Hoe spoor je fouten in een cv op bij een sollicitatie?

In de huidige krappe arbeidsmarkt kan het verleidelijk zijn om een sollicitant op zijn of haar blauwe ogen te vertrouwen. Je bent allang blij dat je een medewerker hebt gevonden die een vacature kan vervullen.

Toch is een check vooraf eigenlijk een must. Als achteraf blijkt dat die leuke sollicitant onbetrouwbaar is of niet geschikt voor de baan, ben je duurder uit dan wanneer je je huiswerk goed had gedaan.

Het werven en inwerken van een nieuwe medewerker kost veel tijd en geld, om over de teleurstelling over een verkeerde keuze nog maar te zwijgen. Maar hoe pak je zo’n screening aan?

Lees het cv goed en begin niet bij de foto

De eerste selectie van kandidaten maak je aan de hand van de cv’s. Veel werkgevers hebben de neiging meteen de foto en de naam van de sollicitant te bekijken, terwijl een naam en foto niets zeggen over de geschiktheid van de kandidaat.

De kans is groot dat jouw oordeel al in één oogopslag is geveld, waardoor je het gevaar loopt blind te zijn voor eventuele red flags. Dat heeft te maken met het zogeheten Halo-effect. Dit houdt in dat als de eerste indruk positief is, je vaak onbewust een bevestiging probeert te zoeken van dat beeld. Signalen die tegen dat beeld indruisen, negeer je.

Je kunt daarom beter eerst kijken naar iemands werkervaring en competenties.

Screenen? Dit is soms verplicht

Heb je enkele kandidaten op het oog, dan moet je natuurlijk maar afwachten of alle info klopt. In sommige gevallen is een screening verplicht.

Zo moet voor veel functies bij banken en andere financiële instellingen een zogeheten Pre-Employment Screening plaatsvinden, en zijn sollicitanten voor een functie in het onderwijs en de kinderopvang verplicht om een Verklaring omtrent het gedrag te overleggen.

Daarnaast kun je zelf op onderzoek uitgaan, om erachter te komen of alle informatie op het cv klopt, de kandidaat de juiste capaciteiten en werkhouding heeft en integer is. Je kunt namelijk niet blind op het cv vertrouwen.

Volgens Hoffmann Bedrijfsrecherche blijkt uit diverse onderzoeken dat maar liefst 71 procent van de cv’s onwaarheden bevat en een kwart van de sollicitanten belangrijke informatie verzwijgt.

Wil je informatie checken? Begin op tijd

Wil je zo'n check doen, begin dan op tijd. Het slimste moment om dit te doen, is als er nog wat te kiezen valt. Mocht je op een rode vlag stuiten, dan kun je nog uitwijken naar een andere sollicitant op je lijstje.

Bovendien is de kans groter dat je wat objectiever bent, aangezien je nog geen besluit hebt genomen. Hierdoor sta je waarschijnlijk meer open voor waarschuwingssignalen en krijgen ook andere kandidaten een eerlijker kans.

Voor screening gelden strenge regels

Voor screening ben je wel gebonden aan spelregels. De naam van de sollicitant googelen en even een kijkje nemen op het Instagramaccount van de kandidaat mag niet zomaar. Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die sinds 2018 van kracht is, is het alleen toegestaan om online informatie te verzamelen bij een gerechtvaardigd belang en als het noodzakelijk is voor de functie.

Een BKR-check uitvoeren voor een verpleegkundige mag dus niet. Maar voor een functie waarin grote geldbedragen omgaan, is het wel van belang of iemand schulden heeft of betrokken is geweest bij fraude.

De screening moet ook in proportie zijn. Voor een systeembeheerder of zorgmedewerker die toegang heeft tot veel vertrouwelijke informatie, is een uitgebreidere screening meer gerechtvaardigd dan voor een buschauffeur.

Een andere regel is dat je uitsluitend gegevens mag opzoeken die voor de betreffende functie relevant zijn. Foto’s van een bezoek aan een dancefestival door iemand die solliciteert als automonteur, zijn dat niet.

Verder moet je de sollicitant vooraf informeren over de wijze van screening. Zo weten alle kandidaten waar ze aan toe zijn en hebben sollicitanten die zo’n screening niet zien zitten, de gelegenheid om zich terug te trekken.

Check alleen social mediakanelen die zakelijk worden gebruikt

Zoals gezegd mag je niet zomaar neuzen in privéfoto’s op social media. Beperk je onderzoek daarom tot social media die uitsluitend voor zakelijke doeleinden worden gebruikt, zoals LinkedIn of Twitter, als iemand veel tweets verstuurt over zijn werkveld.

… en probeer geen toegang te krijgen tot afgeschermde delen

Verder is het verboden om te proberen toegang te krijgen tot afgeschermde delen van iemands social media-profiel. Een vriendschapsverzoek versturen, zodat je de volledige timeline van een sollicitant op Facebook kan bekijken, mag niet. En doe je dat toch, dan is de toestemming niet rechtsgeldig, aangezien sprake is van een afhankelijkheidsrelatie.

Check diploma’s

Zoals gezegd kun je niet blind vertrouwen op de informatie op een cv. Niet zelden zijn diploma’s of opleidingen verzonnen.

Om te achterhalen of een sollicitant wel over de juiste papieren beschikt, kun je hem of haar vragen om een digitaal uittreksel uit het diplomaregister. Hierin zijn diploma’s uit het hoger onderwijs vanaf 1996 geregistreerd, mbo-diploma’s vanaf 2007 en diploma’s voor het voortgezet onderwijs vanaf 2006.

Is de kandidaat in een eerder jaar afgestudeerd, vraag dan om het originele diploma te laten zien.

… en referenties

Een goede manier om meer te weten te komen over de capaciteiten van een sollicitant is door referenties na te bellen. Je krijgt dan een beter inzicht in de werkervaring, werkhouding en het karakter van de kandidaat.

Ook hiervoor geldt dat je vooraf toestemming moet vragen aan de sollicitant. Probeer als het even kan minimaal twee referenties te checken. Het kan namelijk gebeuren dat een (voormalige) werkgever een gekleurd beeld geeft, omdat deze belang heeft bij het vertrek of juist het behoud van de kandidaat.

Vraag bovendien goed door. Informeer bijvoorbeeld naar de sterke en zwakke punten van de kandidaat en vraag om concrete voorbeelden. Een andere goede vraag is of de referentie de kandidaat opnieuw zou willen aannemen. Is het antwoord volmondig ja, dan zit je waarschijnlijk goed. Maar komt er een aarzeling, wees dan op je hoede.

Neem de regie over de referenties

Een kandidaat draagt zelf referenties aan, maar je kunt hier als werkgever wel invloed op hebben, door specifieke wensen door te geven. Een voormalige werkgever heeft beoordelings- en functioneringsgesprekken gevoerd, en kan dus een goed algemeen beeld geven over het functioneren en de werkhouding van de sollicitant.

Maar je kunt ook vragen om een naam van een directe collega, die nauw met de kandidaat heeft samengewerkt. Dat kan een completer beeld geven.

Ik heb wat gevonden, wat nu?

Ben je op informatie gestuit die je wenkbrauwen doen fronsen, stel de kandidaat daar dan van op de hoogte en geef hem of haar de gelegenheid om een toelichting te geven. Bedenk ook dat er een kans is dat de informatie die je hebt gevonden niet klopt.

Overweeg de screening uit te besteden aan een externe partij

Je kunt de screening ook overlaten aan een onderzoeksbureau. Dat neemt je veel werk uit handen. Bovendien kent zo'n bedrijf de privacyregels en weet het precies waar je op moet letten.

Check wel of dit bureau beschikt over een keurmerk Particulier Onderzoeksbureau (POB) van de Nederlandse Veiligheidsbranche of de Branchevereniging Particuliere Onderzoeksbureaus.

Screening is nooit waterdicht

Hoeveel aandacht je ook hebt besteed aan een zorgvuldige screening, je moet wel beseffen dat het nog steeds mis kan gaan. Zorg er daarom voor dat je de risico’s op fraude of misbruik in je organisatie zo klein mogelijk houdt en ook goed toeziet op naleving van de regels.

Zo is een streng autorisatiebeleid voor functies waarbij werknemers toegang krijgen tot data van groot belang en is het vierogenprincipe bij belangrijke transacties geen overbodige luxe.

Lees meer over sollicitaties:

• Het Facebook-account van een sollicitant checken? Dat mag niet zomaar
• Met deze 5 kledingtips maak je een goede eerste indruk bij opdrachtgevers