Moest je vroeger naar het kantoor van je HR-manager om verlof aan te vragen, tegenwoordig regel je het als werknemer zelf via een speciale website of app. Deze technologie wordt ook wel e-HRM genoemd. Het is dé oplossing om snel voor meer effectiviteit in je bedrijf te zorgen. Je haalt een hoop druk weg bij HR, omdat werknemers eenvoudig zelf gegevens kunnen aanpassen.
Nu de coronacrisis automatisering versnelt, is het niet verkeerd om eens te kijken naar de digitale opties voor je human resources management (HRM). Veel bedrijven kiezen voor HRM-software om hun HR-afdeling te versterken of te besparen op loonkosten, maar wat zijn de voor- en nadelen van zo’n systeem?
Het belangrijkste voordeel: je ontlast je HR-manager
Doordat werknemers zelf wijzigingen kunnen doorvoeren, ontlast je de HR-manager. Alles wat geautomatiseerd kan worden, is meegenomen. Denk bijvoorbeeld aan taken binnen werving en selectie, ontwikkelplannen, interne mobiliteit, beoordelingen en evaluaties, beloningen, het vertrek van medewerkers en eventueel de salarisadministratie.
Het klinkt ideaal, maar wacht even met afscheid nemen van je HR-manager. e-HRM is vooral bedoeld ter ondersteuning van de HR-afdeling. Zodat deze zich minder hoeft bezig te houden met terugkerende operationele taken en zich meer kan richten op de strategische planning. Wel kan automatisering zorgen voor een kostenbesparing op HR-personeel.
Er is altijd wel een systeem passend bij jouw wensen
Er zijn talloze HRM-oplossingen op de markt. Elk bedrijf is anders, en dus heb je ook verschillende behoeften en doelen waar de software aan moet voldoen.
Ontdek hier welk systeem het beste bij jouw bedrijf past >
Je hebt minder kans op fouten
Omdat alle processen gedigitaliseerd en vastgelegd zijn, is de kans op fouten een stuk kleiner. Doordat werknemers zelf hun gegevens invullen of aanpassen, en een leidinggevende deze vervolgens checkt, sluipen er ook minder fouten in een personeelsdossier.
En je hoeft je geen zorgen te maken over veranderende wetgeving
Wie kan bij welke gegevens? Het is een vraag die in ieder bedrijf een belangrijke rol is gaan spelen door de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Maar er zijn meer wetten waar je HR-afdeling rekening mee moet houden. Ook de wetgeving rond zaken als kinderopvang, zwangerschaps- en bevallingsverlof, beloningen van bestuurders en verzuim spelen een rol. Meld je bijvoorbeeld het verzuim van een medewerker te laat, dan kun je hier een boete voor krijgen.
HRM-software zorgt ervoor dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot personeelsgegevens én dat je geen deadlines mist. Een leidinggevende krijgt bijvoorbeeld automatisch een melding wanneer een arbeidscontract bijna afloopt of al langer ziek thuis zit.
De handigste HRM-tools gemakkelijk vergelijken? Check de overzichtspagina
Je kunt makkelijk opschalen
Zeker in tijden van COVID-19 moet je soms snel schakelen. Wanneer je bijvoorbeeld afscheid moet nemen van personeel, of de markt juist aantrekt en je nieuwe werknemers nodig hebt. En dus wil je dat je HRM-systeem schaalbaar is. Wel zo prettig: in eigenlijk alle gevallen van e-HRM betaal je voor het aantal medewerkers dat geregistreerd is in de software.
Je zorgt voor transparantie in het bedrijf
Bijkomend voordeel is dat veel informatie op één centrale plek voor iedereen beschikbaar wordt. Het zorgt dus voor transparantie in zaken als salarisstroken, verlof- of vakantiedagen. Dit kan het vertrouwen van je werknemers in het bedrijf verhogen. Sterker nog: uit onderzoek blijkt dat 59 procent van de werkzoekenden de beschikbare technologie als factor meeneemt in hun keuze voor een nieuwe werkgever. Even een vrije dag via je smartphone aanvragen, werkt voor veel mensen ideaal.
Nadeel: e-HRM kan botsen met je bedrijfscultuur
Sommige bedrijven houden liever vast aan hun oude manier van werken, waarbij de HR-manager alles zelf doet. Ze hebben geen behoefte aan digitalisering en apps waarin werknemers zelf zaken kunnen raadplegen. In dat geval is HRM-systeem waarschijnlijk niet de oplossing voor jouw organisatie.
Bekijk hier het overzicht van de beste HRM-tools voor jouw bedrijf
In sommige gevallen is er minder persoonlijk contact tussen HR-manager en werknemer
Wanneer de meeste HR-taken gedigitaliseerd zijn en werknemers ze zelf kunnen wijzigen, is er logischerwijs minder contact tussen HR-manager en werknemer over bijvoorbeeld vakantiedagen. Dit kun je natuurlijk in tijden van COVID-19 ook als een voordeel zien. Wel heeft de HR-manager waarschijnlijk meer tijd over om op andere manieren in contact te blijven met de werknemers.
Hoe kies je een HRM-systeem die bij je bedrijf past?
Bedenk vooraf goed wat je met de software wilt bereiken. Zo maak je een stuk gemakkelijker een keuze uit de verschillende aanbieders.. Welke doelen wil je bereiken en welke functies horen daarbij? Hieronder vind je een overzicht van de meest gebruikte HRM-systemen door Nederlandse bedrijven: