aan cao-afspraken, dan kan dit echter een
betrekkelijke zaak zijn!

Loonsom werkkostenregeling
Niet alle kosten worden bij de loonsom geteld

Van het ‘loon belast bij de werkgever’ mag je de gerichte vrijstellingen
aftrekken. Dat zijn:

- Kosten openbaar vervoer
- Reiskosten € 0,19 per km
- Congressen, seminars en studiekosten
- Tijdelijke verblijfskosten
- Extraterritoriale kosten voor werknemers die tijdelijk in het buitenland
zijn (30%-regeling))
- Zakelijke verhuiskosten

Het bedrag dat overblijft is de ‘loonsom werkkostenregeling’. Is dit bedrag
groter dan 1,4% van de totale fiscale loonsom, de vrije ruimte? Dan betaal
je over alles daarboven 80% eindheffing.

Overgangsrecht tot 2014
Sinds 1 januari 2011is de werkkostenregeling van kracht. Neemt je bedrijf al
deel? Of maak je, zoals de meeste ondernemers, gebruik van het
overgangsrecht?

Je mag nog tot 2014 volgens de bekende regels werken. Het is tot die tijd
zelfs mogelijk om per jaar te kiezen. Let op: je maakt de keuze per jaar.

Wacht in ieder geval niet te lang met een eigen onderzoek naar het effect van
de werkkostenregeling op jouw situatie.

Blijkt uit onderzoek dat de werkkostenregeling voor jouw bedrijf leidt tot
hogere kosten? Ga dan nu al, samen met je medewerkers en de OR, na hoe je
efficiënt gebruik kunt maken van de vrije ruimte. Niet alle leuke extraatjes
‘van de baas’ hoeven te vervallen wanneer je het slim en tijdig aanpakt.

Loon in natura
Voorzieningen op de werkplek hoeven niet ten koste te gaan van de vrije
ruimte. Je hoeft namelijk een hele reeks voordelen niet bij het loon van je
werknemer te tellen. Natuurlijk wel onder voorwaarden.

Meestal gaat het om loon in natura. Dat wil zeggen voorzieningen op de
werkplek zoals het gebruik van

- de vaste computer, het gebruik van het kopieerapparaat en de vaste telefoon
voor privé
- Arbo-voorzieningen
- Consumpties op de werkplek die geen deel uit maken van een maaltijd
- Uniformen, werkkleding die uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te
dragen, en werkkleding die op het werk achterblijft.

Deze voorzieningen tellen dus niet mee. Ze worden ‘op nihil’ gewaardeerd.

Profiteer van overgangsrecht
Maak je gebruik van de overgangsregeling? Ga dan zeker na of je alle
mogelijkheden die er bestaan om kosten belastingvrij uit te betalen worden
benut.

Geef je bijvoorbeeld voor woon-werkverkeer een lagere vergoeding dan fiscaal
is toegestaan? Dan ontstaat er een fiscale ruimte die je kunt gebruiken.

Krijgen jouw mensen een bonus of 13e maand? Laat dan voor de uitbetaling
daarvan altijd berekenen of er binnen de arbeidsvoorwaarden nog ruimte is om
reiskosten te vergoeden.Natuurlijk mag je nog steeds alle zakelijke
kilometers onbelast vergoeden tegen een bedrag van € 0,19 per kilometer
(2010).

Let op: deze nihilwaardering geldt niet voor de inrichting van de werkplek in
het eigen huis van de werknemer.

Dik van Leeuwerden is als manager Kenniscentrum Wet & Regelgeving
werkzaam voor ADP NL.

ADP heeft een speciaal dossier
over de werkkostenregeling

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl