Hoewel de huidige coronacrisis ons er nu toe dwingt, zijn veel bedrijven helemaal niet klaar om ineens op grote schaal hun mensen te laten thuiswerken. Bijna een derde van de bedrijven is daadwerkelijk tegen problemen aangelopen, blijkt uit onderzoek van IT-vakplatform AG Connect
Het gaat dan om trage of instabiele verbindingen, onvoldoende bandbreedte of last van haperende VPN-verbindingen. Ook de onderlinge communicatie binnen bedrijven met thuiswerkende werknemers blijkt een uitdaging.
Flexibiliteit
Bij veel bedrijven – en dan met name de bedrijven met veel mensen op kantoor – was thuiswerken al wel mogelijk, maar nog geen gemeengoed.
Nu we massaal vanuit huis moeten en willen inloggen op netwerken en applicaties, wordt pas duidelijk waar de grenzen van het bedrijf liggen. Dat ziet ook Danny Jansen, Manager Midden Grootbedrijf Nederland bij Dell Technologies. “Veel organisaties realiseren zich nu dat ze onvoldoende zijn ingericht om thuiswerken volledig te faciliteren.”
Volgens Jansen biedt de huidige crisis kansen als het gaat om het inrichten van een solide infrastructuur en een betrouwbare, veilige toegang tot bedrijfsapplicaties en data. “Je zag dat iedereen in de eerste week zo’n beetje in shock was en dat het digitaal op afstand samenwerken nog heel onwennig ging. In de tweede week realiseerden bedrijven dat het best redelijk ging allemaal en dat het mogelijk is om op die manier met elkaar in contact te blijven. En nu zie je dat er al een beetje wordt teruggegaan naar business as usual, maar dan op afstand. Wij zijn als mensen en bedrijven dus heel erg flexibel.”
Winst boeken
Flexibiliteit zorgt voor kansen, denkt Jansen. Want waar thuiswerken voor de crisis omgeven was met het stigma van stiekem boodschappen doen onder werktijd en je snor drukken, zien werkgevers nu wat thuiswerkers allang weten: als je thuis werkt, ben je net zo productief als op je werk, zo niet productiever. Dat kan er wel eens voor zorgen dat op afstand werken ook na de crisis meer gemeengoed wordt dan het was.
Zelfs bedrijven waar thuiswerken al ingeburgerd was vóór de crisis, leren nu waardevolle lessen. Zo blijkt het cruciaal om te zorgen voor een solide samenwerkplatform en veilige toegang tot data en applicaties. Maar ook afspraken over werkgedrag dragen bij aan het succes van thuiswerken. Dat hoeven geen ellenlange documenten te zijn met regels, want veel zaken zijn met technologie al te ondervangen.
Biedt je je medewerkers bijvoorbeeld de mogelijkheid om flexibel te werken, dan mag je verwachten dat ze ook in de avonduren nog even naar hun mail kijken.
Stel je als eis dat je werknemers tussen negen en vijf bereikbaar en online moeten zijn, dan is de verwachting dat ze ’s avonds ook nog bereikbaar zijn, niet reëel. Voor welk scenario je kiest, is afhankelijk van de organisatie, maar de balans moet kloppen. En het is vaak díe balans waar veel werkgevers mee worstelen.
Bottlenecks
Volgens Jansen zijn er drie zaken waar bedrijven momenteel tegenaan lopen. “Dat zijn het ontsluiten van applicaties en data, het in contact blijven met elkaar en de veiligheid van dit alles.” Natuurlijk begint succesvol thuiswerken met een solide infrastructuur.
Daarbovenop is een technologie-ecosysteem noodzakelijk. “Dat bestaat uit meer dan alleen een laptop of pc. Ook apparatuur als beeldschermen, docking stations, printers, extra batterijen en webcams behoren daartoe.”
Bottlenecks ontstaan wanneer er bij een bedrijf op grote schaal thuisgewerkt wordt. “Het gaat om de hoeveelheid verbindingen die je nodig hebt, de druk die dat op het netwerk geeft, maar ook de hoeveelheid devices die je beschikbaar hebt voor je mensen.”
Dat laatste is een cruciaal punt, want wanneer een organisatie onvoldoende apparatuur heeft om zijn mensen remote te laten werken, zullen medewerkers snel geneigd zijn eigen devices te gebruiken. “En dan raak je het stukje beveiliging”, stelt Jansen. “Want die apparaten zijn er helemaal niet op uitgerust om verbinding te maken met het bedrijfsnetwerk of op een veilige manier met bedrijfsdata om te gaan.”
Dell Technologies en Intel bieden het Midden Grootbedrijf een helpende hand
Danny Jansen, Manager Midden Grootbedrijf Nederland bij Dell Technologies. “Voor ons het is belangrijk dat bedrijven zoveel mogelijk hun werk kunnen blijven doen. Daarom zijn we er voor hen. We bieden krachtige IT-voorzieningen, vertrouwde apparatuur, solide infrastructuur en veilige netwerkverbindingen.”
Hij vult aan: “We maken vrijblijvend een plan op maat voor klanten, waarin we kijken hoe ze ervoor staan, waar de knelpunten zitten en hoe ze hun bestaande omgeving kunnen verbeteren. Zitten ze door de huidige crisis krap bij kas, dan bieden we ook verschillende financieringsmogelijkheden, door middel van Dell Financial Services. We willen organisaties in deze tijd echt helpen en een steun in de rug zijn.”
Veiligheid
Nu naar schatting bijna 2 miljoen mensen ineens vanuit huis werken, is het nóg belangrijker om je bewust te zijn van de gevaren. Zeker gezien de forse stijging van het aantal meldingen dat de afgelopen weken bij de Fraudehelpdesk gemeld werd.
Cybercriminelen maken dankbaar gebruik van de coronacrisis, maar nu de beschikbaarheid van thuiswerkfaciliteiten kritiek is geworden voor de bedrijfscontinuïteit, is het helemaal opletten geblazen.
Het Nationaal Cyber Security Centrum adviseert bedrijven om hun kritieke processen in kaart te brengen en maatregelen te treffen om beschikbaarheidsrisico’s te beheersen.
Kans om lessen te leren
Volgens Jansen is het vooral ook belangrijk voor bedrijven om in goed contact te blijven met werknemers, ook al zitten ze momenteel op afstand. “Zorg dat de gevoelsafstand niet te groot wordt, bijvoorbeeld met virtuele meetings met het gehele team, en zorg voor een veilige en toegankelijke infrastructuur.”
Hij legt uit: “Zie deze crisis als kans om lessen te leren die je straks kunt gebruiken om ook ná de crisis flexibel en productief te blijven. Tijdens dit soort periodes ontstaan historisch gezien vaak mooie, nieuwe dingen. Wat die dingen zijn, is voor ieder bedrijf anders, maar ik zou hier als organisatie zéker naar zoeken.”
Dell Technologies helpt organisaties verder met hun digitale transformatie en biedt je de zekerheid dat niet alleen de devices van medewerkers beveiligd zijn, maar ook servers en opgeslagen data. De oplossingen van Dell Technologies worden mede mogelijk gemaakt door Intel.