- Productiviteitsexperts leggen uit hoe zij hun agenda inzetten om efficiënter te werken
- Een van hen beschrijft hoe hij zijn werkweek van 100 naar 35 uur bracht.
- “Als ik alle afleidingen elimineer en scherp ben in het gebruik van mijn tijd, krijg ik alles gedaan.”
Er zijn verschillende soorten agenda’s: ouderwetse papieren schriften, bullet journals, platforms als Trello of apps zoals Google Calendar. Allemaal bedoeld om je dagen zo productief en overzichtelijk mogelijk te maken.
Hoe je een agenda gebruikt, is echter voor iedereen anders. En bovendien niet altijd even efficiënt of effectief.
Business Insider sprak met drie productiviteitsexperts over hoe zij het meeste uit hun tijd halen. Dit zijn hun tips voor maximale productiviteit.
1. Maak plaats voor de moeilijkste taken
Fadeke Adegbuyi, senior marketing manager bij productiviteitsapp Doist, pleit ervoor om ruimte in je agenda te maken voor ‘deep work‘. Het begrip van schrijver Cal Newport voor “activiteiten die uitgevoerd moeten worden in een geconcentreerde staat, vrij van afleidingen, en die onze cognitieve vaardigheden tot het volste benutten”.
"Dingen gedaan krijgen komt neer op twee belangrijke zaken", vertelt Adegbuyi. "Zorg ervoor dat je niet afgeleid wordt en bereik een staat van flow. Ik ben een ochtendmens en voel me het meest productief in de ochtenden. Daarom is dit het dagdeel waarin ik het meeste doe."
De belangrijkste taken die 'deep work' nodig hebben, moet je leren herkennen. Train je erop die tijd ook echt vrij te maken, adviseert Barnaby Lashbrooke. Hij is de oprichter van virtuele assistent Time Etc.
"Ik hou mijn middagen vrij voor grote projecten of voor taken waar ik tijd nodig heb om na te denken en te plannen", vertelt Lashbrooke. "Zoek uit wanneer je je beste werk doet en plan daar je dag omheen."
2. Bedenk: niet elke taak is belangrijk genoeg om in je agenda genoteerd te worden
Lashbrooke's volle dagelijkse takenlijst zie je niet terug op zijn kalender. Hij gebruikt de Eisenhower Matrix, een methode om taken te prioriteren op basis van hoe urgent ze zijn.
"Voor ondernemers of leiders betekent 'belangrijk' iets wat je helpt om korte- en langetermijndoelen te behalen", vertelt hij. "Alles wat niet urgent en belangrijk is, is een verspilling van tijd."
Met deze techniek bracht Lashbrooke zijn werkweek terug van 100 naar 35 uur. Die gewonnen 65 uur gebruikt hij nu om meer tijd door te brengen met zijn drie jonge kinderen, vertelt Lashbrooke.
3. Maak een 'master list' van alles, en kies per dag taken die je ook echt uitvoert
Chloe Leibowitz is de mede-oprichter van We Are Tabono en een lifecoach die zich specialiseert in het helpen van ondernemers. Zij maximaliseert haar productiviteit door al haar taken – groot en klein – op een hoop te gooien. Ze maakt een hoofdlijst en kiest daar iedere dag een paar taken uit die ze op de agenda zet voor die dag.
"Ik werk graag met een hoofdlijst om te voorkomen dat ik mezelf overweldig", legt Leibowitz uit. "Ik kan duidelijk zien welke taken onderdeel zijn van projecten en kan ze zo uitkiezen dat ik ze ook op die dag kan afronden."
In tegenstelling tot de meeste mensen, gebruikt Leibowitz een papieren agenda. Ze schrijft een zogeheten 'bullet journal' om haar taken bij te houden en in te plannen. "Apps vergeet je makkelijk. Papier kan veel mensen helpen om dingen bij te houden."
4. Blok tijd voor taken en overschat de tijd die je nodig hebt...
Een andere techniek die expert Adegbuyi gebruikt is tijd reserveren in de agenda. Ze maakt blokken tijd vrij voor specifieke activiteiten. "Ik weet precies wat ik doe tussen 8 uur 's ochtends en 2 uur 's middags. De truc is om meer tijd vrij te maken voor deze taken dan je aanvankelijk denkt nodig te hebben."
Dit inplannen vraagt de nodige flexibiliteit, zegt Adegbuyi. "Maar het zorgt ervoor dat je jezelf niet overbelast. Plan anderhalf uur in voor een taak van een uur."
5. ...maar gebruik ook 'time boxing' om jezelf te dwingen taken af te ronden die te lang duren
Om haar dagelijkse to-do-lijst af te werken gebruikt Leibowitz een bijzondere methode: time boxing. Het broertje van tijd inblokken op je agenda.
Beide technieken maken gebruik van het reserveren van tijd voor bepaalde activiteiten. Maar waar blokken je de benodigde tijd geeft, maakt 'boxen' de tijd die je gebruikt beperkt. Dus lukt het je niet de taak af te ronden in de geblokte tijd, dan laat je die liggen en ga je verder met de volgende ingeplande activiteiten.
"Je kunt de meeste dingen afronden in minder tijd dan je denkt, als je jezelf maar niet laat afleiden door telefoons, e-mails of notificaties."
6. Gebruik je agenda als een push-bericht
Lashbrooke van Time Etc gebruikt Google Calendar als een altijd aanwezige to-do-lijst. "Aangezien je notificaties kunt inbouwen en Google Calendar kan delen, heeft het veel potentie als productiviteitstool", zegt hij.
"Mijn agenda geeft me vijf minuten voor een taak een waarschuwing. Dat geeft me genoeg tijd om een glas water te drinken, mezelf comfortabel te maken op mijn werkplek en ervoor te zorgen dat ik niet afgeleid word", legt Lashbrooke uit. "Een tweede waarschuwing laat me weten dat ik kan beginnen, en de volgende geeft aan dat ik kan stoppen of een pauze nemen."
"Als je dag zo is uitgestippeld, dan kan je ook veel realistischer zijn over wat je kunt bereiken."
[activecampaign form=20]