Van deze managementpraktijken moet eindelijk afscheid genomen worden

Met de vaccinatiecampagne in volle gang kijken bedrijven weer vooruit naar de terugkeer van het voltallige personeel naar de werkvloer en het houden van vergaderingen.

Maar door het onverwachte succes van thuiswerken zal er waarschijnlijk een blijvende verschuiving richting online plaatsvinden. Goede kans dat een mix van kantoordagen en thuiswerkdagen de nieuwe norm wordt.

Als dat het geval is, kunnen bedrijven leren van de ervaringen van techbedrijven als Amazon waar wij jaren gewerkt hebben. We denken dat er een einde gaat komen aan twee managementpraktijken: mensen aannemen op gevoel en powerpointvergaderingen.

Niet meer op gevoel mensen aannemen

Hoe vaak heb je wel niet gehoord dat een manager zegt een sollicitant “in de ogen te moeten kijken” om hem of haar beter te leren kennen of “tijd met de kandidaat moet doorbrengen.” Wij mensen zijn zo geprogrammeerd dat we denken dat een face-to-face-ontmoeting de beste manier is om te bepalen of iemand bij onze stam hoort.

Er is niks mis met dit instinct, want het is een natuurlijk onderdeel van elk sollicitatieproces. Maar als het aankomt op de daadwerkelijke beslissing om iemand aan te nemen, zorgt vertrouwen op het gevoel mogelijk voor vooroordelen die bedrijfssucces in de weg staan.

Want mensen zijn nu eenmaal zo geprogrammeerd dat ze mensen die op hen lijken het leukst vinden.

Als je een witte mannelijke manager van ergens in de dertig bent, aan Berkeley hebt gestudeerd en van bergbeklimmen houdt, is de kans groot dat je iemand aanneemt met een vergelijkbare levensloop. En dat wordt steeds problematischer aangezien bedrijven juist diverser willen worden.

Een ander groot probleem is dat het na de pandemie mogelijk nog wel even zo blijft dat er via een videoverbinding zal worden gesproken met nieuwe kandidaten. Hoe goed de voorbereiding en evaluatie dan ook is, het is daardoor nog moeilijker om de sollicitant goed in te schatten.

Wat is het alternatief?

Veel bedrijven hebben geen standaardplan voor sollicitatiegesprekken en assessments. Het bestuur van Amazon stond voor deze uitdaging toen door de snelle groei in korte tijd veel mensen moesten worden aangenomen, terwijl er zorgen waren of de bedrijfscultuur die voor het succes had gezorgd wel in stand zou blijven.

Het was niet mogelijk dat CEO Jeff Bezos en de mensen direct om hen heen hoogstpersoonlijk de honderden managers konden beoordelen die ze elk jaar aannamen.

De oplossing was het vastleggen van het basisgedrag dat verwacht wordt van 'Amazonians' en dat de mensen die de sollicitatiegesprekken voerden kandidaten goed zouden bevragen op hun gedrag in het verleden op de gewenste gebieden. Ze maakten daar aantekeningen van en de bevindingen werden direct na het sollicitatiegesprek opgesomd.

Zo kan de ene interviewer bijvoorbeeld vragen naar hoe een kandidaat omgaat met klanten, terwijl een andere op zoek is naar voorbeelden van leergierigheid en nieuwsgierigheid.

Door het sollicitatieproces zo aan te pakken, wordt het meer het verzamelen van gegevens in plaats van het afgaan op een onderbuikgevoel.

Bezos heeft zich persoonlijk bemoeid met deze interviewmethode en concentreerde zich op het verkrijgen van gegevens over gedrag in het verleden – de beste voorspeller van toekomstig gedrag – in plaats van op hersenkrakers als "hoeveel benzinestations telt de VS?"

Amazon kijkt daarbij naar het wenselijke gedrag en laat alle interviewers na afloop van gesprekken met sollicitanten in een vergaderingen hun bevindingen rapporteren.

De HR-manager moet nog altijd de uiteindelijke beslissing nemen, maar hij of zij kan daarbij vertrouwen op de verzamelde gegevens in plaats van vage gevoelens of oordelen.

De cultuur van jouw bedrijf hoeft niet op die van Amazon te lijken om je voordeel te doen met deze vorm van sollicitatieprocessen.

Eindelijk afscheid nemen van PowerPoint

Al lang bekritiseren mensen het gebruik van Powerpoint tijdens vergaderingen. Maar totdat de pandemie uitbrak, was het gebruik ervan nog altijd net zo wijdverspreid als altijd.

Zoom-vergaderingen hebben de populariteit mogelijk alleen nog maar vergroot aangezien nerveuze mensen die iets moeten presenteren op zoek zijn naar iets om te laten zien op hun schermen.

Deze mensen zijn nerveus, omdat ze de interactie missen met een live publiek. Ze missen het gevoel met de 'zaal'; de mogelijkheid om de reacties te peilen van de toeschouwers.

Misschien kijken de nerveuze sprekers wel tegen een aantal zwarte vlakken aan, van mensen die hun camera met opzet uitschakelen. Een powerpointpresentatie biedt dan houvast; iets om op terug te kunnen vallen bij gebrek aan duidelijke publieksfeedback. 

Het probleem met Zoom-vergaderingen is echter dat Powerpoint onhandig en dus onbruikbaar is. Doorgaans geven de slides informatie op een platte en ongestructureerde wijze weer, waardoor je moeilijk verbanden kunt leggen tussen de aangeboden datapunten.

Een bedreven spreker kan dat bij een fysieke presentatie oplossen door de reacties van de toeschouwers te lezen. Laat dat juist onmogelijk zijn bij presentaties via de webcam op je zolderkamer of in het washok.   

Wat is het alternatief dan?

Al in de jaren negentig riep datavisualisatie-expert Edward Tufte op om slides te verruilen voor uitgeschreven verhalen. Op die manier zou elke vergadering beginnen met het in stilte lezen van de tekst. Pas daarna zou de presentatie beginnen.

Een verhaal dwingt de verteller om logische verbindingen tussen datapunten expliciet te maken. Op die manier wordt meer informatie doorgegeven dan alleen maar met losse slides. Omdat mensen veel sneller lezen dan luisteren, worden presentaties korter. De aanwezigen zijn daarnaast beter geinformeerd. Zij stellen daardoor veel effectiever vragen en komen met betere opmerkingen.  

Een geschreven verhaal kost meer tijd om voor te bereiden dan een Powerpoint. En geeft een deel van de controle die de spreker heeft – de houvast van de slides – uit handen aan het publiek. 

De ideeën van Tufte waren lange tijd radicaal. Maar binnen Amazon raakten zij een gevoelige snaar. In 2004 verbood het bedrijf de powerpointpresentatie. 

Aangezien alles binnen Amazon digitaal is, kan iedere deelnemer het geschreven verhaal op een scherm oproepen en daarop vragen of commentaar toevoegen terwijl ze meelezen. Amazon eist maximaal zes pagina's voor presentaties. Dit zorgt ervoor dat de presentator kort en bondig het verhaal moest opschrijven. En als de vergadering ten einde komt, heeft het team een document in handen met alle besproken onderwerpen, vragen en antwoorden.

De band tussen spreker en publiek wordt sterker door deze manier van presenteren. De transparantie zorgt er tevens voor dat deelnemers niet alleen scherpe vragen stellen, maar ook constructief meewerken aan het verhaal van de spreker. 

Amazon past deze twee vernieuwende managementpraktijken – niet meer op gevoel aannemen en Powerpoint verbieden – sinds het begin van deze eeuw met succes toe. Na het werken bij andere bedrijven zijn wij ervan overtuigd dat deze veranderingen ook op andere plekken goed kunnen werken, niet alleen bij Amazon.

Nu de pandemie onze gewoontes en gebruiken hebben verstoord, is het een goed moment om eens alternatieven hiervoor te onderzoeken. 

Colin Bryar werkte tussen 1998 en 2010 bij Amazon, onder andere als technisch directeur en adviseur van Jeff Bezos. Bill Carr was onder andere vicepresident voor digitale media in zijn tijd bij Amazon (1999-2014). Het tweetal is nu actief als consultants en heeft het boek 'Working Backwards: Insights, Stories and Secrets from Inside Amazon' geschreven.