We kunnen sinds enkele maanden weer onbeperkt naar kantoor, na een lange periode waarin het advies luidde om waar mogelijk thuis te werken. Natuurlijk is het fijn om je collega’s weer te zien, maar recent onderzoek van IT- serviceverlener Ictivity onder ruim duizend werkende Nederlanders wijst uit dat de helft van de werkenden merkt dat ze thuis productiever zijn dan op kantoor.

Hoe kun je het maximale uit je kantoordag halen?

We vroegen het aan timemanagementexpert Björn Deusings, directeur van trainingsbureau Tijdwinst.com en auteur van het boek ‘Elke dag om 15:00 uur klaar’.

Hoe kan het dat veel mensen minder uit hun handen krijgen als ze op kantoor zitten dan vóór de coronapandemie?

“Ik denk dat veel werknemers anders tegen thuiswerken aan zijn gaan kijken. Tijdens de eerste lockdown in 2020 waren de scholen gesloten en dat was een drama."

"Maar inmiddels ervaren veel mensen zo’n thuiswerkdag juist als prettig. De kinderen zijn de deur uit en vaak hebben ze thuis een goede werkplek ingericht. Ze merken dat ze op zo’n thuiswerkdag meer gedaan krijgen: er zijn minder interrupties en ze hebben meer regie over hun werkdag."

"Er is weerstand tegen het idee om weer full time op kantoor te moeten werken. De meeste mensen werken het liefst deels thuis en deels op kantoor."

"Veel organisaties zijn er trouwens ook niet meer op berekend dat iedereen elke dag naar kantoor komt.”

Lees ook: CNV-onderzoek: overweldigende meerderheid wil thuiswerken behouden

Hoe kun je je taken nou het slimst verdelen tussen kantoor en thuis?

“In principe hoef je helemaal niet meer naar kantoor. Dat hebben we de afgelopen jaren wel ervaren. Maar voor de sociale cohesie is het wel belangrijk om elkaar te ontmoeten. Zo houd je feeling met elkaar en het bedrijf. Het kantoor is dan ook vooral een ontmoetingsplek geworden."

"Om het maximale uit je werkdag te halen kun je het best taken die concentratie vereisen thuis doen en je kantoordag gebruiken voor overleg."

"Maak wel afspraken binnen je team wie wanneer thuis werkt en op welke dagen iedereen beschikbaar moet zijn voor eventuele meetings: bijvoorbeeld op dinsdag en donderdag. Je hoeft dan niet steeds twintig agenda’s naast elkaar te leggen om een overleg in te plannen.”

Een kantoor biedt veel afleiding. Hoe kun je daar mee omgaan?

“Accepteer dat je op de kantoordagen minder productief bent dan op een thuiswerkdag. Maar ga niet alleen maar met elkaar kletsen. Als jij om 8 uur begint, ga dan niet met elke collega die binnen komt lopen een praatje maken, want dan heb je om 10 uur nog steeds niets gedaan."

"Bij ons op kantoor hebben we afgesproken dat ieder van ons in stilte binnenkomt en we samen een kop koffie drinken als iedereen er is."

"Heb je een taak waar je geconcentreerd aan wilt werken, zoek dan een stilteplek op of zet een hoofdtelefoon op; eventueel met noise cancelling, die omgevingsgeluiden uitbant."

"Muziek kan ook helpen om je concentratie te verhogen. Maar dan moet het wel muziek zijn waarin niet wordt gezongen en waarvan het tempo overeenkomt met je hartslag in ruststand. Experimenteer ook eens met binaural beats (waarbij twee tonen met een iets verschillende geluidsfrequentie worden afgespeeld; een voor elk oor, red.) Op YouTube en Spotify vind je allerlei afspeellijsten."

"Verder is het verstandig om taken die langer dan dertig minuten duren altijd in je agenda te zetten.”

Veel kantoren werken met een chatbox, nu hybride werken de norm is geworden. Hartstikke handig, maar het leidt ook af. Heb je daar tips voor?

“Feitelijk zijn die chatberichten hetzelfde als wanneer collega’s constant aan je bureau staan met niet-urgente vragen of om even hun hart te luchten. Ik ken bedrijven waar de chatbox een soort kippenhok is geworden. Dat werkt voor geen meter."

"Wij adviseren altijd om de notificaties uit te zetten. Die leiden alleen maar af. En plan vaste momenten in om te reageren, zodat je de regie over je eigen dagen pakt."

"Maak ook heldere afspraken welke tool (e-mail, chat, WhattsApp-groep, telefoon) je waarvoor gebruikt. Zonder regels ontstaat het gevaar dat alles door elkaar heen gaat lopen: urgente berichten, maar ook de mededeling dat er taart is op kantoor."

"Ik adviseer altijd om bij dringende zaken die meteen moeten worden opgepakt, direct contact te zoeken met je collega, door te bellen of naar hem of haar toe te lopen."

"Voor niet-urgente zaken kun je dan de chatfunctie, e-mail of een WhatsApp-groep gebruiken. Spreek wel af hoe lang de reactietermijn is; bijvoorbeeld dat je binnen een werkdag reageert op de e-mail van je collega."

"En bespreek ook met elkaar wat je dringend vindt. Mijn vuistregel is dat als iets minimaal dertig minuten kan worden uitgesteld, het niet dringend is. Dat geldt voor 95 procent van je werk."

Hoe kun je zakelijke telefoontjes plegen zonder dat je anderen afleidt?

“Uit onderzoek blijkt dat als jij een telefoongesprek voert in een ruimte met meerdere mensen, je het IQ van anderen omlaag trekt. Je collega's kunnen zich namelijk niet volledig concentreren. Hierdoor gaan ze fouten maken of langzamer werken. En de verleiding is ook groot om mee te luisteren."

"Moet je telefoneren, respecteer dan elkaars concentratie en ga apart zitten.”

Hoe kun je je afsluiten voor dat 'Heb je een momentje'?

“Als je in een flow zit en je wordt gestoord, kost het heel veel energie om je concentratie weer op te bouwen. Dus probeer te voorkomen dat je vaak wordt gestoord."

"Werk je in een klein kantoor, vraag dan aan je collega’s om je het komende halfuur niet te storen. Op een groot kantoor is dat lastiger. Daar helpt het vaak om je af te zonderen of een hoofdtelefoon op te zetten. Je kunt dan geconcentreerd werken en geeft ook je collega’s het signaal dat je niet gestoord wil worden."

"Schiet een collega je toch aan en komt het niet uit, durf dan gerust te zeggen: ‘Ik ben nou even bezig. Kan het over een half uur?’ We hebben vaak de neiging om onze collega's steeds voor te laten gaan. Eigenlijk is het best vreemd: als we een meeting hebben vinden we het geen probleem om nee te zeggen tegen een collega, maar we doen dat niet als we een moment gepland hadden om een klusje af te maken."

"Tot slot, we willen allemaal hetzelfde, moet je bedenken. We willen allemaal een leuk contact met onze collega’s, maar ook productief zijn. Niemand zit erop te wachten om ’s avonds nog door te moeten werken omdat het werk niet is afgekomen. Met een beetje discipline en heldere afspraken kom je een heel eind.”

Lees meer over efficiënt werken: