Of je nu als werknemer je baas om loonsverhoging wil vragen of als baas een werknemer moet ontslaan, zo’n gesprek op het werk kan voor iedereen zenuwslopend zijn.
De schrijver en socioloog Joseph Grenny schrijft in een artikel op Harvard Business Review dat hij zelf ook altijd opzag tegen dat soort gesprekken. Als voorbeeld noemt hij een gesprek met een werknemer waarvan hij al jaren wist dat hij hem moest ontslaan: Randy.
“Hij deed zijn werk niet goed, maar hij was zo ontzettend aardig dat ik hem het voordeel van de twijfel gaf. En ik wist dat zijn familie zijn inkomen hard nodig had.” Maar dat was uiteindelijk niet genoeg: “Randy was compleet niet in staat tot het aansturen van mensen en het leiden van projecten.”
Grenny had Randy er al een paar maanden eerder op aangesproken, maar zijn prestaties verbeterden niet echt. Hij kon er dus niet meer omheen: hij moest Randy ontslaan.
Om dat gesprek goed te laten verlopen, stelde hij zichzelf de volgende vier vragen:
Wat zijn mijn motieven?
Voordat je gaat praten met je baas of werknemer, moet je op een rijtje zetten waarom je dat wil doen. Als je last hebt van stress of je bedreigd voelt, zijn je motieven vaak egoïstisch en gericht op de korte termijn. Grenny schrijft dat hij daardoor Randy heel lang niet wilde ontslaan, omdat hij de vrede op kantoor wilde bewaren. Op de korte termijn was dat een goede oplossing, maar op de lange termijn zorgde het ervoor dat de collega's van Randy hun werk minder goed konden doen en dat de klanten van het bedrijf minder tevreden waren.
Daarom is het belangrijk om goed na te denken over je motieven. Stel jezelf één simpele vraag: wat wil ik echt? Die vraag kun je op vier verschillende niveaus beantwoorden: wat wil ik voor mezelf, wat wil ik voor de ander, wat wil ik voor onze relatie en wat wil ik voor de andere belanghebbenden?
Grenny schrijft dat hij Randy wilde helpen met een baan vinden waar hij wél goed in was, dat hij wilde dat Randy wist dat hij om hem en zijn familie gaf en dat hij een goede manager wilde zijn voor zijn medewerkers, klanten en zichzelf. Dat veranderde de manier waarop hij het gesprek in ging.
Wat zijn mijn emoties?
Je emoties kunnen een goed gesprek behoorlijk in de weg zitten. Volgens Grenny worden je emoties niet zozeer bepaald door wat de ander doet, maar door onze beoordeling over wat de ander doet.
Grenny schrijft dat als managers iemand moeten ontslaan, ze vaak een slachtofferrol aannemen. Ze vertellen zichzelf dat ze alles hebben gedaan wat ze konden, dat de ander dit zichzelf aandoet. Op die manier blijven ze zelf onschuldig.
De truc is om dat bij jezelf te herkennen. Zie je jezelf als een slachtoffer? Probeer dat dan om te draaien. Vraag jezelf af of je voor het gemak jouw eigen aandeel in het probleem over het hoofd ziet. En bedenk hoe het kan dat een rationeel en vriendelijk persoon in jouw ogen niet goed functioneert - waarom zou iemand bewust gedrag vertonen waarvoor hij ontslagen kan worden?
Toen Grenny zichzelf die vragen stelde, kwam hij erachter dat hij Randy steeds minder feedback gaf en er zo voor zorgde dat Randy niet meer kon groeien in zijn functie. Randy deed wel zijn best, maar hij zat simpelweg op de verkeerde plek. "Daardoor kreeg ik respect voor Randy en wilde ik de situatie oplossen, in plaats van simpelweg van het probleem af te zijn."
Wat zijn de feiten?
Bij zo'n moeilijk gesprek staat jouw mening vaak recht tegenover die van de ander. Als jij een werknemer wil ontslaan, komt jouw werknemer waarschijnlijk naar dat gesprek met de gedachte dat hij goed z'n best doet en het verdient om te blijven werken. En als jij met je baas gaat praten omdat je een hoger salaris wil, staat je baas waarschijnlijk niet te springen om jou opslag te geven.
Daarom is het belangrijk om de ander mee te nemen in jouw logica, in plaats van hem meteen jouw conclusie te geven. Begin dus niet het gesprek door te zeggen dat je vindt dat je een hoger salaris verdient, maar door te zeggen dat je het afgelopen jaar veel gegroeid bent in je rol, meer verantwoordelijkheden hebt gekregen en dat je het logisch vindt om een bijpassend salaris te krijgen.
Verzamel dus de feiten en presenteer die aan de ander. Maar geef de ander ook de ruimte om zijn of haar feiten op tafel te leggen.
Wat zegt de ander?
Tot slot: zorg ervoor dat je tijdens het gesprek open staat voor informatie van de ander. Natuurlijk, het is belangrijk om je eigen gedachten en standpunten goed op een rijtje te hebben, maar het is volgens Grenny ook belangrijk om naar de ander te luisteren. Zo kun je je eigen begrip van de situatie verbeteren.
Grenny schrijft dat veel mensen het moeilijk vinden om goed naar de ander te luisteren, omdat ze bang zijn om daardoor minder overtuigend over te komen. "Maar luisteren zorgt er juist voor dat je overtuigender bent", schrijft Grenny. "Als je goed naar de ander luistert, zal diegene minder de neiging hebben om zich hard tegen jou af te zetten." Luisteren is dus een goede manier om de ander te ontwapenen.
Als je al deze punten in je achterhoofd houdt bij een moeilijk gesprek, zal je zien dat het plotseling een stuk minder moeilijk is.
Dat gold ook voor het gesprek met Randy, schrijft Grenny. "Ik wou dat ik kon zeggen dat het allemaal goed is afgelopen. Het duurde lang voordat Randy een nieuwe baan had. En hoewel het moeilijk was om Randy te ontslaan, was hij het een paar minuten na het gesprek ook met die beslissing eens. Hij zag in dat dit niet de juiste baan voor hem was."