Bij elk groeiend MKB-bedrijf zie je bij groepen en afdelingen vanaf 5 tot 10 personen controleverlies ontstaan over de projecten en projectadministratie. Herkenbaar?
Je delegeert misschien meer in deze fase, maar door de groei van het team en de werkdruk zijn er minder momenten om even live bij te praten. Grote kans dat je veel buiten de deur te vinden bent en iedereen het druk heeft.
En zo kan het gebeuren dat belangrijke informatie je niet op tijd bereikt. Je verliest als manager het gevoel van controle. Het kan een teken zijn dat het tijd is om te gaan nadenken over de aanschaf van projectmanagement tools.
Misschien heb je wel eens gegoogled naar het vinden van de juiste oplossing, maar zag je door de bomen het bos niet meer. We helpen je in dit artikel graag op weg, zodat jij de juiste oplossing kunt kiezen voor je bedrijf.
Waar te beginnen voor een efficiënte projectadministratie?
Ten eerste is het belangrijk om jezelf af te vragen wat je bedrijf echt nodig heeft. Waar zitten de knelpunten?
Informatievoorziening
Zitten deze functies al in de informatievoorziening vanuit je medewerkers naar jou en de klant en werk je op basis van uren? Dan is een projectadministratie tool met een uitgebreide urenregistratie module, gekoppeld aan het facturatiesysteem, wellicht een hele goede eerste stap.
Met een dergelijke tool houd je eenvoudig overzicht over de gemaakte declarabele en niet-declarabele uren op elk project. Desgewenst kan de klant met één druk op de knop voorzien worden van een voortgangsrapportage. Ook kun je gebruik maken van een ticketsysteem, zodat er geen enkele klantvraag meer onbeantwoord blijft.
Handige apps voor projectmanagement
Werken jouw medewerkers veel buiten de deur en zit het tijds-en overzichtsverlies zich in een niet real-time bijgewerkte administratie? Dan kan een projectmanagement tool met een CRM en uitgebreide mobiele mogelijkheden wellicht uitkomst bieden.
Medewerkers kunnen dan ter plekke hun rapporten bijwerken, foto’s maken, nieuwe afspraken noteren en bijvoorbeeld bij bijzonderheden deze informatie met je delen. Aan het eind van de dag is alle administratie on the job gedaan en bijgewerkt, en kun jij als manager of ondernemer de voortgang en resultaten inzien voor die benodigde vinger aan de pols.
Nieuwsgierig? We kunnen de onderstaande tools aanraden:
Samenwerking binnen teams
Loopt de samenwerking met je team vaak mis op de uitvoering van taken en de terugkoppeling van de voortgang? Dan kan een takentool uitkomst bieden.
Hierin kun je als manager alle taken inschieten die moeten gebeuren en er vervolgens een medewerker aan koppelen en een deadline. De medewerker kan opmerkingen plaatsen onder de taak en deze afvinken wanneer hij klaar is. Heb je hier interesse in? Kies dan voor een online tool om altijd en overal overzicht te hebben over de voortgang van je team.
Zo is er voor elke projectmanagement wens wat wils. Heb je geen flauw idee welke tool jou op weg zou kunnen helpen? Laat je dan eens inspireren!
Beter goed gejat dan slecht verzonnen
Kijk voordat je zelf aan het experimenteren slaat met tools eens naar andere succesvolle bedrijven. Planio publiceerde in een recente blog een lijst waarin ze onthullen welke projectmanagementtool de ‘groten’ onder ons gebruiken.
Of bekijk eens ons overzicht van de beste projectadministratie software voor het MKB.
Gratis eerste kennismaking
Mocht je nieuwsgierig zijn geworden naar een tool, vraag dan een proefabonnement aan. Zo kun je gratis kennismaken met de tool. De goede tools zijn zo intuïtief ingericht, dat je direct aan de slag kunt. Ze helpen je stapsgewijs door de setup heen en geven je tussendoor pop-ups met tips en aanwijzingen.
Laat je bij de inrichting van de tool ook eens op weg helpen door de handleidingen die de tools op hun website beschikbaar stellen. Neem desgewenst eens contact op met de helpdesk om te kijken of het met jou en de klantenservice ook klikt.
Een goede leverancier investeert in zijn klantenservice en heeft vakkundige medewerkers in dienst, met de nodige projectmanagement kennis. Ze denken met je mee en helpen je op weg met de gewenste inrichting van je tool.
Zo leer je stapsgewijs de tool in te richten, zodat jij weer het overzicht en de controle terug krijgt over je projecten.
Insider Bedrijfssoftware is een service die je als bedrijf helpt om de beste keuzes te maken bij de aanschaf van bedrijfssoftware, in samenwerking met Appwiki. Business Insider Nederland kan een vergoeding ontvangen bij een eventuele aankoop.