Je wilt je bedrijfsprocessen optimaliseren en digitaliseren, en je hebt al veel gelezen over de voordelen van een ERP-systeem. Eigenlijk ben je er wel over uit: dit is dé oplossing voor jouw bedrijf.
Maar de route van de huidige situatie naar die stip op de horizon waarin je succesvol met een ERP-pakket werkt, is nog een beetje vaag. Dit stappenplan ERP implementeren helpt je op weg.
1. Stel een kernteam samen
Selecteer een kernteam dat bestaat uit één iemand van iedere afdeling binnen je bedrijf. Deze mensen zijn van A tot Z betrokken bij de keuze vóór, tot de implementatie en ingebruikname van een ERP-systeem.
Doordat je mensen vraagt met specifieke kennis van een afdeling, zul je sneller tot de kern komen wanneer het gaat om het kiezen van de juiste modules en functionaliteit binnen je ERP-software.
2. Bepaal je doelstellingen
Een ERP-systeem is niet een doel op zich. Het is een middel om je doelen te bereiken. De vraag is dan ook niet: moeten we ERP implementeren? Nee, de vraag moet zich richten op: waar draagt ERP bij aan het behalen van onze doelen?
Vraag het kernteam zich te buigen over specifieke doelstellingen voor hun afdeling en de organisatie als geheel. Zorg dat helder is welke analyses, functies en processen het allerbelangrijkste zijn en vergeet daarbij niet toekomstige veranderingen in mee te nemen. Zodra je duidelijk hebt wat je wilt bereiken, kun je daarbij het juiste ERP-pakket zoeken.
3. Zorg voor schone data
Wanneer de keuze op een ERP-systeem is gevallen, is de volgende grote uitdaging de datamigratie. Wanneer je klakkeloos alle huidige data overzet naar het nieuwe systeem, verhuis je ook eventuele fouten, inconsequenties en onregelmatigheden mee.
Het opschonen van je data is dus van groot belang voordat je het overbrengt naar het nieuwe ERP-systeem. Alle verouderde data moet worden verwijderd, zodat alleen de belangrijke en benodigde gegevens worden overgezet.
4. Neem alle medewerkers mee in de vernieuwing
Dit is wellicht de belangrijkste succesfactor van de implementatie. Onderzoeken wijzen uit dat wanneer (ERP-)implementaties niet de gewenste successen opleveren, dit vaak te wijten is aan onvoldoende training van de mensen die met het nieuwe systeem moeten gaan werken.
De meest effectieve manier om medewerkers te trainen is door ze zelf aan de slag te laten gaan. Zorg dus dat de ERP-leverancier niet alleen vertélt hoe het systeem werkt, maar dat er ook een testomgeving is waar werknemers kunnen wennen aan de nieuwe manier van werken. Door training in een vroeg stadium van de implementatie mee te nemen, vergroot je de kans op adoptie van het systeem en een kortere terugverdientijd.
Check hier onze vergelijker en kies de beste ERP-software voor jouw organisatie
Test, test, test
Nadat alle stappen hierboven doorlopen zijn, sta je op het punt om live te gaan. Immers, je weet pas hoe je nieuwe ERP-systeem functioneert wanneer je er daadwerkelijk mee gaat werken. Uit onderzoek blijkt alleen dat 40 procent van de ERP-implementaties te maken krijgt met forse storingen nadat de organisatie live is gegaan.
Realiseer je dat er behoorlijk wat tijd overheen kan zijn gegaan van het moment dat je het kernteam samenstelde tot de selectie van het ERP-pakket en nu de definitieve implementatie. Dat maakt dat testen een cruciaal onderdeel is van het hele proces.
Zorg dat je zeker weet dat alle systemen op elkaar aansluiten, doen wat ze moeten doen, medewerkers met de tool kunnen werken en dat het ERP-pakket de doelstellingen van de organisatie waarmaakt. Wanneer je dat allemaal weet, kun je met een gerust hart live gaan.
Kies de beste ERP-software voor jouw organisatie
Lees ook: Meer grip op je bedrijf krijgen? Zo pakten deze 3 ondernemers het aan