- Techmiljardair en mede-oprichter van Microsoft Bill Gates brengt veel tijd door met vergaderen.
- Hij gebruikt AI-functies graag voor samenvattingen van wat er tijdens een vergadering is besproken.
- Hoewel het niet heel spannend klinkt, kan efficiënter vergaderen veel productiviteitswinst opleveren.
- Lees ook: Bijna de helft van de jonge twintigers in Nederland gebruikt AI-bots zoals ChatGPT
Vergaderen is een noodzakelijk kwaad, waarbij inefficiëntie een kwaad is dat permanent op de loer ligt. Dat is iets waar techmiljardair en filantroop Bill Gates zich maar al te goed van bewust is.
De mede-oprichter van Microsoft brengt relatief veel tijd door met vergaderen. En als Gates bij een meeting is, kun je ervan op aan dat zaken diepgaand en gedetailleerd worden besproken, zo vertelde voormalig HR-directeur Chris Williams van Microsoft, die 8 jaar met Gates samenwerkte.
Gates “was altijd nieuwsgierig, wilde het altijd begrijpen, was altijd op zoek naar meer details”, schreef Williams vorig jaar voor Business Insider. Voor Gates bevat elke vergadering veel informatie die hij achteraf moet verwerken. Dat is een taak waarbij AI (artificial intelligence) volgens hem goed kan helpen.
“De functie die ik het meest gebruik in [Microsoft] Teams, is de samenvatting”, zegt Gates in een interview met technologie nieuwssite The Verge. “De mogelijkheid voor interactie, zoals vragen stellen over de vergadering, wat dus verder gaat dan een simpele samenvatting, is geweldig.”
De functie waar Gates naar verwijst, is Microsoft Copilot, een AI-tool die beschikbaar is als add-on voor verschillende Microsoft 365-kantoorapps. Deze functie komt voort uit de samenwerking van Microsoft met startup OpenAI.
Copilot stelt gebruikers in staat om “informatie te vinden en te gebruiken die verborgen zit in documenten of verloren gaat in gesprekken", aldus het bedrijf.
Efficiënter vergaderen met AI
Natuurlijk is Microsoft slechts één van de vele partijen die dit soort AI-tools aanbieden om kantoormedewerkers te helpen minder tijd te besteden aan vergaderingen.
En Gates is niet de enige die artificial intelligence gebruikt om zijn werklast te verlichten: uit een onderzoek van de aanbieder van kantoorsoftware Hubspot vorig jaar bleek dat werknemers AI-tools gebruiken om tot twee uur per dag te besparen op taken als het plannen van vergaderingen, het maken van notities en het invoeren van gegevens.
In sommige gevallen, zo hebben gebruikers van Copilot aangegeven, stelt de tool hen in staat om vergaderingen helemaal over te slaan.
Als uitgesproken voorstander van AI is Gates ook duidelijk over de beperkingen van de technologie. “Als het een probleem is waar mensen niet goed mee om kunnen gaan, dan creëren de huidige technieken geen nieuwe aanpak”, zei hij eerder dit jaar in een ander interview.
Kortom, de huidige AI-modellen zijn gewoon veel sneller in het uitvoeren van specifieke taken die mensen momenteel doen, zoals het uitwerken en samenvatten van vergadernotities. En hoewel slimmer vergaderen misschien niet de meest opwindende use case is voor AI, zijn de potentiële besparingen in tijd en kosten aanzienlijk.
