- Recruiter Brandon Southern van Amazon stelt dat het belangrijk is om de tijd te nemen bij het aannemen van nieuwe mensen.
- Een verkeerde aanstelling kan een team schaden en de resultaten negatief beïnvloeden.
- In een opiniebijdrage voor Insider geeft Brandon aan dat het beter werkt om niet toe te geven aan de druk om zo snel mogelijk een vacature te vervullen.
- Lees ook: Dit zijn 4 ‘rode vlaggen’ bij een sollicitatie, als je twijfelt of je de baan moet aannemen
OPINIE – Als recruiter bij Amazon met inmiddels 12 jaar HR-ervaring, heb ik honderden sollicitatiegesprekken gevoerd.
Hoewel ik niet het idee heb dat de sollicitatieprocedures waar ik bij betrokken ben geweest lang of complex zijn, zie ik op sociale media heel vaak klachten over de lengte van sollicitatieprocedures. In sommige van die posts worden twee gesprekken van een uur al als te lang gezien.
Hoewel sommige gesprekken lang kunnen aanvoelen, zijn de meeste dat niet. Ze vormen onderdeel van de zorgvuldigheid die een manager betracht bij het aannemen van een nieuwe werknemer.
Als je lang genoeg manager bent, stuit je op een gegeven moment vanzelf op een probleem met een werknemer dat je nooit meer mee wil maken.
Zo'n 12 jaar geleden 'erfde' ik een nieuwe werknemer met wie ik nooit zelf een sollicitatiegesprek had gevoerd. Hij vormde van begin af aan een probleem en verscheen pas om 10.30 uur op kantoor, terwijl de meeste anderen er al voor negenen waren. En om het nog erger te maken, kwam hij op zijn vijfde werkdag pas om 11 uur binnen met een enorme kater van een feestje de avond ervoor en gaf hij over in het trappenhuis.
Het kostte negen maanden om het hele HR-proces zorgvuldig te doorlopen en hem te kunnen ontslaan. En al die tijd veroorzaakte hij problemen en conflicten binnen het team en kostte hij collega's veel tijd en energie. Door dit soort situaties worden HR-managers extra voorzichtig bij het voeren van sollicitatiegesprekken en het aannemen van kandidaten.
Vanuit managementperspectief is een zorgvuldige procedure van groot belang. Dit zijn daar vier redenen voor.
1. Bij het aannemen van mensen staat je reputatie als manager op het spel
Net als elke andere werknemer, willen de meeste managers promotie of een loonsverhoging. Voor een manager betekent dat het tonen van concrete resultaten.
Als een manager de verkeerde persoon aanneemt, betekent dat niet alleen dat het team niet de verwachte resultaten haalt, maar ook dat er vraagtekens worden geplaatst bij zijn of haar kwaliteiten als nemer van besluiten.
Dat is een risico voor de manager, die daarom voorzichtig moet zijn met het aannemen van mensen. Zo moet worden voorkomen dat de verkeerde persoon wordt aangenomen en de manager van de manager hem of haar slecht beoordeelt.
2. Een verkeerde aanstelling kan een team schaden en de resultaten negatief beïnvloeden
Als een nieuw iemand wordt aangenomen, is het de bedoeling dat het bestaande team beter gaat draaien en er resultaten worden geboekt.
Als de verkeerde persoon wordt aangenomen, zal het team niet alleen moeite hebben de gewenste resultaten te behalen, maar zich mogelijk zelfs in tegengestelde richting bewegen. Dat kan de waarde van het team negatief beïnvloeden, net als de tevredenheid en de beloningen van individuele teamleden.
Om promotie te krijgen, moeten werknemers grote projecten succesvol af zien te ronden binnen de gestelde deadline. Maar bij een slechte, nieuwe collega moeten individuele teamleden veel tijd besteden aan het inwerken van diegene en het aanleren van basisvaardigheden die de kandidaat eigenlijk al zou moeten hebben.
Als dat gebeurt, kunnen individuele teamleden geen optimale resultaten leveren. En de manager dus ook niet.
3. Het is soms onmogelijk om van een slechte werknemer af te komen
Volgens sommige mensen is een verkeerd iemand aannemen helemaal niet zo'n groot probleem, omdat de manager een slecht presterende werknemer simpelweg kan ontslaan en vervangen. Maar helaas is het proces om een slechte nieuwe werknemer te vervangen zelden zo eenvoudig.
Ik heb bedrijven gezien die bijna een jaar bezig zijn om van een slecht presterende werknemer af te komen. En erger nog: soms mag de manager vervolgens de vrijgekomen positie niet opvullen. Daarom blijft een manager soms tegen beter weten in een slecht presterende werknemer de hand boven het hoofd houden.
4. Het zoeken van een vervanger gaat ten koste van ander werk
Het voeren van sollicitatiegesprekken is een duur en tijdrovend proces. Recruiters willen daar niet meer tijd aan besteden dan noodzakelijk is, en zeker het hele proces niet binnen een paar maanden herhalen.
Bij veel van de bedrijven waar ik voor gewerkt heb, lieten we een kandidaat eerst een technische en vervolgens een niet-technische screening ondergaan alvorens hem of haar uit te nodigen voor een echt sollicitatiegesprek. Die eerste screenings duren 30 tot 60 minuten per stuk, maar hebben ook voorbereiding en nazorg nodig. Dat betekent dat elke screening van een uur grofweg drie uur tijd in beslag neemt.
Als een kandidaat door de eerste screening heenkomt, zal hij of zij met vier of vijf verschillende mensen een gesprek van een half uur tot een uur voeren. In totaal is een kandidaat zo'n vier tot zeven uur kwijt aan gesprekken, maar degenen die de gesprekken afnemen wel drie keer zoveel.
Bij de bedrijven waar ik de afgelopen twaalf jaar voor heb gewerkt, hadden we altijd tussen de drie en tien kandidaten in de laatste ronde nodig om iemand te vinden die we daadwerkelijk een contract wilden aanbieden. Dat betekent dat een bedrijf misschien wel dertig kandidaten moet hebben voor de eerste screening om er drie over te houden voor de laatste rond en er eentje daadwerkelijk aan te nemen.
Het sollicitatieteam is dan misschien wel zo'n 330 uur kwijt aan gesprekken om één iemand aan te nemen en dan is de tijd die recruiters besteden aan het zoeken van mensen nog niet eens meegenomen. Dat staat gelijk aan ruim twee maanden fulltime werk van iemand om slechts één nieuwe collega aan te nemen!
Na het nemen van een slechte beslissing moet dat durende en tijdrovende proces weer helemaal opnieuw worden uitgevoerd, als de manager al opnieuw iemand aan mag nemen.
Sommige kandidaten vinden het voeren van gesprekken met vijf verschillende werknemers overdreven, zoals te lezen is op LinkedIn en elders, maar er is een reden om meerdere mensen te betrekken bij het sollicitatieproces.
Als er maar twee of drie mensen gesprekken voeren, is er eentje de manager en rapporteren de anderen waarschijnlijk direct aan hem of haar. Zij zijn daardoor wellicht niet onafhankelijk, omdat ze in een goed blaadje willen komen te staan bij de manager. Door meerdere mensen gesprekken te laten voeren, en dan vooral mensen die niet direct rapporteren aan de manager, kan dat worden voorkomen.
En bij een beperkt aantal gesprekken hoort een sollicitatieteam wellicht een aantal voorbeelden van de ervaring van een kandidaat die indruk maken, maar misleidend kunnen zijn. Met vijf interviewers kan blijken dat de kandidaat niet meer te vertellen heeft dan die paar ervaringen of dat aanvullende voorbeelden helemaal niet zo'n rooskleurig beeld geven.
Ik heb zelden een overdreven lang proces meegemaakt
Er zijn sollicitatieprocedures die echt te lang duren en waarbij sommige bedrijven kandidaten zelfs behandelen als gratis werknemers. Zo ben ik benaderd door bedrijven bij wie ik niet gesolliciteerd had om meerdere strategiedocumenten te schrijven, voordat ik een telefoongesprek zou voeren met het sollicitatieteam.
Ook heb ik bij sommige bedrijven vier sollicitatierondes moeten doorstaan voordat ik een aanbod kreeg. Maar hoewel het aantal rondes misschien overdreven veel lijkt, heb ik in totaal maar zeven verschillende mensen gesproken.
Al met al heb ik zelden een proces meegemaakt dat ik als overdreven lang zou bestempelen. Veel processen lijken me heel redelijk, gezien de belangen die er op het spel staan voor zowel de teamleden als de manager en het bedrijf als geheel.
Brandon Southern is een senior leidinggevende bij Amazon en voormalig hoofd analytics bij eBay en GameStop.