Een opmerkelijke gerechtelijke uitspraak afgelopen week: een ondernemer mag
duizenden euro’s die hij aan zijn huwelijksfeest spendeerde voor de fiscus
als bedrijfskosten opvoeren. De man had net het bedrijf van zijn vader
overgenomen en beschouwde het feest als een mooie aanleiding voor een
informele kennismaking met nieuwe klanten en zakenrelaties.

De Belastingdienst voelde er weinig voor om mee te betalen aan de champagne en
de bruidstaart. Maar de rechter beargumenteerde dat de gastenlijst voor
bijna de helft uit zakelijke relaties bestond die anders nooit zouden zijn
uitgenodigd.

Nederland is een fiscaal paradijs voor ondernemers, zou je hieruit kunnen
concluderen. Maar dat is onterecht. De fiscale regels zijn de afgelopen
jaren flink aangescherpt. Z24 neemt met deskundigen enkele belangrijke
kostenposten door.

Werkruimte
Werken vanaf een zolderkamertje biedt weinig fiscale mogelijkheden. Om de
kosten voor je werkruimte aan huis af te mogen trekken, moet die ruimte
namelijk afsplitsbaar zijn van de woning: je werkkamer moet een aparte
ingang hebben en beschikken over eigen voorzieningen, zoals een wc. Ook moet
je minimaal 70 procent van je inkomen in die ruimte verdienen.

Is hiervan geen sprake, dan mag je ook de inrichting van je werkplek, zoals
vloerbedekking en behang niet aftrekken. Hetzelfde geldt voor meubelen die
je ook privé zou kunnen gebruiken, zoals een bureau of een archiefkast.
Meubelen die zich exclusief voor je werk lenen, zoals de behandelstoel van
een schoonheidsspecialist, mag je wel volledig aftrekken.

Je computer is wel fiscaal aftrekbaar, tenzij je deze vooral gebruikt om te
gamen of muziek te downloaden.

De regels voor de omzetbelasting zijn wat minder strikt. Deze kennen het
verschijnsel ‘gemengd gebruik’, zegt Jan-Willem Kemper, belastingadviseur en
mede-eigenaar van scholingsorganisatie TaXSeminar.nl. Als je goederen zowel
privé als zakelijk gebruikt, mag de omzetbelasting volledig worden
afgetrokken, maar je moet wel jaarlijks omzetbelasting betalen over het
privégebruik.

Representatie
Hotelovernachtingen, diners en kosten voor het bezoek aan een symposium zijn
slechts gedeeltelijk aftrekbaar. Je hebt hierbij een keuze: óf je brengt
73,5 procent van alle bovengenoemde kosten in mindering op de
inkomstenbelasting óf je trekt alle kosten af, maar pas boven een drempel
van 4.200 euro. Heb je 10.000 euro aan representatiekosten uitgegeven, dan
resteert bij optie 1 een aftrekpost van 7.350 euro en bij optie 2 een post
van 5.800 euro.

Let op: je mag alleen puur zakelijke kosten aftrekken. Een zakenlunch met een
collega of klant kun je moeiteloos opvoeren. Maar voor een happy meal bij
McDonald’s moet je wel een goed verhaal hebben.

Scholing
Kosten voor een cursus voor de uitoefening van je beroep zijn aftrekbaar. Maar
tot verdriet van Linde Gonggrijp, directeur van FNV Zelfstandigen, geldt dat
niet voor gederfde inkomsten voor de uren die je aan de cursus hebt besteed.
Deze zijn volledig voor eigen rekening.

Werkkleding
Over je maatpak hoef je je weinig illusies te maken; de regels zijn streng.
Je werkoutfit mag namelijk alleen worden afgetrokken als het kleding betreft
die uitsluitend gebruikt wordt tijdens het werk, zoals een asbestoverall. In
andere gevallen moet er een duidelijk leesbaar bedrijfslogo van minimaal 70
vierkante centimeter op gedrukt zijn. Een stropdas met een subtiel logo valt
dus buiten de boot.

Auto
Een vorkheftruck biedt weinig ruimte tot discussie. Omdat je die doorgaans
niet gebruikt voor een ritje naar de supermarkt zijn de kosten hiervan
volledig aftrekbaar. Anders wordt het met een auto die je zowel privé als
zakelijk gebruikt.

Als je je eigen auto ook gebruikt voor zakelijke ritten, mag je voor elke
zakelijke kilometer 19 cent aftrekken. Onderhoudskosten mogen niet in
mindering op je inkomsten worden gebracht.

Je mag je auto ook op de balans van de zaak zetten. In dat geval zijn alle
kosten aftrekbaar, van onderhoudskosten tot benzine. Wel ben je dan een
bijtelling verschuldigd wegens privégebruik van de auto. Deze bedraagt 25
procent van de catalogusprijs (of minder, bij zeer zuinige auto’s). Dit is
de nieuwwaarde van de auto, zoals deze uit de fabriek komt, inclusief BPM en
accessoires, zegt Gert-Jan van der Wielen, voorzitter van NOvAA, de
Nederlandse Orde van Accountants-Administratieconsulenten. Rijd je in een
tweedehandsauto, dan ben je dus relatief duur uit.

De bijtelling kun je vermijden als je minder dan 500 privékilometers per jaar
maakt, maar dat vergt wel een goede kilometeradministratie. En de
Belastingdienst is erg streng: zij stond afgelopen zomer ijverig te
controleren bij pretparken en grensovergangen.

Ook voor de omzetbelasting moet je kiezen of je de auto tot je privé- of
ondernemingsvermogen rekent. Heb je bij de aanschaf van je bolide de BTW
afgetrokken, dan moet je jaarlijks 12 procent BTW in correctie brengen over
de privébijtelling. Welke keuze voor jou voordeliger is, is een ingewikkelde
rekensom.

Onder het motto 'leuk geprobeerd': verkeersboetes mag je nooit aftrekken.

Fiets
Als je per fiets naar je zakelijke afspraken rijdt, zijn alle kosten
aftrekbaar. Maar je moet wel aannemelijk kunnen maken dat je je tweewieler
louter voor je werk gebruikt. Schaf je een mooie racefiets van 4.000 euro
aan, dan heb je wel wat uit te leggen, waarschuwt Kemper.

Telefoon en internet
Je abonnement van je privételefoon zijn niet aftrekbaar, maar de kosten van de
zakelijke gesprekken zijn dat wel. Neem je een aparte zakelijke
telefoonaansluiting of een mobiele telefoon van de zaak, dan zijn alle
kosten volledig aftrekbaar.

Bewijsvoering
Bij elke aftrekpost die je opvoert, moet je aannemelijk kunnen maken dat je de
kosten ook echt voor zakelijke doeleinden hebt gemaakt. Ook ziet de
belastinginspecteur erop toe of de kosten wel in verhouding staan tot de
inkomsten.

Omdat de regelgeving erg complex is, is het geen overbodige luxe om een
fiscaal adviseur in de arm te nemen. Neem wel een goede adviseur, die zijn
vak bijhoudt, want de regels veranderen snel, stelt Van der Wielen.

Een schrale troost voor ondernemers: de kosten van de adviseur zijn wèl
aftrekbaar.

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl