Elke dag komen handelaren met seizoensproducten langs bij restaurateur Ruben
Coonen van Auberge de Veste in Den Bosch. “Verse truffels. Lekker! Maar je
kunt het niet altijd doorrekenen aan de gast,” illustreert Coonen. “Of de
slager belt dat hij een geweldig stuk entrecote heeft liggen. Dat moet je
natuurlijk kopen. Maar heb je het wel nodig? Hoeveel kost het? Dit drukt
natuurlijk de bruto-winst.”

Auberge de Veste – http://www.aubergedeveste.nl

Bij een restaurant is een goede boekhouding daarom van levensbelang, bepleit
Coonen. “Het heeft geen nut om ondernemer te worden als je niet continu met
je boekhouding en vooral de kosten bezig bent. Bij de mensen die niet goed
op de kosten zitten, gaat het fout.” Voor restaurants is het
inslagpercentage een belangrijk kerngetal. Dat cijfer toont hoeveel geld er
na aftrek van de inkoop overblijft om de uitgaven te dekken. Door de inkoop
goed in de gaten te houden, voorkomt de restauranteigenaar dat zijn passie
voor mooie gerechten een gat in de winstrekening slaat.

Om bovenop het inslagpercentage en andere kosten te zitten, voert Coonen de
boekhouding zo veel mogelijk zelf in. “Ik ben wel goed met cijfers en vind
het ook interessant. Ik ben niet afhankelijk van een boekhouder waardoor ik
meteen zie of het goed gaat. Dat kan je zelf veel sneller dan een
boekhouder,” vertelt hij. “Doordat ik al mijn rekeningen aan het einde van
de maand onmiddellijk inboek, zie ik meteen het inslagpercentage.”

Handdoeken zelf wassen of uitbesteden
Hoewel Coonen de boekhouding zelf invoert en rapportages maakt, laat hij de
complexe berekeningen zoals de salarisadministratie, balans en winst- en
verliesrekening over aan een accountant. De ondernemer zou niet zonder
accountant willen werken, zegt hij overtuigd: “Hij kent de nieuwe regels.
Toen we begonnen wist hij precies hoe het zat op het privévlak met de
inkomstenbelasting en startersregelingen.

“Bovendien moet je altijd iemand hebben die meekijkt en kan zeggen: je
telefoonrekening en je wasserijrekening zijn erg hoog. Soms kan je daar
niets mee: de telefoon hebben we nu eenmaal nodig. Maar in rustige periodes
was ik de handdoeken nu gewoon zelf. De accountant signaleert dat soort
dingen, want zelf zie je dat niet altijd. Als je dat soort adviezen krijgt,
wordt de boekhouder een goede vriend.”

Advies aan collega’s
Coonen adviseert startende ondernemers om allereerst een goede accountant te
zoeken. Zijn tweede advies: neem een online boekhoudprogramma. De
restaurateur stapte zelf afgelopen zomer over op het online pakket van
Davilex. Daarvoor gebruikte hij de offline software van Davilex.

Online boekhouden heeft meerdere voordelen. Zo maakte Coonen vroeger af en toe
een backup die hij in een brandveilige kluis buiten zijn restaurant
bewaarde. Maar de verzekering klaagde dat hij veel vaker reservekopieën
moest maken. Met online boekhouden is dat probleem nu opgelost. Bovendien
kan hij adviseurs nu eenvoudig toegang geven tot de boekhouding, en heeft
hij ook zelf altijd en overal toegang. “Zelfs tijdens vakantie, als ik gek
wil doen,” zegt Coonen schertsend.

Andere Davilex gebruikers kiezen voor het boekhoudprogramma vanwege het grote
gebruiksgemak. Coonen heeft bij zijn zoektocht naar een nieuw boekhoudpakket
vooral gelet op de beschikbare modules. “Er zit veel verschil tussen al die
programma’s. Je kunt flink uitbreiden met extra modules voor bijvoorbeeld
marketing of voorraadbeheer, maar daar hangt ook een ander prijskaartje aan.
Heb ik dat ook echt nodig? Davilex is goedkoper dan de andere grote
aanbieders, en de prijs-kwaliteitverhouding is goed.”

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl