8 fouten om te vermijden tijdens vergaderingen op het werk

Vergaderingen zijn onvermijdelijk als je bij een bedrijf of andere organisatie werkt, maar niet iedereen gedraagt zich altijd even professioneel tijdens vergaderingen. Dat geldt zowel voor fysieke als voor online bijeenkomsten.

Om misstappen te voorkomen vroeg Business Insider de Amerikaanse etiquette-expert Arden Clise naar veelgemaakte fouten tijdens vergaderingen op het werk.

Dit zijn 8 fouten die je volgens Clise moet zien te vermijden.

Te laat komen

Een veelgemaakte fout is te laat komen en daarmee geen respect tonen voor andermans tijd.

“Als iedereen te laat komt, dan kan een vergadering niet op tijd beginnen en bereik je niet wat je wilt bereiken”, zei Clise.

Ze zegt dat de organisator van een vergadering het beste op de afgesproken tijd kan starten, als teken van waardering voor de mensen die wel op tijd zijn gekomen.

De camera uit tijdens online vergaderingen

In een online vergadering is het onbeleefd om je camera niet aan te zetten.

"Ik vind het echt respectloos om je camera uit te houden, als er tegen je gepraat wordt of als je zelf aan het praten bent", zegt Clise.

Er zijn volgens haar wel een paar uitzonderingen, bijvoorbeeld als je kind net de kamer binnenkomt of als er collega's om je heen zitten. Maar in principe moet je camera altijd aan staan, zeker als je zelf aan het praten bent.

Proberen te multitasken tijdens een vergadering

Volgens Clise is het ook niet beleefd om met andere dingen bezig te zijn tijdens een vergadering, zoals het gebruik van je telefoon, dingen opschrijven die niks met de vergadering te maken hebben of aan andere dingen op je to-do-lijstje te denken.

"Als je niet betrokken bent bij de vergadering of ander werk aan het doen bent, dan hoor je niet echt wat er wordt besproken. Je benut de mogelijkheid om mee te doen niet", zegt Clise.

Ze adviseert om te proberen alles te vermijden waardoor je aandacht van de vergadering kan worden afgeleid.

Te veel berichten in de chat zetten

Een andere vaak gemaakte fout is het overmatig gebruiken van de chatbox. Clise wijst erop dat een aanhoudende berichtenstroom anderen kan afleiden, dus het is raadzaam het gebruik van de chatbox tot een minimum te beperken.

Als je een vraag hebt voor een specifiek iemand, is het volgens haar beter diegene een direct bericht te sturen in plaats van dat in de chat te doen.

"Chatten is eigenlijk hetzelfde als door het gesprek heen praten tijdens een fysieke ontmoeting", zegt Clise.

Het gesprek domineren

Een andere grote fout is het domineren van de bijeenkomst en anderen niet in staat stellen hun ideeën uit te spreken.

Volgens Clise kan het heel frustrerend zijn als één iemand constant allerlei ideeën zit te spuien en vragen aan het stellen is, zonder anderen aan het woord te laten.

Als je zelf een vergadering leidt, is het belangrijk om iedereen de kans te geven op een inbreng.

Anderen in de rede vallen

Anderen in de rede vallen is vooral tijdens virtuele besprekingen een veelgemaakte fout.

"Het is soms moeilijk om te weten of iemand is uitgesproken, zeker bij een virtuele vergadering", zegt Clise. "Maar als je mensen constant onderbreekt, kan dat heel vervelend zijn."

En ook al gebeurt het maar af en toe, je moet altijd proberen anderen niet in de rede te vallen.

Een stille collega in verlegenheid brengen

Clise zegt dat het nooit goed is om te benoemen dat iemand anders heel stil is tijdens een vergadering. Daardoor kan je een collega een oncomfortabel gevoel geven en de indruk wekken dat je probeert iemand in een ongunstig daglicht te plaatsen.

Vraag in plaats daarvan vriendelijk wat iemand van een bepaald idee vindt, zodat de persoon het vertrouwen voelt om zich uit te spreken.

Niet de taken oppakken die je hebt gekregen tijdens de vergadering

Na de vergadering is het van cruciaal belang dat je de taken oppakt die je toebedeeld hebt gekregen.

Clise zegt dat mensen soms vergeten actie te ondernemen, omdat ze geen aantekeningen of een to-do-lijst hebben gemaakt. Maar het komt respectloos over als je niet doet wat je hebt beloofd.

"Het straalt niet goed op je af, als je je taken niet uitvoert. Als jij je werk niet doet, hebben collega's daar last van en kan je bedrijf niet bereiken wat het wil bereiken."

LEES OOK: Denk je wel eens: ‘Deze vergadering had ook een mailtje kunnen zijn’ – dan is dat vaak ook het geval