In de meeste bedrijven worden er plannen gemaakt voor een jaar en die worden vervolgens gesplitst in doelen per kwartaal. Vergaderingen bestaan vaak uit één keer per week een meeting waarin teams aangeven waar mensen mee bezig zijn en hoe de voortgang is met betrekking tot de gestelde doelen.
Een vraag die steeds weer terugkeer is: hoe vergader je zo efficiënt mogelijk, zonder dat het een sleur wordt? Daar heeft Elon Musk een paar eigen ideeën over.
De topman van de Californische automaker Tesla zette zijn regels voor effectief vergaderen uiteen in een e-mail, waarover de Amerikaanse site Inc. bericht.
Effectief vergaderen: niet te veel mensen
Musk hanteert grofweg drie vuistregels: vergader ten eerste niet te vaak. Zorg verder dat er niet te veel mensen bij een vergadering aanwezig zijn en als iemand geen duidelijke bijdrage levert, kan die persoon beter niet deelnemen aan de vergadering.
Wat betreft de frequentie van vergaderen wijst Musk vooral op een valkuil, als je een aparte bijeenkomst plant om een urgente zaak op te lossen. Je moet niet in de gewoonte vervallen om tijdens vervolgbijeenkomsten over deze zaak te blijven vergaderen, als die min of meer is opgelost. Kortom, blijf letten op wat urgent is.
Ook is Musk wars van vergaderingen met grotere groepen. Vaak wordt er tijd verspild als iedereen z'n zegje moet doen en met grotere groepen is het lastiger om tot besluiten te komen. Daarom probeert Musk met niet meer dan 4 tot 6 personen tegelijk te vergaderen.
Het derde punt sluit hierbij aan: iedereen die bij een vergadering aanwezig is, moet ook toegevoegde waarde leveren. Dat is belangrijk voor de effectiviteit van de vergadering, maar ook voor de aanwezigen zelf.
Ben je niet strikt nodig bij een vergadering, dan kun je volgens Musk beter niet aanwezig zijn en je tijd elders productiever besteden.