Productiviteit is een proces.
Voordat je de handen uit de mouwen steekt om aan iets te beginnen, moet je een lijst maken van dingen die je wilt gaan doen. En daarmee hangt wat je morgen wilt gaan doen volledig af van je vermogen om vandaag te organiseren en te plannen.
Hieronder een lijst met 9 relatief eenvoudige dingen, die je nu meteen kunt doen om morgen echt een geweldige dag te hebben.
1. Maak een ‘done’ list
Een to-do-lijstje is weliswaar behulpzaam, maar kan ook tot stress leiden, omdat je ziet hoeveel je nog moet doen. Een done-lijst vult de to-do-lijst mooi aan, omdat het laat zien hoeveel je eigenlijk al gedaan hebt.
Een done-lijst maken is eenvoudig: schrijf gewoon op wat je die dag allemaal voor zinnigs hebt gedaan. Als je vandaag alle kleine dingen op een rij ziet die je hebt afgerond, motiveert dat je om morgen nog creatiever en productiever te zijn.
2. Zet op je to-do-lijst met stretchdoelen als SMART-doelen
Volgens journalist Charles Duhigg is het bij elkaar brengen van ogenschijnlijk onmogelijke doelen, ook wel stretchdoelen genoemd, en de SMART-doelen de sleutel voor een effectieve to-do-lijst.
De klassieke definitie van een stretchdoel is een ambitieus doel dat op het eerste gezicht onbereikbaar lijkt. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Het laatste is in de kern een concrete aanpak om een stretchdoel te verwezenlijken. Wanneer, waar en hoe ga je precies dat rapport schrijven of dat onderzoek uitvoeren?
Tegelijkertijd is het belangrijk je niet al te druk te maken wanneer je niet aan alle zaken op je to-do-lijst toekomt. Psycholoog Art Markman schreef het al op Fast Company: “Het proces van vooruit denken over de te nemen stappen stelt je in staat beter te focussen op het werk dat je nog moet doen.”
Zodra je dus, met andere woorden, “schrijf projectrapport” op je lijst zet, ben je je bewust van alle stappen die je concreet moet nemen om dat doel te bereiken. Met als gevolg dat je meer tijd reserveert voor het schrijven ervan, of op z’n minst jezelf mentaal voorbereidt op een drukke dag.
3. Schrijf op hoe je onafgemaakte taken wil voltooien
Wakker liggen van alles wat je de volgende dag nog moet doen is niet de sleutel tot een verhoogde productiviteit. Een mentale pauze nemen, is veel effectiever.
Uit onderzoek blijkt dat er een effectieve manier is om niet meer te blijven doormalen over werk: bij thuiskomst opschrijven hoe je onafgemaakte taken de volgende dag gaat aanpakken en voltooien. Bijvoorbeeld: "Ik ga om 09.00 uur aan mijn bureau zitten om deze klant een e-mail te sturen."
4. Reserveer een eenvoudige taak voor de volgende ochtend
Iedereen kent ongetwijfeld de uitdrukking 'door de zure appel heen bijten', wanneer de moeilijkste taak als eerste wilt aanpakken als je op het werk komt.
In de regel is dat natuurlijk een goed advies. Maar wanneer je echt moeite hebt met opstarten, is het misschien raadzamer het advies te volgen van Reddit-gebruiker Rosco7, die stelt dat hij eerder geneigd is tot uitstelgedrag wanneer hij op het werk met een moeilijke taak moet beginnen.
Wanneer hij anderzijds weet dat het probleem oplossen niet al te veel moeite kost, dan duikt hij er meteen vol in. Waarna de rest van het werk volgt.
"Dit is mijn truc: ik laat altijd een eenvoudige taak liggen voor de volgende ochtend. Als ik in een programma een bug vind en ik weet dat het eenvoudig op te lossen is, dan laat ik het liggen voor de volgende dag. Op die manier heb ik een gemakkelijke start en ben ik minder geneigd om eerst iets anders te gaan doen."
5. Plan je pauzes
Ondanks al je goede voornemens ben je waarschijnlijk niet in staat om de volgende dag acht uur achter elkaar te werken. Rooster dus wat tijd in om op te laden en uit te rusten.
Paul Milano, die veel oprichters van startups interviewde over productiviteit, citeert een ondernemer: "Ik wissel bewust focus en ontspanning af. Ik werk 30 tot 90 minuten onafgebroken en daarna neem ik een pauze van 30 minuten."
En wanneer je je slechts één lange pauze per dag kunt permitteren, dan is het het beste om die vroeg op de dag te nemen, zo suggereert onderzoek. Waarom? Omdat je geestelijke resources dan nog niet uitgeput zijn en dus eenvoudiger te herstellen zijn.
6. Blokkeer online afleidingen
Als je je vandaag hebt laten afleiden door social media en Wikipedia, dan is de kans groot dat je dat morgen ook overkomt. Onderneem dus actie voordat de verleiding toeslaat.
Quora-gebruiker Charles Chu gebruikt Cold Turkey, een app waarmee hij alle websites 's ochtends blokkeert die voor afleiding zorgen.
En ook Business Insider journalist Aine Cain neemt zichzelf in bescherming tegen overmatig surfen. Zij gebruikt de SelfControl-app om websites te blokkeren zoals Twitter waar het leeuwendeel van haar tijd in gaat zitten.
Zie het als een manier om je zelfdiscipline uit te besteden.
7. Activeer alleen werkgerelateerde programma's op je computer
Zelfs wanneer je niet alle mogelijke online afleiding blokkeert, dan kun je jezelf een voorsprong geven door alleen programma's te openen die voor het werk relevant zijn.
Michael Hyatt doet het als volgt: aan het eind van de dag sluit hij alle afleidende sites en houdt hij alleen die schermen open die hij werkelijk nodig heeft.
"De reden dat ik gewoonlijk in e-mail, Twitter en Facebook verzeild raak, is omdat ik deze programma's 's ochtends open had staan. Nu sluit ik ze aan het eind van de werkdag af. Ik hoef alleen die apps te openen die ik nodig heb."
8. Maak een 15-minutenlijst
Als je dan morgen echt productief wil zijn, zorg dan dat je ook dingen gedaan krijgt als je even een dipje hebt.
Carson Tate is auteur van Work Simply. Haar beste advies over productiviteit is het opstellen van een lijst van dingen die binnen 15 minuten of minder gedaan kunnen worden.
"Hou de lijst bij je, zodat op dode momenten direct productief kunt zijn. Denk aan in een rij staan of in een wachtkamer zitten."
Het is ook een manier om uitstelgedrag te voorkomen, zoals het gedachteloos checken van e-mail en surfen op Facebook.
9. Ga op tijd naar bed
We weten het allemaal, en het is niet de eerste keer dat we dit horen. Toch zul je er versteld van staan hoezeer voldoende slaap je productiviteit de volgende dag ten goede komt.
Eerder schreef Business Insiders Rachel Gillett al over een studie van McKinsey die het verband aantoont tussen minder slaap en inefficiëntie op het werk.
Een schokkende bevinding? "De individuele prestaties van uiteenlopende taken door mensen die 17 tot 19 uur wakker zijn, komen overeen met die van mensen met een bloedalcoholgehalte van 0,5 promille. Dat is in veel landen een wettelijke grens."
Kom dus niet dronken op je werk. Zorg dat je voldoende slaapt.