Door te kiezen voor slimme boekhoudprogramma’s kunnen veel administratieve handelingen worden geautomatiseerd. Zo heb je al je processen in één softwareoplossing. Dat scheelt jou niet alleen enorm veel tijd, het levert je ook waardevolle data op.
Maar wat kun je nu eigenlijk allemaal automatiseren in je boekhouding?
1. Maak en verstuur digitale facturen
De meest online boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om offertes en verkoopfacturen op te stellen. De software houdt bovendien automatisch bij wanneer de facturen betaald moeten worden en wanneer je een herinnering wil versturen.
2. Sla inkomende facturen digitaal op
Ook de rekeningen die je zelf (vaak per mail) ontvangt, kun je digitaal opslaan. Dat scheelt printen en opbergen in een map (ja, dat doe jij toch ook nog steeds?). Veel boekhoudprogramma’s kunnen tegenwoordig automatisch facturen uitlezen. Wanneer je een speciale e-mailbox aanmaakt voor het ontvangen van digitale facturen, kan je boekhoudsoftware ze uitlezen, verwerken en archiveren.
Alle facturen die jij daarnaast nog krijgt, kun je eenvoudig doorsturen naar deze inbox. Ook wanneer je een bonnetje hebt van bijvoorbeeld een zakelijke lunch, kun je die eenvoudig fotograferen en digitaal laten verwerken door je boekhoudprogramma.
Met de onderstaande boekhoudprogramma’s kun je eenvoudig bonnetjes en facturen opslaan in je boekhouding met je smartphone:
3. Koppel, koppel, koppel
Om optimaal gebruik te kunnen maken van je online boekhoudsoftware, koppel je het met de andere systemen in je bedrijf én aan je zakelijke bankrekening. Ook koppelingen met de Belastingdienst en bijvoorbeeld een incassobureau zijn mogelijk.
Automatiseer zoveel mogelijk handelingen. Het scheelt je niet alleen tijd, maar de kans op fouten wordt bovendien kleiner als er geen menselijke handelingen meer aan te pas komen tijdens een proces.
Lees ook: dit zijn de beste declaratie-apps voor ondernemers met personeel
4. Laat klanten digitaal betalen
Wanneer je digitale betaalmethoden toevoegt aan je factuur, kunnen klanten direct online betalen. Vrijwel alle boekhoudsoftware biedt tegenwoordig deze functionaliteit aan. Niet alleen maak je het daarmee makkelijker voor je klanten om te betalen, vaak heb je met deze mogelijkheden je geld sneller binnen en een lagere debiteurenpost.
Wanneer je veel financiële processen in je boekhouding automatiseert, levert dat een schat aan data op die je kunt gebruiken om informatie te vergaren over je bedrijf. Zie je bijvoorbeeld de winst of marges inzakken? Je debiteuren fors stijgen? Als je de data uit je financiële pakket koppelt met data uit andere bedrijfssoftware, krijg je bovendien nog veel meer relevante sturingsinformatie. Hoe meer je automatiseert, hoe meer tijd je overhoudt om je strategische met de groei van je bedrijf bezig te houden.
Bekijk hier welk boekhoudprogramma jou het meeste oplevert >