Als ondernemer wil je je focussen op dat waar je goed in bent – je core business. Toch gaat er kostbare tijd verloren aan het verzamelen van bonnetjes, het maken van facturen in Word of het bijwerken van Excel-sheets. Aan het bijhouden van je administratie ontkom je niet. Maar het kan vaak beter. Met deze 6 boekhoudhacks bespaar je niet alleen tijd, maar voorkom je ook nog eens de meest voorkomende boekhoudfouten.

1. Zeg vaarwel tegen spreadsheets

Je herkent het vast: losse Excel-bestanden om inkoopfacturen bij te houden, verkoopfacturen maak je in Word. Een aparte sheet voor de btw-aangifte en ergens nog wat bonnetjes in een la. Stop daarmee. Het is onoverzichtelijk en kost je veel tijd om alles te verzamelen en te registreren. Door je hele administratie in online boekhoudsoftware onder te brengen, creëer je overzicht én voorkom je fouten. (Deels) uitbesteden van boekhouding wordt ook makkelijker. Elke accountant kan het werk zo van je overnemen. Terwijl je zelf zicht blijft houden op de cijfers.

“We kunnen een stuk efficiënter alles inboeken en hebben constant een overzicht van hoe we ervoor staan”, zegt Joep Damen, eigenaar van webshop onzesweetbox.nl. Hij stapte over van Excel naar een geïntegreerd systeem en merkte direct dat hij minder omkijken had naar zijn boekhouding.

2. Laat je bank het werk doen

Handmatig bankafschriften verwerken? Dat is zo 2023. Door je zakelijke bankrekening te koppelen aan je boekhoudsoftware worden alle inkomende en uitgaande betalingen automatisch ingeladen – meerdere keren per dag. Hoe makkelijk is dat! Het scheelt je enorm veel tijd en je ziet direct welke klanten hebben betaald en wie nog een betalingsherinnering nodig heeft.

“Het stapelt zich niet op”, legt een tevreden gebruiker uit. “Je administratie is continu up-to-date, zonder dat je er zelf achteraan moet.”

3. Maak slim gebruik van “echt” elektronisch factureren

Deze boekhoudhack heeft twee kanten: verzenden én ontvangen. Maak je verkoopfacturen rechtstreeks in je boekhoudsoftware, dan staan ze direct in je administratie, zonder overtypen. Daarnaast verstuur je de verkoopfactuur direct vanuit de software naar je klant. En mocht een klant niet op tijd betalen? Dan krijg je een seintje om een herinnering te versturen.

Wil je echt tijdwinst boeken? Vraag je leveranciers om “echte” e-facturen. Anders dan “gewone” digitale facturen per mail, komen e-facturen rechtstreeks in je boekhouding terecht. Geen gedoe meer met scannen of handmatig invoeren – één klik op ‘goedkeuren’ en klaar je inkoopkant van je administratie is automatisch bijgewerkt.

4. Scan je bonnetjes direct

Weg met die schoenendoos vol bonnetjes! Met je smartphone scan je kassabonnen en facturen direct in je boekhouding. “Super eenvoudig”, zegt Frank, een recente overstapper. “Zodra ik iets heb gekocht, scan ik meteen mijn bonnetje en komt hij meteen mijn boekhouding in.” 

De moderne scantechnologie herkent automatisch belangrijke informatie, zoals de hoogte van het bedrag, de btw en aan wie je hebt betaald. Bovendien zijn alle bonnen digitaal beschikbaar wanneer je ze nodig hebt, bijvoorbeeld bij een belastingcontrole.

5. Laat AI je helpen bij het boeken

Artificial Intelligence maakt je boekhouding slimmer. Moderne boekhoudsoftware herkent patronen in je administratie en doet automatisch voorstellen op welke grootboekrekening je de inkoopfactuur het beste kan boeken. Factuur van Eneco? De boekhoudsoftware weet dat het om energiekosten gaat en toont je meteen de juiste kostenrekening. Supersimpel en maakt het op orde brengen van de administratie veel eenvoudiger.

“De automatische herkenning is heel accuraat”, bevestigt Damen. “Het werkt superfijn en voorkomt fouten in de boekingen.”

6. Breid je boekhoudsoftware uit met andere toepassingen

Een beetje boekhoudpakket kan eenvoudig worden uitgebreid met allerlei modules en worden gekoppeld aan andere software.

Zo kun je bijvoorbeeld je debiteurenbeheer grotendeels automatiseren. Je kunt bijvoorbeeld automatisch waarschuwingen versturen als een klant te laat betaalt. Grote kans dat je dan veel sneller betaald krijgt, zonder dat jij er achteraan hoeft te zitten.

Koppeling met je webshop om binnenkomende bestellingen soepel te verwerken is uiteraard ook mogelijk. Ook kan je administratie worden geïntegreerd met het kassasysteem waar met contant geld en met de pinpas wordt betaald. Of met software om je voorraden te beheren en up-to-date te houden. 

De mogelijkheden zijn eindeloos.

Resultaat: minder gedoe met je boekhouding en meer tijd voor ondernemen

Door deze hacks toe te passen, automatiseer je een groot deel van je administratie. Je bankboek, inkoopboek, verkoopboek en kasboek zijn grotendeels altijd up-to-date, zonder dat je er veel tijd aan kwijt bent. Zelfs je btw-aangifte is nog maar één druk op de knop.En misschien wel het belangrijkste: je hebt meer inzicht in het reilen en zeilen van je onderneming. Omdat je je cijfers op orde hebt, kun je je bedrijfsprestaties goed analyseren en heb je zicht op welke koers je het beste met je onderneming kunt varen. Met het stuur vast in handen.

Wil je ook slimmer en sneller je administratie doen? Probeer deze boekhoudhacks dan zelf uit.