Het begon met werknemers die hun treinkaartje konden declareren. Daarna
printte de Provincie Groningen jarenlang losse vervoersbewijzen in huis door
middel van een ticketprinter. De werknemer vulde hiervoor een formulier in
en kon vervolgens zijn treinkaartje intern ophalen bij de Service Desk van
Facilitaire Zaken. De werknemer hoefde zelf niets meer voor te schieten of
te declareren. In 2010 stapte de Provincie Groningen over op NS-Business
Cards en één overzichtelijke factuur per maand. Een volgende stap op het
gebied van procesoptimalisatie. Reinder Kooi, beleidsmedewerker P&O:
“Het bespaart ons heel veel administratief werk.”

Hoe ziet het mobiliteitsbeleid van de Provincie Groningen eruit?

“We voeren een auto-ontmoedigingsbeleid”, antwoordt Kooi. “Voor dienstreizen
is de eerste keus het openbaar vervoer, dan de dienstauto, daarna eigen
vervoer. Ook bij het woon-werkverkeer promoten we het openbaar vervoer. Onze
hoofdlocatie, het provinciehuis, ligt in het centrum van Groningen en is
goed met de trein en bus te bereiken. We hebben daar ook maar beperkte
parkeergelegenheid. Als stimulans bieden we een goede vergoedingsregeling
voor het openbaar vervoer.”

Waarom besloot de Provincie om over te gaan van losse vervoersbewijzen naar NS-Business
Cards?

“Het balletje ging rollen toen onze ticketprinter niet langer in een
onderhoudscontract viel”, zegt Kooi. “Daardoor moesten we op zoek naar een
alternatief voor onze dienstreizen. Daarnaast wilden we ons ook voorbereiden
op de toekomst en dus op de OV-chipkaart. De oplossing vonden we in de
NS-Business Card. Medewerkers die regelmatig reizen, hebben nu een eigen
NS-Business Card. Voor wie incidenteel reist, is een twintigtal algemene
kaarten beschikbaar.”

Hoe verliep de invoering?

Kooi: “Vlotjes. Mede dankzij de hulp van NS. Zij gaven voorlichting hier in
huis en boden een goede begeleiding. De medewerkers zagen snel de voordelen
van de NS-Business Card. Zij kunnen nu op hun gemak een treinkaartje of
aanvullende dienst van achter hun computer boeken. Ze hoeven niet meer naar
de Service Desk te lopen. Ze zitten ook niet meer met losse kaartjes en dat
bevalt ze goed. Als Provincie zijn we erg blij dat we nu maandelijks één
factuur ontvangen per afdeling van de provinciale organisatie met daarop
alle gemaakte reizen.”

Geen losse vervoersbewijzen meer. Welke besparingen levert dat op?

“Besparingen in euro niet zozeer. Ons reisbudget bedraagt gemiddeld €
100.000,- per jaar en dat is het nu nog steeds. De besparing zit ‘m in
andere dingen. Bijvoorbeeld meer inzicht in reisgedrag en daar efficiënter
mee omgaan. Maar voor ons is de grootste winst de aanzienlijk mindere
belasting van de Service Desk van Facilitaire Zaken. Daar vervalt veel
administratief werk. Het hele proces loopt gewoon veel praktischer en
doelmatiger. Het scheelt ons zomaar 0,5 FTE aan mankracht”, besluit Kooi.

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl