Microsoft heeft een nieuw kantoor. Of beter gezegd: vernieuwd. Want de Nederlandse tak van de Amerikaanse softwarereus is nog steeds gevestigd op het Schipholterrein.
Maar het interieur is de afgelopen tien maanden volledig op de schop gegaan. De werkvloer is flink verkleind, werkplekken zijn opnieuw ingericht en twee derde van het gebouw is nu toegankelijk voor klanten en partners.
“Dit is het tastbare gedeelte van de transformatie die we als Microsoft zelf doormaken”, zegt René van Haaster, directeur Enterprise Solutions bij het techconcern.
Tien jaar geleden omarmde Microsoft Nederland het nieuwe werken, waarmee vaste werkplekken en -tijden verdwenen. Internet maakte het mogelijk voor werknemers om ook op afstand samen te werken.
Maar na een decennium was het tijd om die aanpak tegen het licht te houden. Daarbij speelden twee factoren een rol: het leasecontract van het huidige pand liep af en werknemers gaven in enquêtes aan dat de werk-privébalans verstoord was.
"Dat laatste was echt een issue. In ons tevredenheidsonderzoek scoorden we daar het laagst op in tien jaar tijd", aldus Van Haaster. "Het was hoog tijd voor een nieuwe formule. Daarbij gaat het niet om het nieuwe werken, maar om het samenwerken, met collega's, partners of klanten."
Business Insider mocht alvast een kijkje nemen in het vernieuwde kantoor, dat op 29 november officieel wordt geopend. De werkvloer, die samen met designstudio D/Dock is ontwikkeld, laat zien hoe Microsoft denkt over werken anno 2018, compleet met stiltezones, gezamenlijke ruimtes en sensoren in het plafond om werknemers te volgen.
Welkom bij Microsoft Nederland! Op tien minuten wandelen van de Schiphol-terminals staat het Nederlandse kantoor van de Amerikaanse techgigant.
Wat bij binnenkomst meteen opvalt, is de openheid. Eerder stonden er toegangspoortjes en moesten bezoekers zich melden bij een balie, nu is er een demoruimte met Surface-apparaten en kunnen gasten meteen doorlopen.
"We zijn open qua technologie en willen dat ook op ons kantoor uitstralen", zegt René van der Vlugt, die de afgelopen twee jaar de digitale transformatie van Microsoft heeft geleid.
Het aantal vierkante meters voor werknemers is fors verkleind, van 9.000 naar 2.000. De rest van het gebouw is nu toegankelijk voor klanten en partners. Van der Vlugt: "Twee derde is een open gebied. Wel met beveiliging, zodat we weten wie er binnen is."
In de trap is het motto van Microsoft te lezen: 'Empower every person and every organization on the planet to achieve more.' Diezelfde zin is in braille op de trapleuning aangebracht.
Klanten en partners staan centraal, is de boodschap van Microsoft. Daarbij is samenwerken cruciaal. Om dat in de bedrijfscultuur te verankeren, deden medewerkers begin dit jaar mee aan een proef.
Op 6 januari, bij de start van de verbouwing, ging het kantoor bij Schiphol tien weken lang dicht. Het personeel deed zijn werk bij klanten of partners, of in de flexibele kantoorruimtes van Spaces, waar Microsoft een samenwerking mee heeft.
"Het was een experiment. We werden echt gedwongen om na te denken over hoe we onze tijd indelen", zegt Hans van der Meer, die al 28 jaar bij Microsoft werkt. Uit de proef bleek ook dat het ook in 2018 nog best handig is om een kantoor te hebben. "Nieuwe werknemers die in die periode begonnen waren soms de weg kwijt", aldus Van der Meer.
Ga boven aan de trap links en je komt uit bij de kantine. Hier kunnen bezoekers en werknemers een kop koffie halen...
... iets uit de koeling pakken...
... of een warme maaltijd opscheppen. Microsoft-personeel krijgt uiteraard korting.
In het plafond zijn sensoren verwerkt (nu nog afgeplakt) van de Amsterdamse startup bGrid. Die moeten van het gebouw een 'smart building' maken.
De sensoren kunnen bepalen waar werknemers zijn door bijvoorbeeld hun smartphone te volgen. Dit is uiteraard niet verplicht; medewerkers kunnen zelf aangeven of ze hieraan mee willen doen.
De trackingfunctie maakt het makkelijker om een collega te vinden als je iets met diegene wil overleggen. En Microsoft kan bepalen of het gebouw optimaal benut wordt. "Als je een grote ruimte hebt en je ziet dat er altijd maar twee mensen zitten, dan kun je daar iets aan veranderen", zegt René van der Vlugt.
Deze Internet of Things-toepassing kun je koppelen aan bijvoorbeeld het schoonmaakrooster. Als een vergaderzaal een paar dagen niet is gebruikt, kunnen de schoonmakers die ruimte overslaan.
En je kunt voorspellingen doen over hoe druk het wordt in het gebouw, waarbij je rekening houdt met onder meer de weersverwachting, het aantal kilometers file en hoeveel ruimtes er zijn geboekt. Komen er weinig werknemers naar kantoor? Dan hoeft het kantinepersoneel 's ochtends minder uit de koeling te halen en ga je voedselverspilling tegen.
