Je zit geconcentreerd te zoeken naar informatie voor een belangrijke presentatie aan je projectteam. De telefoon gaat. Je neemt op en sluit af.

Je gaat verder met je presentatie, maar ziet in je ooghoek een e-mail binnenkomen van een ander belangrijk project. Toch maar even antwoorden. Daarna weer terugschakelen naar je presentatie. Je kijkt op de klok. Oh, ik moet zo weer een overleg in.

Na het overleg moet je weer bedenken waar je mee bezig was.

Herkenbaar? Uit Zwitsers onderzoek blijkt dat kenniswerkers op kantoor drie keer meer belast worden met informatie dan andere werknemers. De problemen zijn als volgt:

  • Gemiddeld besteedt men 2,5 uur per dag aan het zoeken naar informatie.
  • Gemiddeld wordt 80 procent van de werktijd verspild aan vergaderingen, e-mail, Whatsapp, Skype of andere communicatievormen.
  • Weinig tijd blijft over voor werk dat grotere concentratie vereist, omdat kantoorpersoneel gemiddeld om de vijf minuten onderbroken wordt.

Het is dan ook geen verrassing dat veel kantoorpersoneel enigszins gefrustreerd het kantoor verlaat met het gevoel weinig bereikt te hebben. Herhaalt dit patroon zich jaar in jaar uit, dan wordt de kans op een burn-out flink vergroot.

Een rijbewijs voor de digitale werkplek

Beat Bühlmann van Evernote sprak met Business Insider Duitsland over deze herkenbare situatie. Bühlmann is bij de productiviteitsapp verantwoordelijk voor alle medewerkers in Europa, het Midden-Oosten en Afrika.

Om zijn hoogopgeleide kenniswerkers te beschermen heeft hij een soort rijbewijs voor de digitale werkplek geïntroduceerd. Deze regels moet de potentiële overbelasting tenietdoen:

  1. Een e-mail is nooit urgent. Het is prima om binnen de volgende 24 uur te antwoorden.
  2. Ga eerst na of een e-mail wel nodig is. Praat met de ontvanger voordat je een mail verstuurt.
  3. Discussies via e-mail zijn verboden.
  4. E-mail blijft voor wat het is na 19.00 uur doordeweeks en in het weekend. Echt dringende vragen worden telefonisch beantwoord.
  5. Eenmaal op vakantie mag je alle e-mail negeren. Een automatische out-of-office-reactie instellen met een terugkeerdatum en een alternatieve contactpersoon is voldoende.
  6. Schrijf extreem korte e-mails. Vaak staat in de onderwerpregel het volledige bericht en staat in het tekstveld alleen "Einde bericht" om dit feit te verduidelijken. Als een mail zo lang is dat je moet scrollen, is-ie te lang.

LEES OOK: 9 dingen die je vandaag kunt doen om morgen productiever te zijn

MIS OOK NIET: Zo krijg je méér voor elkaar door minder te werken, volgens een ex-workaholic uit Silicon Valley