Ondernemers mogen puur zakelijke kosten in mindering brengen op de winst. Maar voor bijvoorbeeld de kosten voor een kantoor aan huis, diners en werkkleding zijn de regels streng. Wat mag je wel en niet opvoeren als aftrekpost?
Voor ondernemers vormt de ondernemersaftrek, waaronder de zelfstandigenaftrek, een belangrijke aftrekpost. Ook voor investeringen zijn er veel aftrekmogelijkheden.
Minder eenvoudig is de aftrek van zaken als werkkleding, zakenlunches en de kosten voor een werkruimte thuis. Hiervoor gelden hoge drempels en/of strenge eisen. Welke zakelijke kosten mag je zoal opvoeren? Lees het in het laatste deel van de jaarlijkse serie van Business Insider over fiscale aftrekposten.
Auto: inkomstenbelasting
Gebruik je je auto minder dan 500 kilometer per jaar voor privédoeleinden, dan geldt jouw wagen voor de inkomstenbelasting als een auto van de zaak. Rijd je meer kilometers privé, dan mag je kiezen of je de auto beschouwt als zakelijk of privévermogen.
Als je je privé-auto ook voor je bedrijf gebruikt, mag je voor elke zakelijke rit 19 cent per kilometer aftrekken. Dit bedrag geldt ook als je een auto huurt voor je bedrijf.
Rijd je een auto van jouw bedrijf, dan mag je de autokosten aftrekken van de winst. Gebruik je de auto ook voor privéritten, zoals een bezoek aan je ouders, een dagje uit of een weekend weg, dan moet je een bedrag bij de winst optellen voor privégebruik, de zogeheten bijtelling. Tenzij je kunt aantonen dat je het afgelopen jaar minder dan 500 privékilometers hebt afgelegd.
Hoeveel je moet verrekenen hangt af van de waarde van de auto, de CO2-uitstoot en de datum waarop het kenteken is afgegeven. Voor auto's waarvan het kenteken voor het eerst in 2016 is afgegeven, golden er ion 2016 in totaal vier bijtellingscategorieën: 4 procent (voor volledig elektrische auto's), 15 procent (voor semi-elektrische auto's met een CO2-uitstoot van minder dan 50 gram per kilometer), 21 procent (voor auto's met een CO2-uitstoot van 106 gram of minder) en 25 procent. De meeste auto's vallen in die laatste categorie. Hierbij maakt het geen verschil of de auto rijdt op diesel of benzine.
Valt jouw auto in een verlaagd bijtellingspercentage, dan mag je vijf jaar gebruik maken van dat fiscale voordeel. Is bijvoorbeeld het eerste kenteken van de benzineauto waarin jij rijdt in januari 2015 afgegeven en gold voor deze auto toen een bijtelling van 14 procent, dan geldt dat percentage nog tot januari 2020. Daarna wordt een nieuw percentage vastgesteld, volgens de dan geldende normen.
Voor auto's waarvan het kenteken voor 1 juli 2012 is afgegeven gelden er andere regels. En voor auto's die ouder zijn dan vijftien jaar geldt een bijtelling van 35 procent van de waarde van de auto in het economisch verkeer (dus niet de cataloguswaarde).
Auto: btw
Als ondernemer betaal je voor zakelijke uitgaven btw. Deze mag je aftrekken van de btw die je zelf in rekening brengt: voorbelasting genoemd. Als je de auto volledig tot je bedrijfsvermogen rekent, mag je de btw over de aanschaf, het onderhoud en het gebruik aftrekken als voorbelasting, voor zover je de auto gebruikt voor omzet die met btw is belast. Als je de auto ook privé gebruikt, moet je over dit privégebruik btw betalen.
Had je al een eigen auto en wil je deze alsnog aanmerken tot auto van de zaak, dan mag je de btw die je hebt betaald bij de aankoop van je auto niet alsnog als voorbelasting aftrekken, want je had de auto al voor je je bedrijf startte. Wel mag je de btw op de kosten voor onderhoud, reparatie en gebruik aftrekken, voor zover je de auto voor jouw bedrijf gebruikt. Hierbij moet je uitgaan van de verhouding van het aantal zakelijke kilometers tot het aantal verreden kilometer. Was afgelopen jaar bijvoorbeeld de helft van het totaal aantal verreden kilometers zakelijk, dan mag je de helft van de betaalde btw aan de garage aftrekken als voorbelasting (ervan uitgaand dat je voor al jouw activiteiten btw in rekening brengt).
Maak je zakelijke ritten in een auto die tot je privévermogen hoort, dan kun je de btw over het onderhoud en gebruik (dus niet op de aankoop) aftrekken, wederom voor zover je de auto gebruikt voor belaste omzet. Leidend hierbij is wederom de verhouding tussen het aantal zakelijke kilometers ten opzichte van het totaal aantal verreden kilometers.
De keuze 'zakelijk' of 'privé' mag overigens voor de inkomsten- en omzetbelasting verschillen. Dus als je ervoor kiest om je auto voor de inkomstenbelasting als zakelijk te beschouwen, mag je deze voor de btw onder privévermogen scharen en vice versa.
Ondernemersaftrek
Wie door de Belastingdienst wordt erkend als ondernemer, komt in aanmerking voor de zogeheten ondernemersaftrek en mag dan een bepaald bedrag aftrekken van de winst. Onder deze aftrekpost vallen diverse deelposten: de startersaftrek, de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk, de meewerkaftrek en de (eenmalig op te voeren) stakingsaftrek. Maar ook de zelfstandigenaftrek.
Voor sommige van deze aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek, geldt het zogeheten urencriterium. Dat betekent dat je in het betreffende jaar minimaal 1.225 uur aan je bedrijf hebt besteed. Ook moet je meer tijd aan je eigen bedrijf hebben besteed dan aan andere werkzaamheden, bijvoorbeeld voor een baas.
Die 1.225 uur geldt voor iedereen, ook als je in de loop van 2016 voor jezelf bent begonnen. Als je bijvoorbeeld op 1 juli 2016 bent gestart, mag je dus niet de helft van het urencriterium aftrekken. Je mag wel het aantal uren dat je al aan je bedrijf hebt besteed voor je aanmelding als ondernemer meetellen.
Zelfstandigenaftrek
Voor de zelfstandigenaftrek geldt een vast aftrekbaar bedrag. Voor ondernemers die voldoen aan het urencriterium en aan het begin van 2016 nog niet de AOW-leeftijd hadden bereikt, bedraagt dit 7.280 euro. Let wel: de aftrek mag niet hoger zijn dan de winst (vóór de ondernemersaftrek), behalve als je in aanmerking komt voor de startersaftrek.
Startersaftrek
De startersaftrek is specifiek bedoeld voor jonge ondernemingen en bedraagt 2.123 euro. Wie in aanmerking komt voor de startersaftrek, heeft recht op het volledige bedrag van de zelfstandigenaftrek.
Mkb-winstvrijstelling
Verder bestaat er nog de mkb-winstvrijstelling, die eveneens voor alle kleinere ondernemers geldt. Deze bedraagt 14 procent van de winst (na aftrek van de ondernemersaftrek). De mkb-winstvrijstelling zorgt ervoor dat je belastbare winst lager uitpakt, waardoor je minder belasting hoeft te betalen. Draai je verlies, dan pakt deze regeling nadelig uit, omdat je fiscale verlies erdoor wordt verkleind.
Aftrek voor investeringen
Een andere mogelijk interessante aftrekpost betreft de investeringsaftrek: een bedrag dat je mag aftrekken van de winst als je hebt geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen. Er zijn drie smaken: de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA), de energie-investeringsaftrek en de milieu-investeringsaftrek.
... zoals de KIA
De KIA is het meest bekend. Deze is bedoeld voor ondernemers die vorig jaar tussen de 2.301 en 311.243 euro investeerden voor hun bedrijf. De hoogte van deze aftrek hangt af van het geïnvesteerde bedrag en bedraagt maximaal 28 procent (voor investeringen tussen 2.301 en 56.024 euro).
Bedrijfsmiddelen die minder dan 450 euro kosten (exclusief btw, als je die btw als voorbelasting mag aftrekken) komen hier niet voor in aanmerking. Een boormachine van 130 euro valt er dus buiten. Daarnaast gelden er nog andere beperkingen. Zo vallen investeringen waarbij je een verplichting aangaat bij een familielid of huisgenoot erbuiten. Denk bijvoorbeeld aan de aankoop van een machine van je broer. Ook bijvoorbeeld dieren en auto's die niet zijn bestemd voor beroepsvervoer vallen buiten de aftrek.
... en de EIA
De energie-investeringsaftrek (EIA) is bedoeld om investeringen in energiebesparende bedrijfsmiddelen of duurzame energie te stimuleren. Over 2016 bedraagt deze aftrek 58 procent van de investering. Dat is een stuk hoger dan de jaren ervoor, toen de aftrek 41,5 procent bedroeg, dus dat is een interessante aftrekpost.
