Voel jij je ook regelmatig bedolven onder een lawine aan berichten? Hoe zorg je er in deze moderne tijden voor dat je de correspondentie de baas blijft?
Dat je in tijdnood komt, is niet heel gek. De kans is groot dat je de hele dag aan het typen bent. Om nog maar te zwijgen over het zoeken naar de perfecte emoji. Dat zegt Sarah Knight in Get Your Sh*t Together dat in 2017 in een Nederlandse vertaling bij Kosmos Uitgevers is uitgekomen.
In het boek geeft de schrijfster tips om je zaken op orde te krijgen om zo tijd vrij te maken om doelen te bereiken waar jij echt om geeft.
Je ‘shit’ op orde houden betekent volgens de gevatte schrijfster óók je zakelijke en persoonlijk e-mail de baas blijven. En dat (en onderstaande tips) gaat eigenlijk ook op voor je WhatsApp, sms’jes, Slack, Basecamp, uitnodigingen, facturen en ga zo maar door.
Hoeveel je ook van deze communicatiemiddelen houdt (of ze haat), ze vreten tijd.
Onthoud volgens Knight één ding: de hoeveelheid is niet het probleem, timemanagement is het probleem. De vraag is: hoe los je het op?
1. Zet de rem op e-mailverkeer
De beste manier om minder e-mail te ontvangen is door er zelf de rem op te zetten. Zo geeft Knight een uitgebreide definitie van ‘eindeloze potjes e-mailpingpong’.
Het idee? Je stuurt uit verveling of behoefte aan contact drie onnodige berichtjes die je twee minuten kosten om te maken (over het weer, de uitverkoop, een grappig nieuwsbericht). Vervolgens ben je twee minuten bezig met de reacties lezen en nog eens twee minuten met antwoorden. Voor je het weet ben je zeeën van tijd kwijt.
Verder geeft Knight als tip om voor het ‘totaalpakket’ te kiezen: stuur je baas, collega, klant één of twee mailtjes in plaats van zes. Als het niet om een dringend antwoord vraagt, sla het conceptbericht op en vul het later aan. Vaak genoeg kom je erachter dat het een dag later al niet meer belangrijk is.
Voor de rest: pak de telefoon en steek de gang over. En stel jezelf vooral de vraag: doet het ertoe? Knight: “Niet elk idee dat in je hoofd opkomt, verdient het om meteen in een mailtje te worden gezet en te worden weggestuurd als een tyfuspatiënt naar de quarantaineafdeling.”
2. Stuur betere e-mails
‘tl;dr’ (afkorting voor ‘too long; didn’t read) geldt ook op de werkvloer. Als je vier alinea’s nodig hebt voor één vraag, dan is de kans groot dat je collega’s al voor het einde al zijn afgeleid. Blijf daarom bij de feiten, luidt het advies.
“Stel in de eerste regel de vraag waarop je het dringendst een antwoord nodig hebt en de kans is des te groter dat je dat krijgt”, zegt Knight.
Oh, en stop met ‘Mooi, bedankt!’-mailtjes sturen. Dit soort e-mails zorgen alleen maar voor file in je inbox, aldus de schrijfster.
3. Start met uitmesten
“Investeer nu tijd om die later te besparen”, stelt Knight. Probeer op nul ongelezen berichten te komen door in één lange sessie berichten te wissen, te archiveren of te beantwoorden. En ja, dat kan soms een dag duren.
4. Plan een dagelijks (of wekelijks) onderhoud
Knight stelt voor om op vaste momenten je inbox weg te werken. Probeer erachter te komen hoeveel tijd je per dag/week nodig hebt om je e-mail af te handelen. Mocht je afgeleid raken door iedere ping die via e-mail, WhatsApp en Slack binnenkomt, dan kun je die uitzetten. Even googelen!
Knight: “Als je een half tot twee uur inruimt om dat (en alleen dat!) te doen, dan heb je je zaken beter op orde, raak je niet in paniek en sta je niet langer bekend als Die Gast Die Nooit Antwoord Geeft.”
5. Neem afscheid van je inboxzenuwen
“Ben je bang dat je je mail niet alleen kunt laten omdat er dan koppen rollen?”, zegt Knight. “Ja? Dan lijd je aan inboxzenuwen.” Ofwel: dwangmatig reageren.
Volgens de schrijfster is het het schoolvoorbeeld van reactief in plaats van proactief gedrag. Wacht daarom liever totdat je de tijd en energie hebt om je op je e-mail te kunnen focussen.
Een moment dat je bewust gepland hebt. Knight: “Vanmiddag om drie uur staat e-mail op je agenda, tussen de tandarts en het schrijven van dat persbericht.”