Het kan meteen je dag verpesten: 23 ongelezen e-mails die op je staan te wachten, net nadat je in je bureaustoel bent geploft.
Ben je net bezig met beantwoorden, druppelen er nog drie berichten binnen die je aandacht opeisen.
Zo kun je al gauw een ochtend bezig zijn met het leegmaken van je inbox, terwijl je je eigenlijk moet storten op het project dat aan het einde van de week af moet zijn.
Dat kan efficiënter. Het is in zinvol om een systeem te ontwikkelen om je inbox te lijf te gaan. De site Entrepreneur.com zette een aantal tips op een rij.
1. Zet meldingen uit
Elk e-mailje dat binnenkomt heeft heel even jouw volledige aandacht. En die constante onderbrekingen komen je productiviteit niet ten goede. Uit onderzoek van de Engelse universiteit van Loughborough blijkt dat het gemiddeld 64 seconden duurt voordat je weer verder gaat met je oorspronkelijke taak na het lezen van een e-mail.
Zet daarom meldingen uit en check je inbox slechts twee à drie keer per dag. Tenzij het voor je werk noodzakelijk is dat je zo snel mogelijk reageert natuurlijk.
2. Schrijf je uit van junkmail
Nieuwsbrieven, kettingmails, aanbiedingen: je inbox kan volstromen met berichten waar je zelden iets mee doet. Het verwijderen van die onnodige e-mails kost tijd en aandacht. Bovendien kun je door het mengen van belangrijke en onbelangrijke e-mails het overzicht verliezen.
Schrijf je daarom uit van onzinnige nieuwsbrieven en zorg door het instellen van een filter ervoor dat nutteloze e-mails niet in je inbox belanden.
3. Doorzoek je e-mail
Een handvol mappen doorscrollen om een e-mail te vinden is een tijdrovende klus. En het is bovendien niet nodig. De meeste e-mailprogramma's beschikken over een zoekfunctie. Daarmee kun je niet alleen zoeken op trefwoorden, maar ook op afzender, datum of het hebben van een bijlage.
Leer een aantal zoekfuncties uit je hoofd en je kunt veel sneller die ene mail van je collega vinden van drie jaar terug. Kijk hier voor een lijst van handige zoektrucjes in Gmail en hier voor eenzelfde lijst in Outlook.
4. Archiveer, archiveer, archiveer
Om je inbox behapbaar te houden, is het het beste als er maar twee type berichten in staan: ongelezen e-mails en mails die snel beantwoord moeten worden. Plaats daarom berichten die je niet direct nodig hebt meteen in een archiefmap. Als je ze later weer nodig hebt, kun je ze altijd weer opzoeken.
5. Verwijder oudere berichten
Als je eenmaal een systeem hebt om nieuwe e-mails te verwerken, is het tijd om de oudere berichten aan te pakken. Alles ouder dan dertig dagen kan in de archiefmap. Behandel de rest van de berichten beetje bij beetje de dagen erop. Ga ze één voor één langs en beantwoord, archiveer of verwijder ze. Als je honderden onverwerkte e-mail hebt, deel het dan op.