De jaarwisseling komt in zicht, dus het wordt tijd om het jaar af te sluiten. Maar hoe doe je dat als zelfstandige ondernemer?
De administratie bijhouden is voor de meeste ondernemers niet het leukste tijdverdrijf, maar wil je geen problemen krijgen met de fiscus, dan is het verstandig om er voor de jaarwisseling toch even een blik op te werpen.
In sommige gevallen kun je met wat slimme maatregelen nog wat geld besparen, door bijvoorbeeld bepaalde investeringen naar voren te halen of facturen enkele weken op te schuiven.
1. Verschuif je factuurdatum
Voor werkzaamheden die je in december hebt verricht heb je voor de inkomstenbelasting nog tot 15 januari de tijd om een factuur te versturen. Je hebt dus keuze of je deze rekeningen nog dit kalenderjaar de deur uit doet of over de jaarwisseling heen tilt.
Voor de aangifte omzetbelasting is voor de meeste ondernemers de datum van de factuur leidend en niet het moment waarop het geld op je rekening staat. Voor je aangifte over het vierde kwartaal of de maand december moet je dus alle facturen meenemen die in die periode hebt verstuurd.
Gaat je rekening vóór 1 januari de deur uit, dan moet je deze dus meenemen in de laatste kwartaal- of maandaangifte van 2019 en ook direct de btw terugbetalen die op de factuur staat vermeld. Zijn deze rekening op het moment dat je aangifte doet nog niet betaald, dan moet je dat geld voorschieten, want de fiscus maakt geen onderscheid tussen betaalde en onbetaalde rekeningen.
Je kunt er echter ook voor kiezen om deze facturen begin januari te versturen. In dat geval neem je deze facturen pas mee in je aangifte over het eerste kwartaal (of over januari) en hoef je de btw dus pas in april te betalen (of februari, bij een maandaangifte). Op dat moment heb je het geld waarschijnlijk allang ontvangen en hoef je niets voor te schieten. Dat levert een liquiditeitsvoordeel op.
Een ander voordeel van je factuur opschuiven naar januari is dat je je vermogen in Box 3 drukt. De peildatum voor de vermogensrendementsheffing is namelijk 1 januari. Verstuur je een factuur in december, dan is er een kans dat het geld nog voor die peildatum op je rekening staat en je hierover vermogensbelasting moet betalen.
Bedenk dus nu al op welke datum je de facturen over je werkzaamheden in december verstuurt.
Er zijn overigens ook ondernemers die gebruik mogen maken van het zogeheten kasstelsel, waarbij wel wordt gekeken naar het moment waarop de klant betaalt. Denk bijvoorbeeld aan winkeliers, kappers en horecaondernemers. Maar lang niet iedereen komt hiervoor in aanmerking. Bovendien is het wel de bedoeling dat je consequent bent: je moet je aangifte altijd volgens hetzelfde systeem doen (dus betaaldatum óf factuurdatum).
… tot op zekere hoogte
Je facturen nog verder uitstellen, heeft geen zin. Je bent wettelijk verplicht om facturen versturen uiterlijk de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarop je je producten of diensten hebt geleverd. Dus je facturen over je werkzaamheden in december moet uiterlijk 15 januari binnen zijn. Ben je te laat met het versturen van je factuur, dan ben je btw verschuldigd op het moment dat je de rekening had moeten indienen.
Let wel op. Voor de aangifte van de inkomstenbelasting moet je uitgaan van de datum waarop je de werkzaamheden hebt verricht (en dus niet de factuurdatum). Heb je in januari een factuur verstuurd voor werkzaamheden die je in december hebt verricht, dan moet je deze factuur meenemen in je aangifte over 2019 en niet 2020.
2. Doe investeringen nú
Met nog enkele weken te gaan, is het ook verstandig om even bij te houden hoeveel investeringen in bedrijfsmiddelen je hebt gedaan. Het kan voordelig zijn om bepaalde investeringen nog voor de jaarwisseling te doen of juist over oud & nieuw heen te tillen. Meer hierover lees je in dit artikel met eindejaarstips.
… zeker als je gebruik gaat maken van de nieuwe kleineondernemersregeling
De kleineondernemersregeling (KOR) gaat komende jaar op de schop. Is je omzet niet meer dan 20.000 euro per jaar (exclusief btw), dan mag je worden vrijgesteld van btw: je hoeft geen btw meer aan klanten door te berekenen, maar kunt dan ook niet langer de btw verrekenen die andere ondernemers bij jou in rekening brengen (bijvoorbeeld voor de aanschaf van een computer). Ook hoef je dan geen btw-aangifte meer te doen.
Wil je gebruik maken van deze regeling en was je al van plan om bepaalde aankopen voor je bedrijf te doen, dan is het verstandig om die investeringen nog voor de jaarwisseling te doen, zodat je de btw nog kunt aftrekken. Anders kan dat niet meer. Meer informatie over de nieuwe KOR vind je hier.
3. Verzamel alle belangrijke bonnen
Om het jaar ordelijk te kunnen afsluiten en straks geen bonnen van verschillende belastingjaren door elkaar te halen, is het verstandig om nu alvast alle bonnen en in- en verkoopfacturen te verzamelen en overzichtelijk in één map te stoppen. Maak meteen een overzicht van de facturen die nog moeten worden betaald en rekeningen die je zelf nog moet voldoen. Voor inkoopfacturen is de factuurdatum leidend en niet de betaaldatum.
Heb je geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen die langer dan een jaar meegaan, houd dan de afschrijvingen goed bij, want je moet de kosten uitsmeren over meerdere jaren.
Deel vervolgens alle rekeningen die je in 2019 moest betalen overzichtelijk in:
- bonnen van kosten die je volledig kunt aftrekken
- kosten die gedeeltelijk aftrekbaar zijn (zoals belkosten)
- rekeningen die je moet afschrijven (zoals een computer)
- kosten die niet aftrekbaar zijn (zoals een boete van de Belastingdienst, verkeersboetes en bedrijfskleding zonder logo).
Meer informatie over de aftrek van bedrijfskosten vind je hier. Op de website van de Belastingdienst vind je een handig overzicht van alle documenten die je nodig hebt voor je aangifte.
Tegenwoordig bestaan er verschillende software-oplossingen waarmee je jouw boekhouding efficiënt op orde houdt. De volgende tools raden we van harte aan:
Hoe zat het ook alweer met de omzet- en inkomstenbelasting?
Zoals gezegd boek je omzet die in 2019 is gefactureerd en betaald in 2019. Omzet die dit jaar is gemaakt en gefactureerd en pas in januari wordt betaald, boek je ook in 2019, omdat je de werkzaamheden dat jaar hebt verricht. Dit geldt ook voor je btw-aangifte. Als je in december een rekening hebt verstuurd en weet dat deze pas in januari wordt betaald, moet je dit boeken onder ‘te ontvangen opbrengsten’.
Omzet die je dit jaar hebt gemaakt, maar pas in 2019 hebt gefactureerd, boek je in 2019. Alleen de btw boek je pas in 2019, omdat hiervoor de factuurdatum leidend is.
4. ... en stel ze veilig
Bonnen die na verloop van tijd vervagen, zoals kassabonnen op thermisch papier, kun je het best scannen, zodat de tekst leesbaar blijft. Behoud wel het origineel, want je bent verplicht om alle documenten in de originele vorm te bewaren.
Je bent verplicht om je administratie zeven jaar te bewaren. Deze bewaartermijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van juni 2019 mag je dus pas in 2027 weggooien. Als je niet aan je bewaarplicht voldoet, riskeer je een boete en strafrechtelijke vervolging, dus wees daar niet slordig in.
5. Check je ritten- en urenadministratie
Een auto van de zaak kan fiscale voordelen opleveren. Je moet dan uiteraard wel een sluitende kilometeradministratie bijhouden. Check of je de autoritten goed hebt bijgehouden. Meer informatie hierover vind je in dit artikel.
Voor je urenadministratie geldt hetzelfde. Wie door de Belastingdienst wordt erkend als ondernemer, komt in aanmerking voor de zogeheten ondernemersaftrek. Om hiervoor in aanmerking te komen moet je wel voldoen aan het zogeheten urencriterium. Dat betekent dat je in het betreffende jaar minimaal 1.225 uur aan je bedrijf moet hebben besteed. Kijk voor de jaarwisseling na of je de uren goed hebt bijgehouden.
Heb je je kilometers en uren niet goed bijgehouden, dan wordt het erg lastig om dit later nog te achterhalen, dus check zo snel mogelijk of alles compleet is. En maak een goede back-up.
6. Let op de nummering van je facturen
Nu het nieuwe jaar voor de deur staat, is het ook tijd om de nummering van je facturen te checken en ervoor te zorgen dat je na de jaarwisseling goed doornummert. Op elke factuur moet een uniek, opeenvolgend factuurnummer staan, om fraude te voorkomen.
Om facturen makkelijk terug te kunnen vinden, is het verstandig om jaartallen te gebruiken in je factuurnummers. Het is slim om deze aan het begin te zetten, want je weet dan zeker dat de facturen opeenvolgend zijn.
Als je voor de laatste factuur van 2019 hebt gekozen voor nummer 2019.00169, kun je voor de eerste factuur van 2020 kiezen voor factuurnummer 2020.00001 of 2020.00170. Je bent dus niet verplicht om elk jaar met 1 te beginnen. De enige eis is dat de facturen chronologisch zijn genummerd.
Zorg er wel voor dat je bij je factuurnummer voldoende ruimte hebt om te kunnen doornummeren. Als je begint met factuurnummer 202001, kun je dat jaar slechts 99 facturen versturen.
7. Pas je btw-nummer aan
Alle 1,3 miljoen eenmanszaken in ons land hebben van de Belastingdienst een nieuw btw-identificatienummer ontvangen, waarin je burgerservicenummer niet meer is verwerkt. Dit moet je vanaf 1 januari vermelden op al je facturen en de website. Pas dit dus tijdig aan.