• Door de uitbraak van het coronavirus werkt een groot deel van Nederland thuis. Toepassingen als Gmail en Slack maken thuiswerken makkelijker maar het vergt meer dan simpelweg online zijn.
  • Het is een misvatting te denken dat je online op de normale manier verder kan gaan, zegt Stephanie Nadi Olson, CEO van We Are Rosie, dat grote merken aan marketingmedewerkers helpt op afstand. 
  • Communicatie is belangrijker ooit. Neem niet zomaar dingen aan. Het is ook handiger om projecten op te knippen zodat taken makkelijker kunnen worden overgedragen.

Maar hoewel het dankzij dergelijke toepassingen makkelijker is om het kantoor te mijden in deze coronatijden, vraagt het managen van teams op afstand veel meer dan simpelweg online te zijn.

“Het is een misvatting te denken dat je gewoon op de normale manier verder kan gaan via internet”, zegt CEO en oprichter Stephanie Nadi Olson van We Are Rosie, dat grote merken helpt aan marketingmedewerkers op afstand.

In een interview met Business Insider legt Olson uit hoe zij omgaat met werken op afstand voor bedrijven die meer dan 100 miljoen dollar waard zijn – en de problemen die op kunnen treden als bedrijven hun teams niet voorzien van het juiste gereedschap en hun processen niet op orde hebben.

“Je team op afstand laten werken is in deze periode het beste wat je kunt doen om je medewerkers te beschermen”, zegt ze.

“Ik ben mijn bedrijf begonnen met de overtuiging dat thuiswerken onvermijdelijk zou worden”, legt Olson uit. “Door het coronavirus komt alles nu alleen maar in een stroomversnelling.”

Communiceer extra veel

Goede communicatie is volgens Olson van cruciaal belang, zeker omdat er geen informele gesprekjes meer plaatsvinden aan het bureau of bij de koffieautomaat.

"Als je op afstand van elkaar aan het werken bent, moet je niet zomaar dingen aannemen. Zeker niet als je ineens onverwacht thuis zit te werken", zegt ze. "Over-communicatie is heel belangrijk."

Om te voorkomen dat extra communicatie alleen maar ruis wordt zonder genoeg informatie raadt Olson aan 's ochtends een online groepsvergadering te houden en als het nodig is aan het eind van de dag ook.  En videobellen heeft dan de voorkeur, zeker bij moeilijke of emotionele discussies: "Video helpt iedereen eraan te herinneren dan we allemaal mensen zijn en helpt ook om frustraties kwijt te raken. Ik denk dat het echt helpt teams dicht bij elkaar te houden", zegt Olson.

Werk nauw samen met de IT-afdeling

Een ander kernpunt is de technologie. Veel mensen zijn voor hun digitale infrastructuur sterk afhankelijk van hun fysieke locatie. Als het IT-beleid en de procedures niet strikt op orde zijn kunnen er serieuze problemen ontstaan.

Die technologische uitdaging is voor een groot deel ook een uitdaging voor de communicatie, aangezien bedrijven allemaal verschillende regels en een ander intern beleid hebben wat betreft hun omgang met informatie en hardware.

"Je moet heel nauw samenwerken met je IT-afdeling. Zij zullen je oplossingen aanreiken waardoor mensen kunnen blijven werken."

Ondernemers en managers moeten zich ook realiseren dat het leven van hun werknemers behoorlijk op z'n kop komt te staan vanwege het coronavirus. Veel mensen hebben kinderen en familieleden om wie ze zich moeten bekommeren en dat heeft gevolgen voor de hoeveelheid werk die gedaan kan worden.

"Alles wordt anders en daardoor moeten zaken probleemloos kunnen worden overgedragen aan iemand anders", stelt Olson.

En ook hierbij is communicatie weer van essentieel belang, net als het vinden van nieuwe manieren de voortgang en prestaties bij te houden.

Als je als manager één iemand verantwoordelijk hebt gemaakt voor een groot project is het beter dat in kleine stukken op te delen, zodat taken makkelijk van het ene op het andere teamlid overgedragen kunnen worden. In een bijzondere situatie als deze kunnen immers onverwachte problemen in de planning optreden.

"De slimste manier om dat te doen is de verwachtingen naar beneden bij te stellen en erkennen dat je niet helemaal in hetzelfde tempo door kan gaan", zegt Olson.

"Er zullen fouten worden gemaakt, er zullen dingen misgaan en er zal de nodige frustratie ontstaan", voorspelt Olson. "Vanuit het oogpunt van menselijk leiderschap is het goed daar rekening mee te houden en tijd en ruimte te creëren om te verbeteren."

Heb vertrouwen in je team

Uiteindelijk zal het succes afhangen van de mate van vertrouwen die er onderling heerst en dat is volgen Olson een goede zaak.

"Ik denk dat het experiment van werken op afstand zal bewijzen dat je mensen kan vertrouwen en dat ze ongelooflijk productief kunnen zijn", zegt ze. "Personeel is onvoorstelbaar eerlijk over wat ze wel en niet kunnen doen. En ze zijn zelfs nog meer gedreven een succesvol team te creëren."

Volgens onderdirecteur Marie Rosencrand van Salesforce is vertrouwen een van de belangrijkste dingen in de relatie tussen werkgever en werknemer. En Olson zegt dat werknemers die vertrouwen hebben, gelukkiger zijn en efficiënter werken.

"Het is puur psychologie. Als mensen het idee hebben dat ze controle hebben over hun leven, werken ze beter en zijn ze gelukkiger", stelt Olson. "Ik denk dat dit er op lange termijn voor zal zorgen dat er meer onderling vertrouwen komt in teams. En teams zullen ook inclusiever worden."

Lees meer over het coronavirus: