1. Beter advies
Een moderne boekhouder is vooral een adviseur en sparringpartner voor de
ondernemer. Dankzij online
boekhouden kan de ondernemer zelf de bonnetjes en facturen invoeren. De
accountant houdt daarom niet alleen tijd over voor degelijke adviezen, maar
de ondernemer houdt hierdoor beter zicht op zijn prestaties.
In de oude situatie stuurde de ondernemer vaak eenmaal per kwartaal een
schoenendoos met bonnetjes naar zijn boekhouder waardoor de administratie
vaak hopeloos achterliep op de realiteit.
Bij online boekhouden beschikt iedereen altijd over actuele cijfers.
2. Het is goedkoper
Bij software voor offline boekhouden betaalt de ondernemer meestal op basis
van het aantal installaties. Bij online boekhouden betaal je uitsluitend
voor het gebruik van de software, waardoor één licentie meestal volstaat.
Traditionele boekhoudpakketten kunnen vaak niet overweg met het
besturingssysteem van Apple hebben moeite met de nieuwste versies van
Windows. Online boekhouden werkt bovendien op elke computer, tablet of
mobiele telefoon.
Een online
boekhoudprogramma vereist daarnaast slechts een browser. Daarom
veroorzaakt het geen problemen bij de aanschaf van een nieuwe computer. Bij
offline boekhoudpakketten kan je op problemen stuiten bij een overstap van
Windows XP naar bijvoorbeeld Windows 7 of Windows 8 waardoor je een nieuwe
versie moet aanschaffen. Dat risico bestaat niet bij online boekhouden.
3. Altijd de laatste software
Online software beschikt altijd over de laatste functionaliteiten, zonder dat
de gebruiker daarvoor updates moet installeren. Gebruikers van online
boekhoudsoftware hadden daarom nauwelijks last van de verhoging van het
btw-tarief per 1 oktober, terwijl zij bij offline boekhouden zelf de
wijzigingen moesten aanbrengen.
4. Overal en altijd toegang
Een ondernemer zit ziek thuis. Een grote klant belt met een vraag over een
factuur. Bij online boekhouden opent hij zijn laptop, logt in en ziet alle
informatie die hij nodig heeft. Had hij een traditioneel boekhoudpakket, dan
stond de boekhouding waarschijnlijk op een computer op kantoor. Met online
boekhouden heeft een ondernemer altijd en overal toegang tot zijn cijfers,
als hij maar internet toegang heeft.
5. Wettelijk bewaartermijn
De belastingdienst eist dat een administratie zeven jaar wordt bewaard.
Davilex, leverancier van online en offline boekhoudsoftware, garandeert dat
de online boekhouding al die tijd beschikbaar blijft. Zelfs wanneer de
ondernemer zijn abonnement opzegt, blijft Davilex de boekhouding zeven jaar
bewaren.
6. Online software is schaalbaar
Wanneer de onderneming groeit, kan je eenvoudig extra gebruikers aan een
online pakket toevoegen, bijvoorbeeld omdat een nieuwe medewerker een deel
van de administratie gaat verzorgen. Traditionele boekhoudsoftware is
meestal gebonden aan één computer of vereist extra investeringen in een
server.
7. Online boekhouden is veilig
De beveiliging van online boekhouding is vaak beter dan de beveiliging van
een gemiddelde PC. Leveranciers als Davilex bewaren de cijfers van voor elke
klant in een apart, extra beveiligde databunker. De ondernemer heeft als
enige de inlogcode en wachtwoord om bij zijn administratie te kunnen.
Ondernemers voorzien hun computers uiteraard regelmatig van de laatste patches
om beveiligingsgaten in software te dichten. Windows waarschuwt automatisch
wanneer er nieuwe updates beschikbaar zijn, maar houdt daarbij alleen
rekening met software van Microsoft zelf. Ook andere software zoals
boekhoudpakketten bevat soms kwetsbare plekken, maar de ondernemer weet vaak
niet dat daarvoor updates beschikbaar zijn.
Zonder deze patches kunnen criminelen de controle over een computer overnemen
om bijvoorbeeld wachtwoorden en andere vertrouwelijk informatie zoals de
boekhouding te stelen. Bij online boekhouden hoeft de ondernemer zelf geen
patches te installeren. Net als bij het toevoegen van nieuwe
functionaliteiten (zie punt 3) brengt de leverancier in één keer voor alle
gebruikers deze wijzigingen aan.
8. Dagelijkse backups
Hoe vaak maakt uw bedrijf reservekopieën van de bestanden op de laptops en
PC’s? Davilex maakt elke dag een reservekopie van de administraties. Deze
kopieën slaat de firma bovendien veilig op zodat zodat de boekhouding ook
bij brand of andere calamiteiten beschikbaar blijft.
Lees ook:
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl