Zo ziet een dag van een persoonlijke assisent van ultrarijke miljardairs eruit

Als je heel rijk bent, kun je het je veroorloven om je niet druk te maken over zaken als het organiseren van je 15-jarige huwelijksjubileum. Althans, als je een personal assistant hebt.

Een bedrijf dat persoonlijke assistenten inzet voor de superrijken is Insignia, dat ook een vestiging heeft in New York. Het bedrijf is van Europese origine en heeft zich onlangs gevestigd in de Verenigde Staten om zijn Amerikaanse klanten beter te kunnen bedienen.

De meeste klanten gebruiken de diensten van Insignia om reizen te boeken, vertelt directeur Richard Lewis van de Amerikaanse tak, aan Business Insider. Maar het bataljon aan persoonlijke assistenten van het bedrijf kan allerlei verzoeken van klanten afhandelen. En dat doen de PA’s dan ook.

Jennifer, één van de personal assistants van Insignia New York, staat bijvoorbeeld om 7 uur ’s ochtends op en is een halfuur vóórdat de werkdag begint op kantoor. Haar werkzaamheden variëren van het kopen van het ophalen van een horloge en bontjas tot het regelen van helikopters.

Dit is een dag uit het leven van Jennifer:

Jennifer wordt om 7 uur wakker en is om 8 uur de deur uit.

Ze nuttigt een licht ontbijt voor ze deur uitgaat, áls ze ontbijt. “Ik eet alleen wat Griekse vanilleyoghurt of een banaan, als ik heel toevallig boodschappen heb gedaan,” vertelt Jennifer aan Business Insider.

Ze legt de afstand van haar huis naar het kantoor in Lower Manhattan af in ongeveer 25 tot 30 minuten met de metro.

Hoewel haar werk eigenlijk pas om 9.00 uur begint, probeert Jennifer er elke ochtend om 8.30 te zijn. Ze gebruikt dat eerste halfuur om haar e-mails te lezen en koffie voor zichzelf te halen.

“Collega’s druppelen tussen half negen en 8.59 uur binnen. Maar om één over negen ben je te laat, omdat de ochtendvergadering elke dag stipt on negen uur begint”, vertelt ze aan Business Insider.

De ochtendvergadering is een dagelijkse meeting van alle werknemers, inclusief het hogere management.

Op dit moment heeft Insignia zo’n tien werknemers op het kantoor in New York. Die doen verschillende dingen zoals de coördinatie en afhandeling van verzoeken van klanten.

Het eerste verzoek dat Jennifer krijgt, gaat om het ophalen van een cadeau bij juweliersketen Cartier.

De transactie vindt plaats in Cartier's VIP room, een privéruimte voor klanten die graag wat privacy hebben tijdens het kopen van sieraden.

Het 'zeer bijzonder horloge' is een cadeau van de klant voor zijn vrouw omdat ze 15 jaar zijn getrouwd.

Vervolgens gaat Jennifer naar de Polo Bar om een reservering voor die avond te bevestigen.

De Polo Bar is het eerste restaurant van ontwerper Ralph Lauren in New York, en wordt gezien als een van de populairste en meest exclusieve restaurants van de stad. Het chique Midtown-restaurant op East 55th Street serveert klassieke Amerikaanse gerechten en is sinds januari 2015 geopend.

Sierra Tishgart van de website Grub Street zei kort na de opening dat het restaurant het meest strikte en irritante beleid van New York heeft.

"Tenzij je een bekende VIP bent, is het bijna onmogelijk om een tafel te krijgen - of zelfs maar een kruk aan de bar. Alleen al om de Polo Club binnen te komen, moet je gereserveerd hebben", schreef Tishgart. "En als je belt voor een tafel, is er  een wachtlijst van minstens een maand."

De agenda van Jennifer voor die dag: de favoriete tafel van haar cliënt bij de Polo Bar bevestigen zodat deze daadwerkelijk beschikbaar is. Het gaat om een "corner booth met ronde tafel, een beetje achterin en weg van de drukte omdat de cliënt en zijn vrouw “er niet van houden om dicht bij de keuken of openslaande deuren" te zitten.

Jennifer bestelt ook alvast een fles Dom Perignon, de favoriete champagne van mevrouw.

Na de stop bij de Polo Bar gaat ze terug naar kantoor.

Op de terugweg naar het kantoor van Insignia gaat Jennifer even langs de Starbucks. Haar middagkoffie is een "must", vertelt ze Business Insider. Ze bestelt altijd een hot grande drip coffee met extra amandelmelk.

Jennifer kan het project voor de derde klant die dag vanuit kantoor regelen.

Ze moet opzoek naar de 'de hipste skiresorts' in Japan voor een reis van een klant.

Japan is de afgelopen jaren een populair alternatief geworden voor de Alpen. Het grootste resort van het land is Niseko, een gebied op Hokkaido (het meest noordelijke en op één na grootste eiland van Japan) dat bekend staat om de consistentie en kwaliteit van poedersneeuw tijdens het winterseizoen.

Niseko is een opkomende hotspot en het "Aspen van Japan", schreef Marissa Perino van Business Insider in februari. Het skigebied zit vol met luxe chalets en een aantal bekende luxehotels hebben plannen om zich er te vestigen.

Vervolgens gaat Jennifer naar Bergdorf om een jas op te halen.

De ontvanger van het verrassingsreisje naar de sneeuw moet natuurlijk wel warm blijven op skivakantie. Jennifer kiest uit naam van de klant voor een bontjas van 4.000 dollar (3.600 euro).

Met de huwelijkscadeaus van Cartier en Bergdorf op zak vertrekt Jennifer naar een helikopterplatform op Manhattan van het bedrijf Blade, waar ze de cadeaus aan de klant overhandigt.

Blade is een app waar gebruikers helikoptervluchten kunnen huren voor korte afstanden. Dit is een populaire manier van reizen voor Insignia’s superrijke clientèle.

Het is inmiddels laat in de middag en Jennifer gaat terug naar kantoor.

Er is een vergadering met andere PA’s en de rest van het team om te brainstormen over 'speciale verzoeken' van klanten. Insignia’s PA’s hebben veel contact met elkaar, zodat verzoeken van klanten op de beste manier worden opgelost. Maar er is altijd één hoofdassistent per klant die het verzoek in goede banen leidt.

Na de vergadering trekt Jennifer een nette outfit aan en vertrekt ze naar het Plaza Hotel voor een privé-evenement van een klant.

Het evenement, dat van 19.30 uur tot 21.30 uur duurt, vindt plaats in de Rose Bar van het Plaza Hotel - een ‘favoriete’ locatie volgens Jennifer. Ze is erbij om te zorgen dat het evenement van de klant soepel verloopt.

Naast het assisteren bij evenementen voor klanten, organiseert Insignia ieder seizoen ook eigen evenementen voor haar leden.

"De evenementen voor leden worden eens per seizoen gehouden. Onze klanten reizen veel, daarom houden we de evenementen wanneer de meeste klanten in New York zullen zijn", vertelt Jennifer aan Business Insider.

"De locatie verandert elke keer. Insignia heeft momenteel een vrij klein klantenbestand, onder meer vanwege de exclusiviteit. Zo'n 12 tot 15 klanten van Insignia komen samen met hun echtgenoten en gasten. Verder zal ook het merendeel van de Insignia-medewerkers van het kantoor in New York aanwezig zijn", aldus Jennifer.

Tijdens het evenement moet Jennifer even de gang op om een dringend verzoek van een klant te behandelen.

And it is a wrap! Nadat het evenement is afgerond, wordt het tijd voor Jennifer om naar huis te gaan.