1. Helpt het boekhoudprogramma in de samenwerking met de accountant?
Online boekhouden dankt zijn populariteit aan de behoefte bij ondernemers om
intensiever samen te werken met hun boekhouder. Samengevat gaat het erom dat
de boekhouder en ondernemer altijd inzage hebben in de actuele cijfers.
Bovendien houdt de boekhouder meer tijd over voor geldbesparende adviezen,
wanneer de ondernemer de bonnetjes en rekeningen zelf in de administratie
invoert.

Lees
ook: “Zo haal je meer uit je boekhouder”

Een online boekhoudpakket hoort deze samenwerking te vergemakkelijken. Een
boekhouder ziet de cijfers graag in het voor hem vertrouwde standaard
boekhoudjargon, terwijl de ondernemer het liefst ver weg blijft van
begrippen als grootboek en journaalpost. Sommige pakketten vereisen
bovendien een extra licentie wanneer de boekhouder naar de cijfers wil
kijken, waardoor de kosten onnodig oplopen.

2. Voelt het pakket prettig aan?
Een goed boekhoudprogramma
neemt de ondernemer bij de hand zodat het eenvoudig wordt om inkoop- en
verkoopfactuur in te boeken en het risico op fouten afneemt. Davilex, een
aanbieder van online boekhouden en offline boekhoudsoftware, heeft hiervoor
speciale wizards ontwikkeld. Bij het inboeken van een nieuwe factuur ziet de
gebruiker alleen de noodzakelijke opties, waardoor het bijvoorbeeld
onmogelijk is om een verkoopfactuur per ongeluk aan een toeleverancier te
koppelen. “De software is zo ingericht dat mensen intuïtief begrijpen wat ze
moeten doen,” vertelt Tim Stamer, marketing en salesmanager van Davilex.

3. Zoek een zakmes, geen Zwitsers zakmes
Sommige beroepen vereisen specifieke hulpmiddelen. Advocaat of consultants
schrijven bijvoorbeeld uren op projecten of cliënten. Gespecialiseerde tools
(kijk bijvoorbeeld eens naar het gratis Gtrax) bieden hiervoor uitgebreide
mogelijkheden waarbij de ondernemer bijvoorbeeld een afspraak in zijn agenda
direct aan een klant of project koppelt. Sommige boekhoudpakketten
beschikken weliswaar over een standaard urenregistratie, maar missen weer de
geavanceerde opties van speciale urenregistratiepakketten. Boekhoudsoftware
moet vooral de administratie goed bijhouden, laat je niet afleiden door
leuke bijzaken.

4. Online of offline?
De vraag of je online of offline wilt boekhouden is vooral een kwestie van
voorkeur. Ben je veel onderweg en wil je te allen tijde bij je administratie
kunnen, dan kies je voor online boekhouden. Andere grote voordelen zijn de
eenvoudige samenwerking met de boekhouder. Een online
pakket is altijd actueel, waardoor gebruikers van Davilex Online zich
geen zorgen hoefden te maken over de btw-verhoging van afgelopen oktober.
Davilex maakt bovendien elke dag een back-up van de boekhouding, terwijl
offline gebruikers maar al te vaak vergeten om back-ups te draaien.

Online boekhouden is bovendien een uitkomst wanneer je niet afhankelijk wil
zijn van een besturingssysteem. De meeste boekhoudsoftware is alleen voor
Windows beschikbaar, terwijl een online pakket in een browser werkt.
Hierdoor is het besturingssysteem van ondergeschikt belang.

5. Let op de kwaliteit
Er zijn tientallen aanbieders van boekhoudsoftware en de verschillen kunnen
erg groot zijn. De kwaliteit van de software wordt mede bepaald door de
service die deze software aanbieders leveren. Zijn upgrades inbegrepen,
heeft de software een goede helpfunctie en is het servicecenter vakkundig.
Bekijk vooraf welke functionaliteiten nodig zijn en onderzoek welke service
wordt geleverd en tegen welke kosten. Vraag de boekhouder of bevriende
ondernemers naar hun bevindingen.

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl