Het woordje ‘boekhoudsoftware’ levert op Google ongeveer 28.500 hits op.
Vandaar dit artikel met negen tips uit de praktijk.
1) Kies bewust voor structuur
Weet dat de overstap naar een nieuwe database-omgeving meer structuur vergt,
en minder ruimte geeft voor flexibiliteit. Zeker als je een
spreadsheetomgeving gewend bent, manifesteert zich deze “beperking” vooral
bij de invoer van de gegevens en ook bij de rapportagemogelijkheden.
2) Let vooral op de in- en output mogelijkheden
In de meeste boekhoudpakketten is de geautomatiseerde verwerking van gegevens
en processen prima in orde. Het belangrijkste onderscheid zit ‘m in de
flexibiliteit qua invoer- (input) en qua rapportagemogelijkheden (output).
De beoordeling hiervan is erg belangrijk!
3) Wat wilt u precies automatiseren?
Vaak is dit het versnellen van het invoerwerk, plus het automatiseren van de
rapportages. Let dan vooral op op de kleine (vaak ogenschijnlijk)
onbelangrijke details.
Input: maak een beoordeling van de gebruikersvriendelijkheid van de
invoerschermen.
Output: zet eerst ECHT op papier welke informatie je uit de boekhouding wilt
halen en hoe dit eruit moet zien.
4) Kijk vooruit!
Moet het nieuwe systeem aansluiten bij de huidige organisatie, of bij die
waarvan je hoopt dat deze er over twee jaar staat?
5) All-in-one of aanvullende gespecialiseerde software
Ofschoon er aanbieders zijn die zich profileren als totaal-aanbieders
(inclusief customer relations management, workflow, logistiek,
enzovoorts), waarbij het voordeel is dat alle data in één en dezelfde
database worden opgeslagen, is het goed om te kijken of je niet meer baat
hebt bij het samenvoegen van meer gespecialiseerde partijen. De
functionaliteit van specialisten is vaak groter, terwijl ondertussen de
‘koppelbaarheid’ van deze aanvullingen optimaal is.
6) Kies voor een administratie of een branchepakket
Er zijn gespecialiseerde aanbieders die voor specifieke branches een
‘totaal-oplossing’ aanbieden. Daarin worden veel branche-specifieke
functionaliteiten naast de administratie aangeboden. Die realiseren
toegevoegde waarde in je informatievoorziening. Vraag na of er in uw branche
dergelijke niche-spelers zijn.
7) Praat met gebruikers
Praat met collega’s uit de praktijk. Mensen die het pakket al jarenlang
kennen en waaraan je specifieke details kunt vragen, zijn goud waard.
Probeer vergelijkbare bedrijven te spreken. Dit hoeven niet per sé bedrijven
uit dezelfde branche te zijn, maar vooral ondernemingen die op eenzelfde
manier werken.
8) Denk na over uw rekeningschema
De neiging is groot om bij de aanschaf van een nieuw pakket het fiscaal
georiënteerde rekeningschema van je accountant over te nemen. Bedoeld voor
het versnellen van fiscale controles, maar niet optimaal ingericht voor je
bedrijfsvoering.
Bedenk zelf welke rapportages je uit het systeem wilt halen en hoe jouw
rekeningschema daarvoor moet worden ingericht. Daar waar bijvoorbeeld
energiekosten horen bij de huisvestingskostenrubriek, is dit voor een
productiebedrijf een kostprijsonderdeel.
9)Verborgen kosten
"MKB-ondernemers …… bezint eer gij begint " Het is zeker
op de aanschaf van boekhoudsoftware van toepassing. Het zijn niet alleen de
aanschaf- en onderhoudskosten die bepalend zijn. Let vooral op de verborgen
kosten, die zitten in de uren van de mensen die hier prettig mee moeten
kunnen werken en er alles eruit halen wat erin zit!
Peter Wouters is directeur van FinForce,
een bedrijf dat software levert voor financiële management-informatie.
Lees ook:
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl