Bij het organiseren van een evenement komt heel wat kijken. Daar zijn mensen met organisatietalent, creativiteit en lef voor nodig. Doemdenkers kun je daarbij missen als kiespijn. Een kritische analyse vooraf én de juiste beheersmaatregelen dragen echter wel bij aan een geslaagd evenement. Arjan Hendriksen geeft daarvoor tips. Hendriksen is manager risicobeheersing bij Interpolis.

Als organisator doe je er alles aan om van je evenement een succes te maken. Je organiseert vol enthousiasme een programma dat staat als een huis, regelt dat de vergunningen op tijd binnen zijn en zorgt voor een aansprekende promotie. Je wilt dat je evenement een feestje wordt waar nog jaren over nagepraat wordt. Maar dan graag wel op een positieve manier, niet omdat je evenement totaal uit de hand loopt. Daar moet je toch niet aan denken…

Denk na over het onvoorstelbare

Toch kun je dat beter wél doen. Want problemen tijdens je evenement voorkom je door vooraf goed stil te staan bij de risico’s. Gewoon even de tijd nemen om te bedenken wat er allemaal mis kan gaan, van kleine ongelukjes tot grotere incidenten. Een kritische analyse vooraf kan zeker geen kwaad.

Bekijk stuk voor stuk de elementen van je evenement en bedenk wat voor problemen de combinatie kan opleveren. Organiseer je de Sinterklaasintocht in het dorp? De elementen ‘boot’, ‘kleine kinderen’, ‘waterkant’ roepen vanzelf beelden op die je niet wilt meemaken.

Een ander voorbeeld? Hoge bezoekersaantallen zijn de droom van iedere organisatie, maar deze droom kan al snel omslaan in de ergste nachtmerrie. Omdat er veel meer bezoekers waren dan verwacht, werden op de Love Parade in Duisburg 21 mensen doodgedrukt in de veel te smalle toegangstunnel.

Kijk ook om je heen

Bij risico’s denk je al snel aan het terrein zelf. Maar het gevaar kan ook van buiten komen. Welke vluchtroutes hebben je bezoekers nog als een tankwagen met gevaarlijke stoffen kantelt op de snelweg naast het evenemententerrein? Of als de rook van een natuurbrand dichtbij komt?

Werp ook eens een blik op de evenementenkalender van de regio. Zijn er gelijktijdig twee grote evenementen in een stad, dan stromen de toegangswegen al snel vol. Dat is nadelig voor de bereikbaarheid en de veiligheid.

Schat de ernst van de risico’s samen met de instanties in

Van alle risico’s die je kunt bedenken, schat je in hoe realistisch ze zijn en wat de gevolgen kunnen zijn. Stem, afhankelijk van de situatie, goed af met de gemeente, politie, brandweer, geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio (GHOR), provincie en Rijkswaterstaat (verkeersstromen). Maak gebruik van hun expertise en ervaring op dit vlak.

Maak een noodplan

Neem passende maatregelen om risico’s met grote gevolgen te voorkomen of te beperken. Soms betekent dat, dat je je plannen volledig om moet gooien. Wordt de plaatselijke voetbalclub kampioen en oppert iemand het idee om ze rond te laten rijden op een platte kar? Hartstikke leuk, maar absoluut niet doen. Daar is zo’n kar niet voor bedoeld.

Elk jaar gaat dat wel een keer helemaal mis; zo’n kar kantelt, al vaak op een rotonde, met slachtoffers als gevolg. Een ereronde in een open bus of auto is net zo mooi volgens mij. En een stuk veiliger.

Stem de maatregelen af met alle betrokkenen

Informeer vooraf de instanties, hulpdiensten en bezoekers en houd tijdens het evenement contact met ze. De weersomstandigheden volg je tijdens je evenement als dat nodig steeds via het KNMI of MeteoConsult. Vergeet trouwens niet om vooraf de omwonenden te informeren. Sluit je een weg af, dan wil je niet dat je verkeersregelaars geconfronteerd worden met boze bewoners die van niets weten.

Terugkijken en vooruitblikken

Niets is mooier dan na afloop met je team terug te kijken op een succesvol evenement. Al jullie inspanningen hebben de bezoekers een mooie dag bezorgd. Dit is ook een mooi moment om te evalueren wat er goed en minder goed ging. Vraag je medewerkers te vertellen wat er bijna mis ging, vaak kun je juist van die situaties veel leren. Want reken maar dat zo’n geslaagd evenement om een vervolg vraagt!

Arjan Hendriksen is manager risicobeheersing bij Interpolis. In een reeks bijdragen laat hij bedrijven zien hoe ze doordacht kunnen omgaan met risico’s. Interpolis is partnerexpert van Z24.

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl