Doordat hybride werken here to stay is, ontstaan nieuwe vraagstukken als het gaat om het inzichtelijk maken van de samenwerking binnen teams. Thomas Mulder van VodafoneZiggo legt aan de zijlijn van het HP Work Happy Event uit hoe ze dat op teamniveau aanpakken met een dashboard.
Sinds ruim jaar een gebruikt VodafoneZiggo een dashboard om het werk van medewerkers te monitoren. ‘Het gaat daarbij niet over output.’, zegt Thomas Mulder, Executive Director HR bij VodafoneZiggo. ‘Want het systeem registreert niet wat je doet. Maar wel hoe teams en medewerkers samenwerken.’ De informatie wordt geanonimiseerd en niet op individueel maar op teamniveau verzameld.
Beeld van interacties
Binnen de monitoring die VodafoneZiggo op de medewerkers loslaat, wordt onder meer gekeken naar allerlei patronen van samenwerking. Dus bijvoorbeeld wie zich bij welke online meeting meldt, maar ook naar de onderlinge contactmomenten. Het doel is om te onderzoeken hoe efficiënt mensen werken. Mulder: ‘Maar we kijken ook naar: tot hoe laat zit je aan je email?’
Volgens Mulder werkt het dashboard zo dat je als management een beeld krijgt van interacties. Niet alleen op het niveau van contact tussen leidinggevenden en ondergeschikten maar ook tussen verschillende rollen binnen een team.
Norm consequent overschrijden
Mulder legt uit dat ze vervolgens hypotheses ontwikkelen om dwarsverbanden te leggen. Een voorbeeld is overwerken: als dit veel gebeurt binnen een bepaald team kan dit een aanleiding zijn om eens naar de engagementscore te kijken. Valt die in vergelijking met andere teams lager uit, dan creëert dat een kans: ‘Dan kunnen we met onze managers het gesprek aangaan om te kijken of ze de balans in het team kunnen verbeteren.’
VodafoneZiggo hanteert ook richtlijnen over online vergaderen. Een vergadering mag bij voorkeur niet langer dan drie kwartier duren om te voorkomen dat iedereen aan het eind van de dag volledig afgedraaid achter het scherm zit. Als die norm consequent wordt overschreden, dan gaat er een belletje af. ‘En als er veel hiërarchische lagen bij meetings zitten, kun je je afvragen of dat wel effectief is.’
Een van de middelen
Het dashboard biedt nu al interessante inzichten. Zo blijkt dat het goed is om onderscheid te maken in het doel voor meetings met meer dan 18 mensen. Voor informatie deelsessies is een meeting met zulke aantallen deelnemers wel effectief. Maar uit de praktijk blijkt dat het minder nuttig is wanneer je een discussie wil voeren. Data toont dat men dan eerder geneigd is om te multitasken, zoals tussentijds mailen en chatten. Dit kan afleidend werken. Een mail versturen in plaats van een hele meeting optuigen kan dan juist effectiever zijn.
Het gesprek tussen team en manager aan de hand van deze data is cruciaal, zegt Mulder. Zodat je als manager niet te snel conclusies trekt, maar samen met het team gaat onderzoeken wat de oorzaken en mogelijke acties kunnen zijn om multitasking of ineffectieve meetings te voorkomen.
Het dashboard dat zich nu steeds verder ontwikkelt, moet dan ook niet gezien worden als wondermiddel. ‘Deze samenwerkingsinzichten zetten we in tijdens de kwartaalgesprekken. In deze gesprekken reflecteren teams op het resultaat van afgelopen kwartaal en stellen ze doelen om volgende kwartaal nog beter te presteren. De inzichten in het dashboard helpen om zowel binnen het eigen team als interdisciplinair samen te werken’, aldus Mulder.
Vinger aan de pols
Het verzamelen van gegevens over interacties biedt een schat aan inzichten, ook voor het beleid hogerop in de organisatie. Mulder: ‘Hybride werken brengt nu eenmaal nieuwe uitdagingen met zich mee. Doordat je als management letterlijk niet meer van dag tot dag ziet hoe het gaat met het welzijn van de medewerkers, moeten er andere instrumenten worden ontwikkeld om de vinger aan de pols te houden.
Naast het beperken van de lengte van online vergaderingen, gaat het over vitaliteit en gezondheid. Een voorbeeld is de 10.000 stappen per dag challenge, die mensen stimuleert om te wandelen zonder dat ze zich schuldig voelen omdat ze niet achter hun laptop zitten. ‘Dat soort zachte interventies kunnen we doen dankzij deze inzichten. Het gaat er puur om dat we inzichten baseren op feiten waarmee we het gesprek kunnen aangaan. Zo moet ons dat helpen. En zo moet dat de medewerkers helpen. Ook als we op afstand werken van elkaar.’
Thomas Mulder was spreker op het Business Insider x HP Work Happy Event, afgelopen 27 september op Strandzuid, Amsterdam. Samen met o.a. Achmea en Workwize gingen we het gesprek aan over hybride werken en werkgeluk. Bekijk de uitzending hier terug.