De Nederlandse startup Workwize sprong precies in het gat dat ontstond toen de wereld massaal thuis ging werken. Volgens Michiel Meyer van Workwize komt bij het hybride laten samenwerken van teams meer kijken dan een laptop en een ergonomische bureaustoel.

Het doel van Workwize is even helder als uitdagend. De startup, die afgelopen jaar een kapitaalinjectie van investeringsmaatschappij Peak Capital ontving, is druk bezig met het uitrollen van de dienstverlening. Voor klanten als Netflix, Mollie en FrieslandCampina verzorgen ze de inrichting van de thuiswerkplek. Workwize zorgt ervoor dat nieuwe en bestaande medewerkers ondersteunende middelen ontvangen zoals een laptop, bureau en stoel. Dit doen ze inmiddels in 30 landen. Ook halen ze spullen van werknemers die uitdiensttreden ook weer op en maken ze klaar voor hergebruik.

CEO Michiel Meyer vertelt op het HP Work Happy event over de samenwerking met Netflix.

Volgens mede-oprichter en CEO Meyer is die hardware zeker belangrijk. Voor een vitale en prettige werksfeer is het volgens Meyer echter ook van belang dat je de technologie vóór je laat werken. Zorg voor een maandagmorgen check-in. Verwacht dan ook dat iedereen even vijf minuten de camera aanzet. Vertel iets over je plannen voor die week. En richt ook de check-out aan het eind van de week weer hybride in.

Meyer: ‘Wij hebben zelf bijvoorbeeld een groot scherm en audio zodat zowel de thuiswerkers als de mensen in de ruimte elkaar goed kunnen zien en horen. Terwijl we een biertje drinken geeft iemand een presentatie, op afstand of ter plekke. Er is een moderator die zorgt dat iedereen betrokken is en aan de beurt komt. Je moet voorkomen dat de mensen die inbellen zich achtergesteld voelen.’

Naast het inzetten van technologie om goed met elkaar te communiceren, adviseert Meyer ook te investeren in zaken als collaborationtools, software waarmee je bijvoorbeeld een whiteboard kunt delen zodat je kunt brainstormen. Al geeft hij toe dat dit soort oplossingen niet ideaal is. ‘Brainstormen werkt vaak toch het beste als je bij elkaar bent, als dat mogelijk is.’

Ook voor andere, meer op de bedrijfscultuur gerichte onderdelen van samenwerken, kun je digitale middelen inzetten. Het is een bekend gegeven dat starters die net bij een organisatie aan de slag gaan, zich soms verloren voelen in de nieuwe hybride werkelijkheid. De terloopse gesprekjes bij de koffieautomaat worden gemist. Net als de informele kennis die collega’s aan een bureaublok uitwisselen. Volgens Meyer kun je dit ondervangen door bijvoorbeeld via Slack koffie afspraken te maken: ‘Zo word je ook als nieuwkomer gestimuleerd om je netwerk op te bouwen.’

Een andere tool om de fysieke afstand tussen mensen te overbruggen, is een soort telefoonboek waarin je praktische details over collega’s kunt terugvinden. Zeker als er grensoverschrijdend gewerkt wordt, kan dit noodzakelijk zijn om je weg in de organisatie te vinden: ‘Mensen die een bepaalde functie vervullen kunnen een virtueel inloopspreekuur organiseren waar je je voor op kunt geven. De informatievoorziening moet geweldig zijn. Dat kun je online allemaal echt goed inrichten.’

Naast de digitale kant van de zaak, die ervoor moet zorgen dat hybride werken zo naadloos mogelijk verloopt, is er volgens Meyer aandacht voor de bedrijfscultuur nodig. Als voorbeeld geeft hij de welkomstpakketten die ze samenstellen voor de eerste werkdag. Hierin zitten goodies zoals een mok, een t-shirt en een koptelefoon evenals een uitnodiging voor het eerstvolgend fysieke event. ‘Daarmee sta je als werkgever meteen 1-0 voor. Want die werknemer heeft dan al echt zin om te starten.’, aldus Meyer. Als follow-up volgt een video van de CEO die de medewerker welkom heet.

Of bedrijven uiteindelijk weer op hun schreden terugkeren als het om hybride werken gaat, is volgens Meyer afhankelijk van hoe serieus ze het thuiswerken ondersteunen. Wie zonder plan te werk gaat loopt het risico op ontevreden thuiswerkers. Tegelijk verwacht hij niet dat er straks weer beweging komt van mensen die massaal terugkeren naar kantoor. ‘Daarvoor blijken mensen het hybride werk te veel te waarderen. Ze zien het inmiddels als een vereiste.’

Hoe je het dan wel moet doen als werkgever? Meyer ziet veel bedrijven klagen over een tekort op de arbeidsmarkt terwijl anderen probleemloos veertig man per maand aannemen. ‘Dat zijn de bedrijven die compleet helder zijn over de voorwaarden die ze bieden: als je op kantoor komt word je goed verzorgt. Maar als je thuiswerkt verzorgen we je óók goed. Wie mensen zowel thuis als op kantoor blij maakt, gaat het in deze markt absoluut winnen van de rest.’

Michiel Meyer was spreker op het Business Insider x HP Work Happy Event, afgelopen 27 september op Strandzuid, Amsterdam. Samen met o.a. VodafoneZiggo en Achmea gingen we het gesprek aan over hybride werken en werkgeluk. Bekijk de uitzending hier terug.