Het tracken is niet beperkt tot mensen. Je kunt ook stoel en tafels taggen om te volgen hoe ze worden gebruikt, of wanneer ze onderhoud nodig hebben.
Volgens Van der Vlugt zijn er nog veel meer mogelijkheden om met de data van de sensoren de kantooromgeving slimmer te maken.
"De werkplek moet een soort persoonlijke assistent voor de bezoeker zijn. De ervaring moet zijn alsof je een vliegtuig binnenkomt", zegt hij. Daarmee bedoelt hij dat jouw werkplek weet wie je bent, wat jouw voorkeuren zijn en zorgt dat je meteen in jouw eigen digitale omgeving aan de slag kunt.
Microsoft wil ook de hoeveelheid licht, temperatuur, luchtvochtigheid en CO2-gehalte constant in de gaten houden om de werkomgeving zo gezond mogelijk te houden.
Microsoft is tien jaar geleden overgeschakeld op het nieuwe werken. Werknemers zijn er inmiddels op ingesteld dat ze geen vaste plek hebben. In het vernieuwde kantoor is dat concept verder uitgewerkt.
In Nederland werken bijna duizend mensen voor Microsoft, maar die zijn lang niet altijd op het hoofdkantoor bij Schiphol. Normaal gesproken zijn er 250 tot 300 mensen binnen, met een piek rond de 500.
Het herontworpen gebouw heeft 980 werkplekken. Dat betekent dat iedereen altijd een bureau of tafel kan vinden, in tegenstelling tot bij sommige ministeries van de overheid. Het digitale systeem kan werknemers naar de dichtstbijzijnde vrije werkplek leiden.
Microsoft-medewerkers hebben twee verdiepingen tot hun beschikking. Die zijn verbonden door een bijzondere trapruimte.
Het dak had vroeger een groot raam, waardoor veel licht naar binnen viel. Maar nu heeft Spaces een vestiging bovenop het gebouw. Om toch iets van het buitengevoel te behouden, heeft Microsoft beeldschermen in het plafond geplaatst. Het bedrijf experimenteert nu met verschillende projecties, waarmee ze de sfeer van de buitenwereld proberen op te roepen.
Onder aan de trap bevindt zich een ademende muur, met echte planten en verticaal irrigatiesysteem.
Beide etages zijn verdeeld in drie zones. De 'social hub' is een soort gemeenschappelijke koffiekamer, bedoeld om tussendoor tot rust te komen.
Microsoft heeft geprobeerd om het stressniveau bij werknemers te verlagen. "Je krijgt tegenwoordig constant notificaties. En er is meer data, dus moet je ook meer beslissingen nemen", zegt Van der Vlugt. "De oplossing hebben we deels gezocht in technologie, deels in de inrichting van de ruimte."
In de social hub kunnen werknemers lunchen en een kop koffie drinken. "Waarschijnlijk gaan we hier ook muziek draaien in de toekomst", aldus Van der Vlugt.
De koffie komt uit een soort Quooker. Geef op de iPad (!) aan wat voor soort je wilt en de koffie komt uit de kraan.
De koffiekraan is een TopBrewer van het Deense bedrijf Scanomat. In Nederland wordt deze elegante koffiemachine verkocht door TopBrewer Nederland, een initiatief van Brandsma Koffie uit Bolsward. Het prijskaartje is minimaal 12.000 euro.
Microsoft moedigt werknemers aan om hun eigen mok mee te nemen, want dat is beter voor het milieu. Dat mag er eentje uit het keukenkastje thuis zijn, maar op de vierde verdieping zijn ook herbruikbare bekers te koop van Ecoffee en Stojo.
En als je dan toch groen bezig bent, scheid dan gelijk het afval.
De 'collaboration room' heeft verschillende type werkplekken. Je kunt zitten aan een tafeltje op deze enorme bank...
... of aan een lange tafel met meerdere mensen.
Moet je overleggen met collega's? Dan boek je een vergaderruimte voor een uur of twee.
Bellen kan in speciale hokjes.
En als je je echt even wilt afsluiten, kruip je in een van deze geluidsdichte 'cocons'. Wees gerust: er is airconditioning.
Het idee is dat mensen een plek zoeken die past bij hun activiteit. "Je deelt je werkdag in in blokken. Eerst twee uur hier zitten en focussen, dan daar twee uur overleggen", zegt Van der Vlugt. "Dat werkt heel goed, omdat je iedere keer bewuste keuzes maakt over hoe je je tijd besteedt."
Flexwerken is volgens Van der Vlugt alleen efficiënt als je met elkaar duidelijke afspraken maakt. Dat noemt Microsoft de 'rituals'. Er is grote sociale controle. Houdt iemand in z'n eentje een vergaderruimte bezet? Dan wordt diegene daarop aangesproken. Ook eten aan het bureau is uit den boze.
De derde zone is de stilteruimte, waar je niet hardop mag praten of bellen (en je dat meteen te horen krijgt als je dat wel doet). Ook hier zijn weer verschillende soorten flexplekken. Van lange tafels...
... tot halfopen werkhokjes voor iets meer privacy.
Je kunt achterover leunen op banken met grote kussens...
... of kiezen voor een chille fauteuil bij het raam.
En als je echt even tot rust wilt komen, dan is er een plek om te mediteren. Een ideetje van een van de werknemers. Al heeft volgens Van der Vlugt nog niemand daar gebruik van gemaakt.
