Het moment dat je je eerste werknemer aanneemt is vaak een mijlpaal.
Naast dat het een feestelijk moment is, zorgt het misschien ook voor wat extra zorgen. Zo moet je vanaf dat punt verplicht een salarisadministratie bij gaan houden van de overheid. Op de website van de Belastingdienst vind je een stappenplan met hoe je een loonadministratie opzet, om te voldoen aan de fiscale eisen.
Maar, wil je dat wel zelf doen? Veel ondernemers vragen zich dus ook af: doe ik de loonadministratie zelf doen, of besteedt ik het uit?
Of je beter de salarisadministratie zelf kunt doen of dit beter kunt uitbesteden, hangt natuurlijk van een aantal factoren af. Heb je kennis van de regelgeving rond loonadministratie? Heb je veel of weinig personeel? En zie je wel of niet op tegen het papierwerk dat erbij hoort?
Salarisadministratie uitbesteden: waarom je voor deze optie wil kiezen
1. Het scheelt je tijd
Het is misschien een open deur, maar een administratiekantoor kan je een hoop tijd besparen. Doe je het zelf, dan ben je al snel een paar uur per maand bezig met het betalen van je werknemers. Die tijd zou je natuurlijk ook kunnen besteden aan andere zaken.
2. Je hoeft je geen zorgen te maken of alles wel klopt
Voor velen zal het een verademing zijn: door de administratie uit te besteden hoe je niet per se op de hoogte te zijn van de wetgeving rond loonadministratie. Deze veranderen namelijk nogal eens. Een salariskantoor is natuurlijk op dat gebied altijd up-to-date.
Bijkomend voordeel is dat je zo ook een het risico op eventuele boetes van de Belastingdienst verkleind. Je geeft immers de verantwoordelijkheid uit handen. Spreek vooraf wel duidelijk af wie waar verantwoordelijk voor is.
3. Je hebt support onder de sneltoets
Betaal je een externe partij om jouw loonadministratie te doen, dan zit hier meestal ook support bij inbegrepen. Mocht je werknemer een vraag hebben, dan kan deze direct terecht bij de loonadministrateur.
Redenen om de salarisadministratie níet uit te besteden
1. Wanneer je geld wilt besparen
Een salariskantoor kost je geld. Bij elkaar ben je al snel enkele honderden euro’s per jaar kwijt. Dat zit zo: de meeste partijen rekenen een vaste prijs per loonstrook. Vaak is dit zo rond de tien euro, exclusief btw. Daar komen dan nog opstartkosten bovenop én de kosten voor iedere nieuwe werknemer die je aanmeldt.
2. Je hebt minder overzicht
Het is vrij logisch: hoe meer taken je uitbesteedt, hoe minder je maandelijks zelf onder ogen ziet. Vind jij het fijn om regelmatig je administratie in te zien, dan kun je kiezen voor een kantoor met een online systeem. Zo kun je altijd inloggen om de stand van zaken te zien.
3. De verantwoordelijkheid ligt ergens anders
Het is een voor en nadeel van je salarisadministratie uitbesteden: het weggeven van de verantwoordelijkheid van een belangrijk administratief onderdeel van je bedrijf. Je wilt dus een partij vinden waarbij je er op kunt vertrouwen dat ze de administratie goed regelen. Dat kan een tijdrovende klus zijn.
Welke rol kan software spelen?
Voordat je een keuze maakt, is het goed om te weten dat er naast wel of niet uitbesteden nog een derde optie is. Je kunt ook zélf je loonadministratie doen met wat hulp. Zo zijn er salarispakketten die je helpen bij het salaris-proces.
Natuurlijk betaal je voor de software, maar de kosten zijn lager dan wanneer je de hele salarisadministratie uitbesteedt. De perfecte oplossing dus voor ondernemers die niet de hele administratie zelf willen doen, maar ook niet de hoofdprijs willen betalen om het uit te besteden.
Voordelen software salarisadministratie
Het voordeel van deze software is natuurlijk dat je de loonadministratie in eigen beheer houdt en niet afhankelijk bent van een derde partij. Maar er zijn meer voordelen. Zo scheelt het je een hoop tijd, doordat medewerkers zelf in het systeem een verlofaanvraag kunnen doen of een declaratie kunnen indienen. En is het tijd voor een evaluatiegesprek of contractverlenging, dan krijg je daar automatisch een melding van.
De kans op fouten is met deze software ook een stuk kleiner. Voer je iets foutief in, dan geeft de software direct een foutmelding. Aangezien de berekening van het salaris is geautomatiseerd, gaat ook de betaling aan je werknemers soepel en snel. In de meeste gevallen kun je salarissoftware koppelen aan andere oplossingen. Denk aan je boekhoudprogramma of je software voor urenregistratie.