Ook hierbij komen niet alle bedrijfsmiddelen voor deze aftrek in aanmerking. Tweedehands goederen bijvoorbeeld zijn van de regeling uitgesloten. Je moet bovendien per bedrijfsmiddel minimaal 2.500 hebben uitgegeven. Verder moet het bedrijfsmiddel op de energielijst van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) staan. Deze vind je hier. http://www.rvo.nl/subsidies-regelingen/energie-investeringsaftrek-eia/publicaties
Hierop bestaan wel enkele uitzonderingen. Zo zijn de kosten van een energieadvies onder bepaalde voorwaarden aftrekbaar, evenals sommige bedrijfsmiddelen die energie of fossiele brandstoffen besparen.
... En de MIA en VAMIL
De Milieu-investeringsaftrek (MIA) en de Willekeurige afschrijving milieu-investeringen (VAMIL) tot slot richten zich op investeringen in milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen.
Met de MIA kun je tot 36 procent van het investeringsbedrag op je fiscale winst in mindering brengen. Hoeveel dat precies is, hangt af van de milieueffecten en de gangbaarheid van het bedrijfsmiddel dat je hebt aangeschaft.
Met de VAMIL kun je een investering op een willekeurig moment afschrijven. Door sneller af te schrijven, kun je de fiscale winst verminderen en in dat jaar dus minder belasting betalen. Dit percentage is beperkt tot 75 procent voor investeringen na 2011. Vaak worden beide regelingen gecombineerd.
Wat mag ik aftrekken bij de start van mijn bedrijf?
Alle kosten die je hebt gemaakt in de aanloop naar de start van de onderneming mag je aftrekken. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor een marktverkenning en advies. Goederen die je al langer geleden hebt aangeschaft en voor je bedrijf gebruikt (zoals een auto die je voor je bedrijf gaat gebruiken) zijn daarentegen níet aftrekbaar. Je mag deze spullen echter wel bij de start van je bedrijf inbrengen tegen de dagwaarde. Ze maken dan deel uit van het ondernemingsvermogen.
Werkruimte: strenge regels
De meeste mensen met een kantoor aan huis kunnen de kosten hiervoor niet aftrekken van de inkomstenbelasting. Dit kan namelijk alleen als de werkruimte een zelfstandig deel van de woning is. Daarmee wordt onder andere bedoeld dat de werkruimte moet beschikken over een eigen ingang en eigen voorzieningen, zoals sanitair. Ook moet je in je kantoor een belangrijk deel (90 procent) van je inkomen verdienen en dat kantoor ook voor het leeuwendeel zakelijk gebruiken. In dat geval behoort je werkruimte in box 1 tot winst uit onderneming en niet meer tot de eigen woning. Met deze tool kun je zien in hoeverre je de kosten van je werkruimte mag aftrekken.
Heb je een hypotheek op het gebouw, dan moet je het gedeelte dat betrekking heeft op de werkruimte onderbrengen als schuld op de balans.
Meer informatie over de fiscale regels rond een kantoor aan huis vind je in dit eerder verschenen artikel van Business Insider. En in deze reeks van vier artikelen van Paul van der Kwast, onafhankelijk financieel planner.
Overige kosten
Andere kosten mag je aftrekken voor zover deze voor zakelijk gebruik zijn. Denk bijvoorbeeld briefpapier met het logo van je bedrijf erop, verzekeringspremies en de aankoopbon voor een aktetas.
Werkkleding mag je ook aftrekken, maar hiervoor gelden wel strenge eisen: het mag alleen gaan om kleding die zich uitsluitend voor je bedrijf leent, zoals een uniform, overall of kleding met een groot bedrijfslogo (minimaal 70cm2). De kosten voor overige kleding zijn niet aftrekbaar, evenals kosten voor persoonlijke verzorging.
Dezelfde systematiek geldt voor tijdschriften: een abonnement op een vakblad mag je wel aftrekken, maar voor overige tijdschriften niet. Zakelijke gesprekskosten zijn volledig aftrekbaar. Een telefoonabonnement niet, tenzij de aansluiting zich in jouw kantoorruimte bevindt.
Diners en zakenlunches
Voor de kosten voor zakenlunches en -diners (inclusief fooien) of een bezoek aan een congres of seminar geldt voor de inkomstenbelasting een hoge drempel van maar liefst 4.500 euro: alleen de kosten daarboven zijn aftrekbaar. Op verzoek is het ook mogelijk om in plaats van deze drempel 73,5 procent van de kosten af te trekken. Dit jaar (2017) is dit bedrag overigens opgetrokken naar 80 procent. Voor alle zakelijke kosten die je wil aftrekken is het uiteraard van belang dat je de bonnetjes goed bewaart.
Dividendbetalingen
Het tarief in box 2 (belastbaar inkomen uit aanmerkelijk belang, voor ondernemers die minimaal 5 procent van de aandelen van hun bv bezitten) bedraagt 25 procent.