Facturen per post versturen, op papier, is hard op weg te verdwijnen. Bedrijfsleven en overheden zijn druk bezig over te schakelen op ‘e-factureren’. Dat kan veel tijd en geld besparen, maar voor het midden- en kleinbedrijf betekent dat waarschijnlijk meer administratief werk.

Wie werk doet voor de Rijksoverheid, kan vanaf 1 januari 2017 alleen nog digitaal facturen indienen. En zo stappen meer overheden en bedrijven op e-factureren.

Met e-factureren wordt bedoeld rekeningen digitaal sturen en ontvangen, dus niet langer op papier. Rekeningen als pdf naar elkaar mailen is dus al e-factureren, maar het kan nóg handiger. Als iedereen rekeningen ontvangt en verstuurt in een gestandaardiseerd formaat, dan hoeft niemand meer facturen handmatig in te voeren.

De belangrijkste internationale standaard die hiervoor is opgesteld heet UBL, Universal Business Language. Vanaf januari wil de Rijksoverheid dus alleen nog facturen in UBL-formaat ontvangen en verwerken.

Tijd besparen

Friso de Jong is specialist e-factureren. Hij richtte het Platform E-factureren op dat ijvert om elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland te bevorderen. Hij begrijpt dat UBL voor veel bedrijven nog best een flinke stap zal zijn. “Pdf’s mailen is in het midden- en kleinbedrijf voorlopig prima. UBL levert wel het meeste rendement op, maar je moet ergens beginnen.”

De belangrijkste voordelen van UBL zijn efficiëntie en minder tikfouten, legt De Jong uit. “Als ik een factuur ontvang en die moet inkloppen, dan kost dat mij als zzp’er al snel drie tot vijf minuten. Met een UBL ben je binnen een minuut klaar. Met een beetje geluk kan je boekhoudpakket dat zelf importeren.”

Voor een enkele factuur valt de tijdsbesparing wel mee, maar voor bedrijven die heel veel facturen ontvangen of versturen maakt het heel veel uit. “Ik weet dat een grote Nederlandse telecomprovider nu aan het overwegen is om over te stappen op e-facturatie. Als zij 125.000 facturen per maand in UBL gaan versturen, dan besparen ze hun klanten op jaarbasis 125.000 uur.”

Papieren factuur het snelst

Hoe goed werkt het al in de praktijk? De Jong heeft een sprekend voorbeeld van de huidige stand van zaken. Hij kreeg een opdracht van het ministerie van Economische Zaken voor een nationaal project. Daarbij stond in de overeenkomst: ‘U zult uw factuur in UBL aanleveren in een systeem dat wij hebben opgezet’.

"Maar dat is dus een grote zwarte doos", zegt De Jong. "Na dertig dagen had ik mijn geld nog niet, dus ik bellen hoe het zit met de betaling." De factuur bleek niet goed doorgekomen, maar De Jong had daarover geen enkele melding van het systeem ontvangen. Hij kreeg het verzoek om het nogmaals te proberen.

"Toen heb ik de factuur op drie manieren verstuurd: nog een keer via dat systeem, een pdf per mail naar die afdeling en per post", aldus De Jong. Hij gaf de facturen elk een ander kenmerk zodat hij kon zien welke als eerste betaald zou worden. "Dat was die papieren factuur, terwijl zij de rest van Nederland verplichten met UBL te werken. Toen stond het schaamrood ze daar ook wel op de kaken."

Overheid wijkt af

De Jong zette vorig jaar een online test op waarmee ontwikkelaars en gebruikers van boekhoudsoftware kunnen checken of hun boekhoudpakket kan omgaan UBL. Daaruit bleek dat inmiddels tachtig procent van alle generieke boekhoudpakketten voor het mkb, zoals Reeleezee, Twinfield, AFAS en Exact, klaar is voor UBL.

Maar denk maar niet dat bedrijven met die software in huis hun facturen direct naar de Rijksoverheid kunnen sturen. De Rijksoverheid heeft namelijk een eigen smaakje UBL ontwikkeld, legt De Jong uit. “Als ze het al kunnen ontvangen, dan kunnen ze het niet inlezen. En dat terwijl ze het wel zelf verplicht gaan stellen.”

Eigen dialect

Wat is het probleem precies? UBL bestaat uit allemaal data-elementen; het is een lijst velden voor onder meer namen, producten en bedragen. Maar de Rijksoverheid houdt zich niet precies aan de standaard UBL-indeling. Ze hebben er een eigen dialect van gemaakt, UBL-OHNL. Dat belemmert de uitwisseling van facturen. "Zij willen dat dialectje nu neerleggen bij het bedrijfsleven", zegt De Jong. "Maar bedrijven vragen zich af waarom ze die specifieke verbastering zullen implementeren."

Waarom hebben de ambtenaren het nou zo aangepakt? “Ik loop al een jaar of acht rond in Brussel en Den Haag. Het valt me op dat ze naar buiten toe communiceren dat ze draagvlak belangrijk vinden, maar soms gaan ze rechtsaf het bos in en dan ben je ze kwijt.”

Online facturatiesysteem

Om niet meer met papieren facturen te hoeven werken, vragen sommige bedrijven hun leveranciers al om facturen in te dienen via een online facturatiesysteem of leveranciersportaal. Die vorm van e-facturatie wordt ‘self-billing’ genoemd.

De voordelen daarvan zijn vooral voor de klanten, en niet per se voor de leveranciers. Die moeten een account aanmaken, inloggen, zich identificeren, formulieren invullen. Zeker voor zzp’ers is het zo best veel werk om een factuur in te dienen. “Dat is niet heel erg plezierig. Zo verplaats je de administratieve last naar je leveranciers. En dan moet ik de factuur nog aanmaken in mijn eigen systeem, anders ziet de Belastingdienst een gat in je administratie.”

Als kleiner bedrijf heb je het maar te slikken. “Grote bedrijven gedragen zich vaak als ketenkoning. Als je het anders wil doen, dan heb je pech. Zij kunnen zeggen: ‘Wij hebben wat bedacht en jij moet maar gewoon meedoen en oh ja, de betalingstermijn is opgeschoven naar 90 dagen’.

Inloggen op portals

Op die manier kan e-facturatie voor sommige bedrijven dus juist leiden tot méér administratie. De Jong is dan ook niet blij met alle aspecten van e-factureren. "Ik moet nu bijvoorbeeld overal inloggen om mijn facturen op te halen. Wist je dat accountantsbedrijven daar fulltime mensen voor in dienst hebben, alleen maar om de hele dag in te loggen op portals?”

Er zijn wel weer bedrijven opgekomen die dat weer oplossen. Storecove bijvoorbeeld haalt automatisch facturen op websites van leveranciers, en go2UBL zet alle pdf’s, bonnetjes en facturen om in UBL-formaat zodat ze direct de boekhoudsoftware in kunnen.

Europese standaard

De verplichte elektronische facturatie per 1 januari 2017 geldt alleen bij de Rijksoverheid, en alleen voor nieuwe contracten. In 2019 komt er een soort Europese factuurstandaard, dan moeten alle Europese overheden over zijn gestapt op UBL, ook de lagere overheden.

De verwachting is dat dat een extra reden zal zijn voor het bedrijfsleven om ook helemaal elektronisch te gaan. "De soep wordt vast niet zo heet gegeten", meent De Jong. "Nu zijn er nog wat blokkades, maar ik verwacht dat in 2019 alle problemen opgelost zijn."