Kleine lettertjes, contracten, algemene voorwaarden, de meeste ondernemers maak je er absoluut niet blij mee. Hun valkuil: ‘het zit wel goed’. Dat is levensgevaarlijk, zeker in de huidige claimcultuur, blijkt uit mijn gesprek met collega Hans Brankaert, expert op gebied van aansprakelijkheid.
Hans Brankaert
Neem die toeleverancier in de tomatenindustrie. Dit bedrijf leverde aan tomatentelers slangetjes voor een systeem van druppelbevloeiing in kassen. Door een technische fout met die slangetjes mislukte complete tomatenoogsten. Deze leverancier was volgens zijn eigen leveringsvoorwaarden niet aansprakelijk, dus zijn verzekeraar keerde niet uit. Gevolg: het bedrijf ging ten onder aan torenhoge schadeclaims.
Contracten nog up-to-date?
Gelukkig weten de meeste ondernemers dat ze periodiek moeten kijken naar hun bedrijfsrisico’s. Maar vaak vergeten ze om te checken of hun leveringsvoorwaarden en contracten nog wel up-to-date zijn. Of die nog aansluiten op de activiteiten van hun bedrijf en op veranderde wetgeving.
Hoe komt dat? Ze zijn vaak teveel gericht op het sluiten van de deal. Of bang om de klantrelatie te schaden met ‘gezeur over contracten’. Die verklaring hoorde ik van risicodeskundige Hans Brankaert, tijdens het seminar ‘Contractmanagement en aansprakelijkheid’, dat Interpolis in oktober organiseerde voor zakelijke klanten.
Onderhandel over de voorwaarden
Na afloop sprak ik Brankaert over zijn praktijkervaringen. Zijn definitie van goed contractmanagement: ‘Leg zorgvuldig vast wat je afspreekt met leveranciers, afnemers en andere ketenpartners. We vinden het heel normaal dat je onderhandelt over prijzen en hoeveelheden; waarom dan niet ook over aansprakelijkheden over en weer?’
Een ander misverstand is dat menigeen denkt dat algemene voorwaarden in steen zijn gehouwen. ‘Dat is helemaal niet zo, je kunt er prima over onderhandelen. Maar bijna niemand weet dat. Ik zag laatst een contract met daarin de voorwaarde dat risico van opzettelijk veroorzaakte schade zou moeten worden verzekerd. Maar dat mag helemaal niet in Nederland. Dus over zo’n voorwaarde kan je absoluut onderhandelen’, zegt Brankaert.
Check standaard leveringsvoorwaarden
Veel bedrijven denken dat ze kunnen volstaan met de standaard-leveringsvoorwaarden van hun branche-organisatie. Maar die zijn vaak niet voldoende, alleen maar bedoeld ter bescherming van de eigen leden. Zo hanteren 34.000 bedrijven in de metaalsector de leveringsvoorwaarden van hun ondernemersorganisatie, de Metaalunie.
Daarin staat de standaardbepaling dat de leverancier ‘af fabriek levert’. Veel afnemers realiseren zich niet wat dat betekent, constateert Brankaert: ‘Namelijk dat zij de risico’s dragen zodra de goederen hen ter beschikking staan bij hun leverancier.
Gaat er dan iets mis bij het transport, bijvoorbeeld bij het laden of lossen, dan draai jij als afnemer op voor de schade. De les: realiseer je wat er precies in contracten staat, en overleg desgewenst met je zakenrelatie over aanpassingen.’
Weet waarvoor je tekent
Of neem het huren van werkmaterieel. Voor veel bedrijven veel goedkoper dan het kopen van een dure machine. De meeste huurders controleren niet wie verantwoordelijk is voor het verzekeren van dat materieel, zegt Brankaert.
‘Ze gaan er voor het gemak vanuit dat de verhuurder dat wel geregeld heeft. Maar vaak is dat niet zo. Wat de verhuurder aan verzekeringen heeft geregeld en waarvoor jij als huurder moet zorgen, verschilt per verhuurbedrijf.’ Wat te doen?
Voorkom onduidelijkheid bij schade en lees de voorwaarden in het contract van de verhuurder zorgvuldig door. En vraag hem bij twijfel om uitleg, zodat je weet waarvoor je tekent.
Schade met een geleende vorkheftruck
Nog erger is als er helemaal geen contract is, vertelt Brankaert: ‘Bijvoorbeeld omdat de buurman op het industrieterrein even jouw vorkheftruck leent om een vrachtwagen te lossen. Je stuurt jouw chauffeur met die truck naar de buurman. Stel dat hij een deel van de kostbare lading van de lepels laat vallen. Wie is er dan verantwoordelijk voor die schade? Tip: stel in zo’n geval altijd een leenovereenkomst op.’
Geen copy paste van internet
Rond leveringsvoorwaarden gebeuren sowieso opmerkelijke dingen. Soms zijn het niet meer dan van internet geplukte, aan elkaar geplakte teksten van andere bedrijven. ‘Dan staan er bijvoorbeeld voorwaarden in, die helemaal niet relevant zijn voor de sector. Of die, mocht een geschil voorkomen, nooit stand houden bij een rechter.’
Kortom: knutsel nooit zelf algemene voorwaarden in elkaar. Het beste is om leveringsvoorwaarden niet alleen op de website te publiceren maar ze fysiek aan een zakenrelatie te overhandigen. Nog beter: ze vervolgens voor akkoord te laten ondertekenen.
Een laatste tip van Brankaert: laat al je contracten en leveringsvoorwaarden, net als je auto of cv-ketel, geregeld checken. Liefst door een gespecialiseerde jurist. Dat kan ook online, bijvoorbeeld met de Interpolis Algemene VoorwaardenCheck.
Raymond van der Heide is risicodeskundige van Interpolis. In een reeks bijdragen laat hij bedrijven zien hoe ze doordacht kunnen omgaan met risico’s. Interpolis is partnerexpert van Z24.
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl