Je wil eigenlijk werken aan een belangrijk voorstel voor een nieuwe klant, maar je krijgt niets gedaan. Heb je net een zin op papier, denk je er opeens aan dat je in de supermarkt melk moet halen en dat je dat nú op je boodschappenlijstje moet zetten.

Of concentreren lukt simpelweg niet, omdat collega’s de hele tijd met elkaar praten. Hoewel jij het gesprek totaal niet interessant vindt, weet je inmiddels wel precies hoe de dochter van je collega het vond om voor de eerste keer naar school te gaan.

Als je door dit soort dingen niet goed aan je werk toekomt, ben je misschien geneigd om externe oorzaken daar de schuld van te geven, zoals je collega’s. Of je probeert juist krampachtig om wel te werken door jezelf te verbieden het boodschappenlijstje bij te werken. Waardoor je vervolgens de rest van de middag aan die melk blijft denken.

Maar als je geconcentreerd wil werken, kun je dat beter heel anders aanpakken. Dat zegt Mark Tigchelaar tegen Business Insider. Hij is neuropsycholoog en in april verscheen zijn nieuwe boek: Focus AAN/UIT. In het boek beschrijft hij dat het managen van je eigen concentratie belangrijker is voor je productiviteit dan het managen van je tijd.

“Er zijn vier grote concentratielekken”, vertelt hij. “Als het je lukt om die te dichten, heb je controle over je concentratie en dus controle over je dag. Je krijgt veel meer gedaan.” Dit zijn ze:

1. Te weinig prikkeling

Volgens Tigchelaar zijn onze hersenen ontzettend efficiënt. Veel mensen denken daarom dat we maar een klein deel van onze hersencapaciteit gebruiken als we met iets bezig zijn, maar dat is niet waar.

"Je gebruikt altijd de volle 100 procent en juist dat is de reden dat je snel bent afgeleid. Bij een gemiddelde taak, zoals met een collega praten, gebruik je maar 20 procent van je hersencapaciteit. Je hersenen gaan vervolgens op zoek naar manieren om de resterende 80 procent te gebruiken."

Die 80 procent gebruik je bijvoorbeeld om na te denken over je boodschappenlijstje, maar ook om geluiden uit je omgeving op te pikken. Als er buiten een auto voorbijrijdt, merk je dat op dankzij die overgebleven capaciteit.

Waarschijnlijk probeer je die overgebleven capaciteit ook weleens bewust op te vullen. Als je bijvoorbeeld op de terugweg van vakantie erg moe bent en toch nog een halfuurtje moet rijden, vraag je misschien wel aan je partner om tegen je te blijven praten. Zo voorkom je dat je in gedachten verzeild raakt en minder goed op het verkeer let.

En dat is precies de manier om ervoor te zorgen dat je tijdens je werk ook geconcentreerd blijft, zegt Tigchelaar. "Als je minder last wil hebben van die overgebleven hersencapaciteit, is het doel om de taak waarmee je bezig bent uitdagender te maken. Als je een saai boek leest, kun je bijvoorbeeld je best doen om een fractie sneller te lezen. Maar je kunt ook een realistische, maar uitdagende deadline voor jezelf stellen, zodat je iets sneller werkt dan normaal."

Het is ook een optie om te multitasken, door bijvoorbeeld tijdens een telefoongesprek een rondje te wandelen of door met een paperclip te spelen tijdens een vergadering.

"Doordat de taak uitdagender wordt, maak je meer van het hormoon noradrenaline aan. Het effect daarvan kun je vergelijken met een goed kopje koffie." Daardoor kom je in een flow terecht en wordt het makkelijker om geconcentreerd te werken.

2. Interne afleiders

Dan dat pak melk dat je moet kopen: dat is een interne afleider, zegt Tigchelaar. Je brein kan analytisch, creatief of emotioneel werken, maar kan zich ook op je mentale to-do-lijst richten en op fysieke ongemakken. Als je werkt, gebruik je het liefst het analytische deel van je brein. Maar als je veel onafgeronde taken hebt - zoals het kopen van die melk - blijven die als een boomerang terugkomen in je hoofd.

