Op grond van de wet is een bv ieder jaar verplicht haar jaarrekening op te maken, vast te stellen en te deponeren bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Bestuurders let op! Niet tijdig deponeren kan leiden tot onbehoorlijk bestuur en vergroot de kans op aansprakelijkheid van bestuurders in het geval van een faillissement van de BV.
Ter voorkoming van een dergelijke aansprakelijkheid geeft dit artikel een kort overzicht van een aantal belangrijke aspecten die bij deze jaarlijks terugkerende verplichting in het algemeen om de hoek komen kijken.
Jaarrekening opmaken
Op het bestuur rust de verplichting jaarlijks een jaarrekening op te maken die een zodanig inzicht geeft dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over het vermogen en het resultaat van de bv. De termijn voor het opmaken van de jaarrekening is vijf maanden na het einde van het boekjaar. Deze termijn kan door de algemene vergadering van aandeelhouders, onder omstandigheden, met maximaal zes maanden worden verlengd (in totaal dus maximaal elf maanden). Hierop zijn slechts beperkt uitzonderingen mogelijk. De opgemaakte jaarrekening wordt ondertekend door de bestuurders en de commissarissen.
Voordat de jaarrekening kan worden vastgesteld, zal hij (op een enkele uitzondering na) moeten worden onderzocht door een registeraccountant of een vergelijkbare deskundige. De accountant toetst de jaarrekening aan de wet en regelgeving en geeft de uitslag van zijn onderzoek in een accountantsverklaring weer.
Vaststellen jaarrekening
De jaarrekening (inclusief accountantsverklaring) moet vervolgens door de algemene vergadering van aandeelhouders worden vastgesteld. De wet schrijft geen termijn voor waarbinnen deze vaststelling dient te geschieden. Indien echter niet binnen twee maanden na de voor het opmaken voorgeschreven termijn (van max. elf maanden) is vastgesteld en goedgekeurd, dient het bestuur de opgemaakte jaarrekening openbaar te maken door deponering. Bij deponering van een niet vastgestelde en niet goedgekeurde jaarrekening dient dit wel vermeld te worden op de betreffende jaarrekening.
Deponeren
Indien de jaarrekening binnen de voor het opmaken en vaststellen voorgeschreven termijn van 7 maanden (of bij verlenging 13 maanden) is vastgesteld, vindt deponering plaats binnen acht dagen na vaststelling. Indien de jaarrekening niet binnen de voor het opmaken en vaststellen voorgeschreven termijn is vastgesteld, vindt vaststelling direct na verstrijken van die termijn plaats onder vermelding van de tekst: “niet vastgesteld”.
Onder de bepalingen van de nieuwe flex-BV geldt dat, in het geval alle aandeelhouders van de bv tevens bestuurder zijn van de bv, ondertekening van de opgemaakte jaarrekening als bestuurder tevens vaststelling als aandeelhouder inhoudt. Dit betekent dan ook dat de jaarrekening binnen acht dagen na een dergelijke ondertekening dient te worden gedeponeerd.