Een stappenplan naar goed contractmanagement. Algemene voorwaarden opstellen. Het is niet het eerste waar je aan denkt bij het runnen van je bedrijf. Klanten, personeel, productontwikkeling, marketing en sales krijgen vaak voorrang. Best logisch.
Toch mag je het belang van contractmanagement én het afdekken van het aansprakelijkheidsrisico niet onderschatten. Bekijk onderstaand stappenplan voor goed contractmanagement. Zo voorkom je onnodige risico’s.
Verklein de kans op schadeclaims
Goede algemene voorwaarden hanteren is voor elk bedrijf van belang. Je voorkomt er veel gedoe mee en verkleint de risico’s op mogelijke schadeclaims door klanten of leveranciers. “Voorwaarden zijn een vast onderdeel van het contract en gaan onder meer over de vragen wat er wordt geleverd, wanneer er moet worden betaald en wie in welke fase aansprakelijk is voor eventuele schade. Vragen waarover je liever geen onduidelijkheid laat bestaan”, zegt Martijn, specialist Aansprakelijkheidsverzekeringen bij Rabobank.
Risico’s op een rijtje
Ook Toon krijgt dagelijks te maken met juridische kwesties over dit soort onderwerpen. Binnen Rabobank wikkelt Toon complexe schadeclaims af. Volgens hem hebben veel bedrijven het in de basis goed voor elkaar, maar gaat het in de praktijk regelmatig mis.
“Je brengt een offerte uit. Vier weken later komt er akkoord, maar in die laatste mail verwijst je klant onderaan naar een bijlage met z’n eigen inkoopvoorwaarden. Daarin staat dat jij als leverancier tot ver na de overdracht verantwoordelijk bent voor eventuele gebreken. Als het contract wordt getekend en later blijkt er iets mis, dan zit je daaraan vast”, zegt Toon. Een kleine onoplettendheid forse gevolgen hebben, zoals:
- Schadeclaims
- Betalingsproblemen
- Langere garantietermijn
Mkb-bedrijven opgelet
Vroeg of laat krijgt bijna elke ondernemer een keer te maken met een geschil. “In de meeste gevallen is er veel geld mee gemoeid. Grote schadeclaims komen regelmatig voor en zijn niet altijd goed verzekerd. Staat er bijvoorbeeld in de verzekering dat je altijd leveringsvoorwaarden hanteert, maar doe je dit niet? Dan kan het zijn dat je geen dekking hebt. Alle reden dus om goed de voorwaarden te bestuderen. Ik maak vaak mee dat er ergens in het contract toch onduidelijkheid bestaat”, aldus Toon.
Vooral als onderaannemer, moet je goed naar de voorwaarden te kijken. Veel grote bedrijven schuiven verantwoordelijkheden af naar kleinere partijen in de keten. “Maak je als installateur een fout waardoor een heel gebouw afbrandt? Dan kun je voor de schade worden aangesproken. Als je aansprakelijkheid in de algemene voorwaarden niet beperkt is, dan ben je mogelijk voor het hele bedrag aansprakelijk”, zegt Toon. En denk ook aan de risico’s van gevolgschade. Die kun je zien als de indirecte gevolgen van de gebeurtenis. “Door jouw toedoen wordt een nieuw hotel twee maanden te laat opgeleverd, net na de zomervakantie. De hoteleigenaar loopt omzet mis. Dit is een typisch geval van gevolgschade.”
Stappenplan naar goed contractmanagement
Krijgt contractmanagement in jouw bedrijf voldoende aandacht? Als je twijfelt, dan is het zaak om snel actie te ondernemen. Dit stappenplan helpt je daarbij.
- Heb je niks nog niks geregeld? Begin met je wettelijke aansprakelijkheid. Kijk daarbij eerst welke standaard voorwaarden al door je branche zijn opgesteld.
- Heb je al algemene voorwaarden? Breng dan je huidige situatie in kaart. Welke risico’s brengen je huidige risico’s mee? Welke daarvan wil je beperken en welke kan je accepteren?
- Wijken jouw risico’s af van de standaarden? Gebruik de branchevoorwaarden dan als leidraad en betrek er een jurist bij om de risico’s af te dekken.
- Benoem iemand in je organisatie die verantwoordelijk is voor contractmanagement of vraag juridische ondersteuning.
- Zorg dat de jouw voorwaarden ook daadwerkelijk van toepassing zijn op een toekomstig contract.
- Welke risico’s draag je zelf en welke risico’s draag je over aan een verzekeringsmaatschappij? Plan hierover een gesprek met een Rabobank Zakelijk Verzekeren.
Extra tips
- Zet nooit zomaar ergens je handtekening onder
- Bekijk contracten goed en grondig
- Geef je collega’s niet onbeperkt vrijheid bij accepteren van nieuwe deals
Wil je verder lezen over Contractmanagement? Lees hier het hele artikel.
Wil je liever even overleggen over je aansprakelijkheidsverzekeringen in relatie tot contractmanagement? Plan dan vrijblijvend een gesprek bij Rabobank Zakelijk Verzekeren!