Een aantal jaar geleden hoorde ik New York Times-verslaggever Charles Duhigg, die meerdere boeken heeft geschreven over productiviteit, zeggen dat hij zijn prestaties op zijn werk beoordeelt aan de hand van zijn e-mail-activiteit. Hoe minder mails hij verstuurt hoe effectiever hij moet hebben gewerkt.
Voor mij was die opmerking van Duhigg niks minder dan een enorme opluchting. Jarenlang was het bijhouden van mijn inbox een ware worsteling, want ik wilde voorkomen dat publicisten, bronnen of collega’s te lang zouden moeten wachten op mijn antwoord. Maar blijkbaar was het prima om ze even te laten wachten.
Totdat ik vorige week het opinieartikel van Adam Grant in The New York Times las. Grant, organisatiepsycholoog en hoogleraar aan businessschool Wharton, stelt dat er een verband is tussen hoe je omgaat met je e-mail en hoe succesvol je bent in je werk. Uit een door hem aangehaald onderzoek onder Microsoft-medewerkers blijkt dat de minst effectieve managers degenen waren die het traagst waren met het beantwoorden van e-mails.
Daarnaast is het volgens Grant ook simpelweg onbeleefd om e-mails te negeren. Tegen mensen die zeggen dat hun inbox bestaat uit ‘andermans prioriteiten’ zegt hij dat jouw prioriteiten ook zouden moeten bestaan uit andere mensen en hun prioriteiten.
Ik heb Grant een aantal keer gemaild om te vragen of ik hem kon spreken over een verhaal waar ik mee bezig ben en hij antwoordde elke keer. Hij wees een interview af, maar kom me wel helpen aan de nodige nuttige informatie. In zijn stuk in The Times raadde Grant aan om mensen die je niet kan helpen, iets te antwoorden als “dit behoort niet tot mijn kennisveld”.
Je hoeft niet elke binnenkomende mail te beantwoorden
Grant benadrukt daarbij wel dat je niet elke binnenkomende mail hoeft te beantwoorden. Op zijn 'nee-lijstje' staan onbekenden die vragen hun content te delen op sociale media of hen voor te stellen aan belangrijke mensen in jouw netwerk.
Onthoud ook dat je niet gelijk mislukt bent als je een of twee e-mails mist of dat er dan iets heel ergs gaat gebeuren.
Zoals Laura Vanderkam schijft in haar timemanagement-boek I Know How She Does It: "Het is goed om je te realiseren dat iets waar je na een week niet aan toe bent gekomen, simpelweg niet meer hoeft te gebeuren of er komt vanzelf een nieuw berichtje of telefoontje over. Je hoeft daar niet steeds aan te denken. De aarde zal niet ineens op de zon botsen."
Ik denk dat het vooral draait om het veranderen van je mindset. Elke dag een uur besteden aan het zorgvuldig beantwoorden van met aandacht opgestelde mails is niet per se zonde van de tijd. Je wint misschien geen prijzen door de beste mail-beantwoorder aller tijden te worden, maar je toont op z'n minst respect voor mensen die de tijd en moeite hebben genomen jou te schrijven.