Datzelfde gebeurt als er in je privéleven iets speelt. "Je emotionele brein richt zich dan daarop, waardoor je meer gaat piekeren. En als je fysieke prikkels hebt, als je bijvoorbeeld naar de wc moet, zal je brein zich daarop blijven richten totdat je dat gedaan hebt." Dat is irritant, want jij wil gewoon analytisch werken. "Dit soort behoeften zorgen ervoor dat je IQ tijdelijk met wel 10 punten daalt."

De oplossing? Voorzie in de behoeften van je brein. Ga even naar het toilet, eet een broodje en maak een boodschappenlijst als je die melk niet uit je hoofd kunt krijgen. Ben je aan het piekeren? Ga dan gewoon een rondje lopen of rooster een piekerkwartiertje in. "Dan schrijf je alle twijfels en irritaties op en noteer je per punt wat je kunt veranderen en wat je kunt accepteren, want dat zijn je enige opties. Daardoor worden die twijfels en irritaties tastbaarder en misschien wel minder onoverkomelijk dan je in eerste instantie dacht."

Tot slot: accepteer dat je niet productief én creatief tegelijkertijd kunt zijn. Creatieve gedachten komen in je op als je even niets aan het doen bent, als je bijvoorbeeld onder de douche staat, en dus niet als je onder hoge druk aan die deadline aan het werken bent. Moet je wel creatief zijn voor een taak op je werk? Kijk dan een paar minuten uit het raam, ga een rondje lopen of doe de afwas van de lunch. Waarschijnlijk krijg je dan de beste ideeën.

3. Te weinig brandstof en energie

Als je weleens een xtc-pil hebt geslikt weet je dat daar heel veel geluksstofjes door worden vrijgemaakt. Op het moment zelf is dat leuk, maar in de dagen erna heb je een dip omdat je geluksstofjes op zijn. Als je een hele dag werkt zonder pauze te nemen, heeft dat hetzelfde effect. Je gebruikt dan veel van de brandstof die je nodig hebt om productief te zijn, maar daar heb je de volgende dag minder van.

Tigchelaar: "De twee stofjes die je nodig hebt om productief te werken zijn de neurotransmitters noradrenaline en acetylcholine. Die raken op een gegeven moment op en dat zorgt ervoor dat je productiviteit verdampt als sneeuw voor de zon. Dan heb je misschien de neiging om toch nog even door te gaan met werken, en technisch gezien kan dat, maar dan teer je in op je reserves en heb je later een grote productiviteitsdip."

De oplossing is om regelmatig te pauzeren en om dat ook goed te doen. "Je brein pauzeert alleen als je er geen nieuwe informatie in stopt. Door je Instagram-tijdlijn scrollen is dus geen pauze en een filmpje op YouTube kijken ook niet. Een pauze is alleen een pauze voor je brein als je met je gedachten afdwaalt." Tijdens de lunch met collega's over koetjes en kalfjes praten is dus een prima pauze, maar als het over werk gaat niet. Maar ook - daar zijn ze weer - een rondje wandelen en uit het raam kijken zijn goede pauzes.

4. Externe prikkels

Dan het laatste concentratielek: externe prikkels. Dat zijn bijvoorbeeld je e-mail, kletsende collega's en die blaffende hond buiten. "Dit vind ik zelf het minst belangrijke concentratielek", zegt Tigchelaar. "Dit leidt je namelijk alleen af als je de andere drie lekken niet op orde hebt. Als je voldoende pauze hebt genomen, je interne afleiders op orde hebt en ervoor zorgt dat je je brein voldoende prikkelt, heb je een stuk minder last van je collega's en lukt het je al makkelijker om je te concentreren."

Heb je wel veel last van externe prikkels? Dan kun je een noise-cancelling koptelefoon overwegen, of je kunt afspraken maken met je collega's. "Ik heb weleens bij een bedrijf afgesproken dat er stilteblokken moesten komen op dinsdagochtend. Tussen 10 en 12 uur zijn er daar geen overleggen, telefoontjes of gesprekken, zodat iedereen geconcentreerd kan werken."

En word je afgeleid door je mail? Zet die dan gewoon uit. Als het belangrijk is dat je wel regelmatig je mail checkt, stel je tijdelijk een autoreply in waarin je laat weten dat je een paar uur geconcentreerd wil werken maar voor urgente zaken telefonisch bereikbaar bent.

Door op die manier alle grote zaken die jou afleiden aan te pakken, kun je voortaan geconcentreerd werken.

Lees meer over productiviteit: