Een offerte speelt vaak een belangrijke rol bij het al dan niet tot stand komen van een samenwerking tussen een zzp’er en opdrachtgever. Er gaat in de praktijk nog weleens wat mis op dit vlak.
De grootste fouten bij het uitbrengen van offertes gebeuren vaak onbewust, maar kunnen een opdrachtgever wél doen besluiten om naar een andere aanbieder uit te kijken, een gemiste kans dus.
Dit is te voorkomen door op de onderstaande punten (die er soms onbewust insluipen) te letten bij het uitbrengen van een offerte. De punten staan in willekeurige volgorde weergegeven.
De 5 grootste fouten die gemaakt worden bij het uitbrengen van offertes:
1. “Winnaars zoeken kansen en mogelijkheden, verliezers verschuilen zich achter excuses.”
In de praktijk zie je dit verschil terug in offertes. Het is belangrijk om een concreet aanbod te doen. Teksten als “mijn best doen voor”, “zo spoedig mogelijk” en “proberen” kunnen twijfels oproepen.
2. Het is van belang om duidelijk te maken dat je als zelfstandige je verantwoordelijkheden neemt.
Dit doe je door in je offertes niet in lijdende vorm te spreken. Je vertrouwen en daadkracht uit je door concreet aan te geven dat jij voor passende oplossingen zorgt in plaats van “het wordt opgelost”.
3. Voorkom ontkenningen in mondelinge offertes.
Dit is een vertaling van de angst dat een opdrachtgever een bepaalde gedachtegang heeft. Het is immers géén optie om aan en persoon te vragen om ergens “niet aan te denken”, dit kan immers niet. De zin “u moet niet denken aan...” zal het tegenovergestelde veroorzaken. Geef dus aan wat je wél kunt betekenen.
4. Vertrouwen en geloofwaardigheid zijn belangrijke pijlers in een overeenkomst.
Overdrijf nooit en vertel wat je kunt waarmaken. Met een offerte schep je een verwachtingspatroon. Mensen die generaliseren zijn bang om niet gelooft te worden.
5. Richt een offerte op een specifieke opdracht en hoe die kan worden ingevuld.
De fout die vaak gemaakt wordt is dat veel zzp’er graag over zichzelf en hun bedrijf communiceren. Een ontvanger zoekt echter een invulling van een behoefte. Gestandaardiseerde algemene offertes hebben veel minder kans van slagen en is een verkeerde manier van het realiseren van tijdwinst.
Tot slot: de offerte moet kort, bondig en begrijpelijk zijn. Vaktechnische uiteenzettingen en ouderwetse clichétaal zullen de ontvanger juist ontmoedigen om verder te lezen. Tevens is actief taalgebruik belangrijk om de ontvanger aan te zetten tot actie – en dat is precies de bedoeling.